Renueva tu negocio. Consigue un entorno de trabajo verdaderamente digital y adelántate al futuro

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El mundo cambia, no hay nada estático, y la transformación digital hace referencia a la renovación constante de tu organización para mejorar las formas en que tu empresa actúa, se comunica y sirve a todos aquellos que la constituyen y se relacionan con ella, sean empleados, proveedores o clientes…

Digital se refiere al uso de la tecnología que abre nuevos potenciales en los campos de la generación, almacenamiento y procesamiento de datos, pero también en el acceso a la información en las siguientes cinco áreas de trabajo estratégico:

1º.-  Área de Clientes, de gran valor para la toma de decisones estratégicas

2º.-  Área de Procesos, para identificar ineficiencias y redundancias

3º.-  Área de Empleados, como motores de la acción corporativa

4º.-  Área de Suministros y Recursos Tecnológicos (Outsourcing)

5º.-  Área de Riesgos, de gran valor para su ponderación analítica

La Transformación Digital consiste en la actualización constante de valores y comportamientos generados por las potencialidades del desarrollo tecnológico. Ya no existen las “zonas de confort.” Ahora los avances tecnológicos exigen pensar y actuar fuera del baúl de las tradiciones. Se trata de una “hoja de ruta” empresarial que se orienta permanentemente entorno a los siguientes tres ejes:

X.- ESTAR;     ¿Dónde estamos? y ¿Dónde queremos estar?

Y.- HACER:    ¿Cómo lo hacemos?

Z.- QUERER:  ¿Para qué?

Sobre el terreno, la cartografía se conforma hoy en torno a las siguientes nueve tecnologías:

1º.- Smartphones

2º.- Redes sociales (RRSS)

3º.- Cloud Computing

4º.- Big Data

5º.- Internet of things (IoT)

6º.- Inteligencia artificial (IA)

7º.- Realidad Virtual (RV)

8º.- Impresión 3D

9º.- Blockchains

Sin embargo, la simple implementación de nuevas tecnologías no es suficiente para alcanzar la transformación digital de una empresa. Como ya hemos dicho no se trata de productos, sino de procesos. En este sentido, nos referimos al Digital Workplace, como centro de trabajo tecnológicamente avanzado con acceso remoto universal, sin importar lugar o circunstancia, y entornos multi–dispositivo y multi–sistema operativo capaz de salvar cualquier hetereogenidad de dispositivos.

Consecuentemente la oficina ya no puede ser vista como un lugar físico, sino que cada vez más ha de entenderse como un nodo de interconexión inteligente y seguro totalmente personalizable. Un nodo activo que permite un trabajo rápido, fácil y flexible, además de constituir un soporte inteligente en todo momento para quien lo necesite.

La tecnología produce ya, por tanto,  un impacto positivo en la rentabilidad de las organizaciones, consiguiendo cambios radicales en la forma de concebir y realizar los procesos de trabajo.  Un futuro ya presente y que se desarrolla por los siguientes ejes de evolución:

1º.- Mejores formas de trabajar: escanear desde cualquier ubicación

2º.- Acceso inteligente y seguro y aplicaciones que multipliquen la productividad

3º.- Trabajo flexible y fácil: su oficina siempre en el bolsillo

4º.- Soporte inteligente y ayuda remota: solucionar problemas cuando ocurren

El objetivo: mejorar la productividad y eficiencia de las organizaciones. No te quedes atrás, e impulsa tu Digital Workplace! Nosotros te ayudamos. 

 

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El outsourcing, la mejor vía para hacer frente a la transformación digital de su organización

Llegar a todo a veces no es posible y esto también ocurre en la empresa. Si hablamos de tecnología todavía es más complicado, ya que ésta se ha convertido en una necesidad no sólo por la urgencia de digitalización, para hacer frente con solvencia al futuro, sino porque ya es una aliada imprescindible en la mejora de la eficiencia, otorgando agilidad a todos los procesos de las compañías.

Sin embargo, no todas las organizaciones pueden tener un área específica de TI que resuelva y optimice los recursos en esta parcela, además de estar atentos a todas la innovaciones que se suceden en el sector y que pueden ayudar a la mejora de su negocio.

