Los tres errores que no debes cometer en la transformación digital de tu negocio

El mundo cambia y las empresas no pueden permanecer estáticas, por eso cuando se habla de transformación digital no hay que olvidar que se refiere a la capacidad que tienen las organizaciones para asumir el cambio que ha traído parejo los avances de la tecnología. Y mientras los avances no cesan, las compañías deben afrontar también la llegada de una fuerza laboral bien distinta a la de antes, que requiere de herramientas diferentes y entornos laborales distintos. Así la transformación digital en realidad es un proceso integral que busca la mejora de la eficiencia en la gestión incrementando, con ello, la competitividad de las organizaciones. Evitar no caer en errores en el proceso marcará su supervivencia de su negocio en el futuro.

Veamos:

1. No renovar la tecnología

El primer paso que aboca al fracaso es la no renovación tecnológica. Tener tecnología obsoleta supone un claro retroceso para el avance de su negocio. Se busca una mayor automatización, simplicidad y más agilidad, lo que conlleva a la mejora de la productividad y esto es imposible sin una tecnología adecuada se adapte a criterios básicos de la sociedad digital como son el de movilidad, conexión y colaboración. No tener tecnología adecuada que le ayude, puede hacer que su negocio pierda competitividad además de limitar la eficiencia de sus trabajadores.

2.Dar la espalda a las personas

Si hay algo que ha puesto en relieve el desarrollo tecnológico es que para asumir los cambios estos no pueden hacerse dando la espalda a las personas ya que la transformación digital debe de llevar implícito un cambio cultural que afecta transversalmente a la organización donde toda la plantilla debe estar involucrada. Llevar a cabo una transformación digital de un negocio implica acometer modificaciones en la cultura del mismo y eso afecta a la todo el equipo que debe estar formado y cualificado en nuevas competencias digitales y asumir que la transformación también debe ser constante y entender el impacto que tiene esta transformación, capacitándoles en conocimientos, habilidades y también en nuevas metodologías de trabajo.

3.Descuidar al cliente

En un mundo tan globalizado como el actual la competencia es alta frente a un consumidor que ha cambiado notablemente. El cliente hoy está más informado y posee mayores conocimientos, el desarrollo tecnológico le ha dado facultad para cotejar, informarse y preguntar, pero también le ha propiciado canales para quejarse públicamente o mostrar su negativa frente a una marca. Por ello, cuidar el cliente es una de las premisas fundamentales que hay en la actualidad y esto se constata en la especial atención que deben poner las empresas en cada uno de los puntos donde el cliente tiene contacto con la marca. Hablamos de experiencia de cliente y cómo esta impacta en una óptima transformación de las organizaciones.

Recuerde que la transformación digital afecta ya a todos los sectores, siendo la mejora de la eficiencia, rapidez y la agilidad, el trabajo que han de acometer hoy las compañías debiendo sustentar toda su estrategia en cuatro puntos claves: comunicación y liderazgo, experiencia de cliente y adquisición de datos, automatización de procesos y gestión del cambio en las personas, consiguiendo así crear nuevos modelos de negocio. En GMA te ayudamos. Contacta con nosotros.

¿Transformar u optimizar la tecnología de su negocio?

Hablar de transformación digital hoy en el entorno empresarial equivale a hacer cambios y estos, a menudo, inciden no sólo en la gestión del talento en su organización, algo muy importante en nuestros días, sino también en el empleo, uso y adopción de nueva tecnología. 

La digitalización ha traído la obligación en las organizaciones de adaptarse con celeridad a los avances tecnológicos, algo que muchas veces ha supuesto y supone, aún, olvidarse de cómo mejorar la tecnología existente en nuestra organización para adaptarse a los cambios que impone la llamada Tercera Plataforma compuesta por: Tecnología Social, dispositivos móviles, Big Data y Computación en la Nube, entre otros. Todo un error…

El paso previo para obtener una transformación exitosa pasa por optimizar y gestionar mejor lo que se tiene. En definitiva:  optimizar primero, para luego transformar. Se trata de algo tan obvio que a menudo se olvida: sacar mejor rendimiento a aquella tecnología de la que se dispone y, luego, evaluar cuáles son aquellas nuevas opciones que se adaptan mejor a las necesidades y objetivos de nuestra organización.

Un ejemplo lo tenemos a menudo en los parques de impresión de las compañías donde se suelen encontrar multifuncionales que, o bien rinden por debajo de sus posibilidades generando, además, un incremento de los costes de impresión notables; o por el contrario, tampoco existe una gestión unificada sobre los equipos que permita extraer un análisis idóneo que lleve a implementar mejoras para un uso más adecuado. Hablamos de trazabilidad.

De otro lado, pocas veces se contemplan soluciones que ayuden a dicha tecnología a adaptarse a criterios como el de movilidad, colaboración y conexión tan importantes hoy día en las organizaciones para alcanzar altas cotas de eficiencia. Sí, en cambio, es habitual la adquisición de nueva tecnología cuya gestión se complica la larga.

