Se busca la eficiencia operativa y la sostenibilidad de los activos en las organizaciones y para lograrlo, frente a toda esa revolución que ha supuesto los cambios disruptivos que ha traído el desarrollo tecnológico de los últimos años, se necesitan nuevos entornos de trabajo que propicien la agilidad y velocidad que se exigen hoy a las empresas, pero también se busca cuidar al trabajador: pieza clave en la gestión del cambio.

La forma en que las empresas estructuren tanto sus sedes, como sus procesos y cuiden su talento, será importante para la subsistencia y para conseguir ser más competitivos en el futuro. La llamada oficina inteligente destierra esa imagen propia del siglo XX de mesas llenas de papel y estanterías colmadas de archivadores, para abrirse sin miedo a la productividad y la eficiencia. Pero ¿cómo conseguirlo?

Procesos más automatizados y colaborativos

Las tendencias en los espacios de trabajo indican la  necesidad de automatizar aquellas tareas más improductivas para que los empleados se centren en la verdadera creación de valor que impulsará su crecimiento y garantizará su permanencia. Se trata de contar con organizaciones muy orientadas a la mejora de sus procesos.

En las empresas europeas, según los últimos datos, cuatro de cada diez procesos están automatizados, pero será en pocos años donde se hará necesario un alto nivel de automatización como vía para el incremento del rendimiento. Esto se traduce en que, la tecnología ya no es ese concepto que se refiere “al conjunto de máquinas y dispositivos”, sino que se ha convertido en una “herramienta indiscutible para el funcionamiento de los negocios”.

Por otro lado, el nuevo ecosistema digital de dispositivos, conectividad y datos, está transformando productos, servicios y modelos de negocio, pero también las estructuras y la manera de trabajar. Todas las organizaciones están llamadas a adaptarse a una nueva forma de trabajo, donde se instaura definitivamente la colaboración como norma en entornos mucho más dispersos.

En las oficinas del siglo XXI poco a poco irán conviviendo la fuerza de trabajadores eventuales, con trabajadores autónomos, trabajadores de plantilla y la presencia de robots. Todo ello tendrá como contrapartida oficinas que se extienden más allá de sus paredes, necesitando nuevas alternativas para facilitar el trabajo, como los sistemas de videoconferencia, que permiten acortar la barrera que siempre imponen las distancias. Se trata de dotar a las organizaciones de las herramientas necesarias para que las compañías puedan desarrollar sus tareas en un entorno que necesita de nuevas soluciones.

La oficina siempre en tu bolsillo

Cada vez habrá más trabajadores en movimiento y esto requiere ya compañías con una conectividad permanente. Las empresas están llamadas a revisar sus plataformas tecnológicas e identificar cuáles son las tecnologías que pueden mejorar la experiencia de trabajo de sus empleados y adoptar las mejores prácticas en beneficio del negocio y facilitar su funcionamiento. Conceptos como Always on Bussines, (siempre conectados) everything y everywhere (desde cualquier lugar) forman parte de la seña de identidad de las llamadas oficinas 3.0 donde la movilidad tendrá un papel preponderante. Por lo tanto, el acceso al trabajo y a la empresa, donde sea y a cualquier hora, será básico, ya que se busca sobre todo la inmediatez.

Datos y software

La rápida extensión de Internet de las Cosas hará que las organizaciones dispongan de un mayor volumen de datos que deben ser capaz de gestionar y analizar de manera acertada. Además, la información que manejan a diario las compañías se multiplica de forma exponencial, estando cada vez más obligadas a gestionar ésta de la forma más óptima posible. El protagonismo del software será un punto importante en ese concepto de oficina inteligente, siendo fundamental para la transformación y la digitalización de los negocios, donde se buscará la innovación en cada proceso y también una óptima gestión documental. Cobrarán más importancia recursos tecnológicos capaces tanto de conectar con el cliente, como de mejorar las tareas diarias. En este punto, tanto la digitalización de los procesos, como el empleo de multifuncionales más inteligentes, que faciliten y agilicen el trabajo, es ya imprescindible para la mejora de la eficiencia.

Mejor comunicación

Las empresas deberán reposicionarse para aprovechar las ventajas de los cambios tecnológicos debiendo transformar sus entornos y buscando que éstos se conviertan en centro de creación de valor, donde los empleados sean capaces de crear y colaborar con el apoyo de las tecnologías, buscando la mejora continua, pero sobre todo facilitando la comunicación. La tecnología debe mejorar el contacto y fomentar el trabajo sin barreras, haciéndose realidad la participación de varias personas ubicadas en entornos diferentes. La conexión será clave, al igual que la capacidad de compartir información de forma sencilla y segura y además en tiempo real, siendo una vía para reducir costes y mejorar en productividad.

Flexibilidad y agilidad

Habrá que estar en continua transformación para adaptarse a las necesidades de unos clientes cada vez más exigentes que requieren cada vez más rapidez y capacidad de poder atender simultáneamente a distintos procesos. Hay que apostar por solucionar los problemas cuando ocurren, y cambiar de estrategia cuando se hace necesario. También hay que acortar los tiempos de trabajo y de respuesta, ya que las empresas están llamadas a ofrecer respuestas más inmediatas a sus interlocutores.

En definitiva, la oficina de hoy avanza a un modelo más inteligente donde las aplicaciones, equipos y tecnología mejorará la productividad buscando, también, la sostenibilidad.

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