El outsourcing tecnológico, es decir: delegar la gestión del área TIC a un proveedor externo, se ha convertido ya en la mejor vía para hacer frente a la transformación digital. De hecho, ocho de cada diez contratos de outsourcing que se firman en la actualidad están vinculados, de una u otra forma, al sector TI. La razón es que las empresas entienden, ante la limitación de recursos y personal, que deben liberarse de aquellos departamentos que no son ‘core’, centrándose en aquello que es verdaderamente importante en su actividad diaria y que les genera realmente valor.

La clave de su éxito radica en reducir esa carga diaria en la gestión para mejorar la cuenta de resultados, logrando ser más productivos y eficientes.

Impresión y gestión documental, áreas sensibles para el outsourcing

Un ejemplo claro lo tenemos en el área de impresión y la gestión documental, donde los costes llegan al 3% de los ingresos anuales. Utilizar tecnología adecuada en este ámbito le puede suponer un importante ahorro además de tener un mayor control de los costes TIC. Pero si subimos un nivel más, con el outsourcing se puede conseguir una reducción de entre el 30% y el 60% de los costes en tecnología que asuma una empresa.

Esta es, por tanto, una de las ventajas más notables del outsourcing, ya que normalmente la externalización de estos servicios, llevan a minimizar costes a un precio más competitivo, lo que lleva parejo una mejor distribución del trabajo utilizando de forma eficiente los recursos, frente a tener que dedicar personal específico a este menester dentro del seno de la propia compañía.

Además el outsourcing le ayuda a mantenerse completamente actualizado, obteniendo acceso tanto a las nuevas tecnologías que le mejorarán el rendimiento de su organización, pero también podrá sumar, mediante esta fórmula, nuevas competencias que mejoren la calidad de sus servicios, además de abrirle paso a la innovación en su negocio, con todas las ventajas que ello acarrea en cuanto a la mejora de la competitividad.

En GMA Office entendemos que el mercado nos exige cada vez más una mayor especialización en nuestro core business, pero hay múltiples procesos internos que nos impiden llegar al verdadero cometido. Estos requieren recursos, además de conocimiento adecuado. Por ello, hemos desarrollado una potente división de outsourcing en ámbitos como la digitalización de procesos, impresión, archivo digital, custodia, automatización y más servicios que, siendo imprescindibles hoy en el desarrollo de las compañías, no aportan valor añadido al mercado, haciendo que usted pueda centrarse realmente en su negocio.

Además, recuerde que la contratación o incluso la formación TI de los empleados tiene unos costes importantes y el outsourcing le proporciona personal cualificado con una amplia experiencia laboral, imprescindible para el desarrollo de proyectos TI, pudiendo destinar el talento de su organización a la actividad principal de la empresa.

Recuerde que lo que verdaderamente otorga el outsourcing en esta parcela es la mejora de la eficiencia en su organización, además del incremento de la productividad, pudiendo, además ser más flexible porque el outsourcing siempre se adapta a sus necesidades en todo momento.

Elegir un socio tecnológico adecuado en este ámbito le liberará, por tanto, de asumir importantes gastos, ya que le facilitará el acceso a expertos especializados de manera rápida, contando con el apoyo necesario si necesita aumentar sus servicios, al ampliar el tamaño de su empresa.

Imagen: Freepik
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Digitalizar procesos mejora la productividad

La productividad es uno de los indicadores más valiosos en el rendimiento de las organizaciones. Tener un buen índice de productividad señala casi siempre a la mejora de procesos estando también relacionado con el tiempo que se gasta a menudo en la realización de tareas o la consecución de los objetivos.

La ecuación es muy sencilla: cuando menos tiempo se invierta en la realización de cometidos, más productivo se es. España está a la cola en cuanto a productividad se refiere. El último estudio indica que el desempeño de las tareas administrativas son ya un lastre para alcanzar niveles satisfactorios en el entorno laboral. Las pymes españolas tardan un total de 210 días al año en este cometido, frente a los 120 días que usan de media los demás países europeos (Fuente: SAGE).

La necesidad de digitalizar las tareas y, en definitiva, de apostar por la automatización de las mismas con herramientas y soluciones que doten de agilidad a las organizaciones es urgente para mejorar la eficiencia y afrontar con éxito la plena transformación digital de su negocio.

El departamento de contabilidad es uno de los más afectados por el desarrollo de tareas administrativas, al igual que el departamento de recursos humanos, pero en general alcanzar niveles satisfactorios afecta a toda la empresa.