Obtener un entorno de trabajo ágil no es fácil si se quiere afrontar con solvencia los requerimientos que impone el nuevos retos del ecosistema digital. Las empresas siguen teniendo poco control sobre cómo se imprime en su organización, cuando se pueden reducir los costes hasta en un 30 por ciento con una supervisión y análisis adecuado.

Desgraciadamente aún en las compañías hay un déficit de personal cualificado que posea un conocimiento exhaustivo de todas aquellas tendencias que pueden impulsar o mejorar los procesos, brindándole la tranquilidad necesaria para enfocarse en lo que verdaderamente importa: hacer crecer su negocio.

En GMA Office nos gusta decir que “no buscamos cambiar sus equipos, sino gestionarlos de forma correcta”, diseñando un plan de renovación tecnológica y transformación digital exclusivo para su compañía.

Entendemos que el cambio debe ser progresivo y natural afectando transversalmente a toda tu organización poniendo el foco en las personas, pero también en aquella tecnología existente para sacar una mayor rendimiento.

Para ello, lo fundamental es hacer un inventario real de los sistemas y equipos existentes y analizar en todo su conjunto delimitando las posibilidades de mejora antes de lanzarse a implementar nueva tecnología.

Recuerde: no todo está en invertir, sino en racionalizar y optimizar con lo que se cuenta, introduciendo mejoras que le ayudarán a incrementar su productividad y competitividad.

Nuestros consultores analizan la situación actual y las necesidades futuras y reales en su organización implementándolas de forma coherente, además de propiciarle una guía adecuada para plantear cuáles son las estrategias a la hora de adoptar nueva tecnología.

En GMA Office habilitamos un proyecto de transformación tras un estudio previo de los recursos y objetivos de la empresa, elaborando una ruta personalizada y, sobre todo y lo más importante, ofreciendo el soporte y asesoramiento adecuado en materias tan estratégicas como la gestión documental, donde se pueden llegar a reducciones en los costes operativos de hasta el 20 por ciento del volumen de negocio. 

En definitiva, hay que considerar todas las opciones existentes antes de realizar una inversión. Abrir su negocio a nuevos socios tecnológicos que sepan definir tanto la nueva tecnología que necesita, como mejorar aquella existente, le ayudará a acelerar sus objetivos y a disminuir costes como primer paso para abrazar la transformación digital. En GMA trabajamos para hacérselo más fácil en su empresa.

Imagen: Freepik

Claves para entender por qué debe adoptar una estrategia de movilidad ( en su entorno laboral)

Si hoy día es posible comprar una entrada de su artista favorito, mientras va en el metro, o hacer una reserva para esa comida de negocios importante justo cuando está cruzando el paso de peatones ¿por qué entonces algunas empresas continúan anclando sus procesos al entorno físico de la oficina?

La tecnología ha cambiado de forma radical nuestra vida accediendo a todos los servicios desde cualquier lugar y modificando radicalmente nuestros hábitos, mejorando también nuestra comunicación.

Estamos permanentemente conectados y las empresas deben ser lo suficientemente ágiles también para gestionar los cambios y acceder a ese nuevo escenario, donde se necesita entornos de trabajo cada vez más móviles.

Las predicciones indican que en 2025 estaremos en un mercado donde la digitalización, conectividad y la experiencia de cliente marcarán el ritmo de las compañías, y éstas deben esforzarse por garantizar que tanto sus procesos, como la relación entre empleado y negocio esté marcada por la flexibilidad, la colaboración y sobre todo la inmediatez. La clave está en ser capaces de trabajar en tiempo real y en cualquier localización, y obviar esta realidad supone un paso hacia atrás en competitividad , productividad y eficiencia.

La movilidad empresarial señala a la capacidad de las organizaciones para que sus empleados trabajen fuera de la oficina utilizando dispositivos, aplicaciones y servicios para llevar a cabo sus tareas. El impacto de movilidad en entorno laboral gracias al desarrollo de la tecnología ha traído mejoras notables, simplificando el trabajo y sobre todo, y lo que es más importante: ha eliminando barreras en su negocio.

Hoy no se entiende que una compañía deba demorar acciones o decisiones porque no hay acceso ubicuo a la información, por lo que las organizaciones debe apostar por ofrecer un servicio al cliente más eficaz y rápido.

El impacto del conocido como BYOD: Bring Your Own Device, o lo que es lo mismo ‘trae tu propia tecnología’, ha favorecido el desarrollo de conceptos como el de Everywere ergonomics, y que señalan que a medida que aumenta la digitalización, cualquier espacio de es ya un posible entorno de trabajo. También han aflorado otros términos como Always on Bussines, empresas siempre conectadas, que cobran cada vez más protagonismo en el día a día de la empresa.

Facilitar la conexión, conectividad y sobre todo mejorar la comunicación y colaboración será clave para la supervivencia de los negocios que no podrán transformarse ni asumir el cambio, si no tienen una estrategia clara de movilidad. Además, la movilidad está considerada como una de las estrategias más importantes para captar talento, a lo que hay que añadir que es ya un factor clave para impulsar el negocio.