Para mejorar la productividad en su organización debe tener en cuenta, al menos cinco pasos. Estos son:

  1. Mejora de procesos

  2. Fomento de la colaboración

  3. Más planificación

  4. Facilitar la comunicación

  5. Evaluación y análisis continuo

Junto a ello, es ya imprescindible que las empresas cuenten con la tecnología adecuada que ayude a modernizar su negocio.

Cuestiones como facilitar el trabajo a distancia, es una vía para tener a empleados más capacitados, pero también más productivos. Lo mismo que contar con soluciones que mejoren la gestión documental de su organización.

En GMA implementamos y desarrollamos APPs cuyo uso, a través de equipos multifuncionales RICOH, consiguen automatizar procesos como valija de correo, notas de gastos, registro de visitas, etc…

Contamos, además, con una división de Outsourcing para ayudar a las compañías a labores de digitalización, escaneo, archivo digital, custodia documental, pero también impresión centralizada y automatización de procesos como facturas. Consulte a nuestros expertos. 

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Lo que necesitas saber sobre la automatización de los procesos de negocio

Cuando nos referimos a la automatización de procesos de negocio como factor determinante de la mejora eficiencia en la empresa, no solo hablamos de incrementar la productividad, sino básicamente en tener una mayor simplicidad en el desarrollo de aquellas tareas, normalmente administrativas, que permite la mejora continua.

Así, la automatización de procesos no es más que la eliminación de aquellas tareas rutinarias donde hay intervención humana, por soluciones de software empresarial y el empleo de hardware inteligente capaz de otorgar más agilidad y rapidez, impactando directamente sobre la efectividad y eficiencia en el funcionamiento de una compañía. Es, en definitiva, el primer paso para lograr la ansiada transformación digital que deben acometer las empresas y la mejor vía para organizar sus procesos, empleando el menor tiempo posible.

Las principales ventajas de la automatización de procesos son:

  • Elimina todas aquellas actividades que no aporten valor a la empresa

  • Minimiza los riesgos aparejados con el error humano

  • Mejora la agilidad del negocio

  • Reducción de costes

Por término medio los empleados pasan una tercera parte de su año laboral dedicados a realizar actividades meramente administrativas como por ejemplo, gestión de facturas, seguimientos de proyectos, presentación de gastos, reservas de viajes o en análisis y recopilación de datos.

Automatizar estas acciones aporta sobre todo una mayor eficiencia en la gestión de recursos del negocio, lo que lleva aparejado una mejora notable de la excelencia operativa, al integrar los distintos procesos de una manera más sencilla y simple.

Se trata de hacer más fácil nuestras acciones cotidianas en el marco de la empresa que maneja a diario un importante volumen de información, tanto estructurada como no estructurada, y que es en realidad el verdadero patrimonio de una compañía. Soluciones de ECM, BPM o gestión de procesos ya existentes en el mercado, lo que permiten es monitorizar y controlar procesos agilizando las funciones internas de una empresa, llevando con ello a la mejora del rendimiento.

Es tanta su importancia y protagonismo en la empresa hoy, que en los próximos años los vaticinios auguran que aquellas empresas que no ejecuten un proceso de automatización están condenadas a desaparecer en un plazo de diez años.

Una de las áreas más desarrolladas de la automatización de los procesos de negocio donde se están alcanzando importantes cotas de simplificación y eficacia  se relaciona con el amplio campo de la gestión documental. Es aquí donde entran en juego las tecnologías de automatización de flujos de trabajo en temas como el archivo de datos, la gestión documental, la impresión, movilidad, etc. De hecho, la gestión del papel  sigue siendo hoy uno de los principales obstáculos en la mejora de la eficiencia y la competitividad de la mayor parte de las empresas españolas.

GMA OFFICE, gestiona toda la complejidad existente entorno a la gestión del documento, y por ende el papel, implementando herramientas cada vez intuitivas capaces de crear los flujos de trabajo digitales más eficientes para un entorno de crecimiento.

GMA OFFICE aporta, además, soluciones tecnológicas para la optimización de los resultados de la empresa, mejorando los procesos de trabajo en cualquier lugar y cualquier momento, facilitando las últimas tendencias aplicables al sector en managed document services, IT services, visual comunicationes, production printing y 3D printing. Consúltenos!

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