La nueva fuerza laboral será cada vez más móvil y necesitará, cada vez más, de recursos y herramientas que propicien el poder realizar las tareas sin pasar por la oficina. La capacidad de compartir la información o de poder comunicarse a través de videoconferencia irán cogiendo cada vez más protagonismo modificando la manera de realizar el trabajo y cada vez será más común trabajar y colaborar con otros empleados que estén fueran de la organización.

En resumen, los beneficios de la movilidad en el entorno empresarial son claros:

  • Optimización de tiempos y recursos

  • Mejora de la eficiencia

  • Aumento de la productividad

  • Mejor servicio al cliente

  • Reducción de costes

  • Agilidad en los procesos y en la gestión

  • Disponibilidad

  • Fomento de la conciliación y aumento de la satisfacción de los empleados

  • Mayor acceso a los datos

  • Más competitividad

La adopción de estrategias de movilidad ofrece beneficios tanto económicos, como sociales, pero también retos: como la importancia de velar por la seguridad y la privacidad de la información sin reducir la accesibilidad.

En GMA capacitamos a las compañias adoptando tecnologías, tanto de hardware como de software, que permitan mejorar los procesos de trabajo en cualquier y en cualquier momento, con equipos fijos y móviles. Consúltanos!

Recomendaciones para gestionar tu parque de impresión de forma óptima

¿Sabría decir cuántos documentos imprime al día en su organización? ¿Conoce cuál es el departamento que más imprime? ¿Y la compra de consumibles cada cuánto tiempo se realiza? Estas y otras cuestiones a menudo son olvidadas por las organizaciones sin darse cuenta que gestionar los equipos de impresión de forma óptima es un paso firme hacia la eficiencia y la mejora de la productividad.

La gestión del parque de impresión en una organización es uno de los aspectos más delicados que deben afrontar las compañías, conseguir un óptimo uso y manipulación de la impresión, pero también un adecuado control, puede reducir los costes de una empresa entre un 10 y un 30 por ciento, según estimaciones de la consultora tecnológica Gartner.

En la mayoría de los casos gestionar los equipos de forma correcta debiera ser paso previo a un plan de renovación tecnológica y no al revés. La transfomación digital en la que están inmersas las compañías hace que la impresión sea aún un gran desafío, ya que los parques de impresión siguen sin estar consolidados, ni organizados, dando la espalda en la mayoría de las ocasiones a las necesidades de su plantillas y sobre todo, lo que es peor, a las necesidades de un contexto claramente digital y plenamente conectado.

Aplicar normas de impresión y gestionar el parque de forma óptima es posible obteniendo una mejora radical del servicio, junto a una mayor trazabilidad, seguridad y ahorro. ¿Cómo lograrlo?

Las recomendaciones más comunes son:

  1. Imprimir siempre a doble clara
  2. Usar papel reciclado
  3. Utilizar la vista previa
  4. Emplear cartuchos originales y componentes de larga duración

Sin embargo, existen en el mercado opciones de control de costes que pueden analizar cómo está funcionado todo su parque de impresión y tomar así mejores decisiones para optimizar el mismo. Las soluciones de Ricoh pueden ayudar a que la gestión de su parque de impresión, uso del papel y documentos sea mucho más eficiente pero sobre todo centralizada y coherente con las necesiades de su organización.

Por otro lado, la movilidad está impactando en el desarrollo de la actividad empresarial. Cada vez es más común llevar la oficina en el bolsillo y esto afecta también a la impresión, ya que facilitar la conectividad puede mejorar notablemente la gestión de su entorno laboral gracias a un un enfoque integrado de sus impresoras.

Además, empleando soluciones de captura y distribución de documentos puede impedir aquellas copias impresas innecesarias y, sobre todo, evitar pérdidas de tiempo. Puede, también, usar potentes gestores documentales que se adapten a sus equipos, canalizando toda la información importante de su empresa en un único lugar, sin necesidad de imprimir y archivarla en formato físico, dando un paso hacia adelante en la digitalización de sus documentos y evitando, así, los problemas de seguridad y almacenamiento parejos siempre a la gestión de información.

Por otro lado, la seguridad documental se verá más blindada si reorganiza su parque de impresión con herramientas que protejan la información confidencial. Puede tener a su alcance tanto el control de acceso y autenticación de sus equipos, hasta la posibilidad de reducir contraseñas para restringir la impresión de información estratégica en su organización o, incluso, establecer límites de impresión por dispositivo.

En GMA Office ayudamos a las compañías, gracias a la amplia tecnología Ricoh, a mejorar y consolidar su parque de impresión, fax y escaneo. Nuestros especialistas analizarán sin coste adicional la situación de su compañía proponiendo una propuesta de mejora.

Nuestro lema: “No buscamos cambiar sus equipos, sino gestionarlos de forma correcta”. Nuestro servicios Manged Print Services nos lleva a realizar un pormenorizado proceso de consultoría, garantizando que conseguimos importantes ahorros, superiores al 30 por ciento: medibles, reportables y asumibles por contrato.

Contacte ahora con nosotros. Ofrecemos más por menos, a la vez que adaptamos a su compañía a la estrategia digital y a los nuevos desafíos del mercado.

Imagen: Freepik