Por qué debes dar el salto a la factura electrónica

Aunque se habla a diario de la necesidad de que los negocios asuman los beneficios de la digitalización, todavía hoy una de las acciones más habituales en las empresas es seguir procesando facturas en papel, pese a que la facturación electrónica supone un ahorro notable en costes y contribuye a la mejora de la eficiencia y la seguridad. Además, la factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los mismos requisitos legales exigidos a la factura tradicional.

Los últimos datos existentes sobre el empleo de la Factura electrónica en España revelan que su uso ya es una tendencia al alza en el seno de aquellas organizaciones que empiezan a asumir los cambios que trae consigo la transformación digital y fruto de ello, es que el volumen de facturas electrónicas emitidas se ha incrementado en el último año en 23,5 por ciento frente al año anterior.

En total se ha emitido más de 96 millones de facturas electrónicas en España que han supuesto un ahorro de gestión ya cuantificado superior a 743 millones de euros. Cifras extraídas del último Estudio existente en el sector, realizado en 2017 sobre la Implantación de la Factura Electrónica en España por el Grupo Seres, quien se hace eco del crecimiento y la consolidación de la factura electrónica en las empresas.

2015, el año del cambio

El punto de partida de esta realidad al alza hay que situarlo en el año 2015 cuando se hizo obligatoria su implantación en el seno de las Administraciones Públicas y proveedores que con ellas mantengan su actividad. La razón de su ascenso es que el uso de la facturación electrónica permite agilizar notablemente los procesos, fundamentalmente el procedimiento de pago, además de que permite tener un control informatizado y sistematizado que evita pérdidas y extravíos y contribuye a realizar un seguimiento riguroso más contable.

Pero hay más ventajas:

  • Ahorro de tiempo y costes
  • Procesos administrativos mucho más simples gracias a la automatización
  • Reducción de errores
  • Mayor control y seguridad
  • Contribución a la mejora medioambiental
  • Fomento de la cultura ‘digital’ en las áreas de administración de la compañía

Ahorro en tiempo y costes, cuestión clave para dar el salto a la facturación electrónica

Según diversos estudios, por cada factura emitida y recibida se puede llegar a una reducción entre el 65 y el 85 por ciento de su coste. Así el coste de emisión de una factura en papel puede oscilar, por unidad, entre los 2,23 y 4,45 euros por emisión, y para el receptor supone un gasto por unidad entre 3,38 y 7,22 euros. Frente a ello, la factura en formato electrónico puede llegar a 1,64 en la emisión y 2,27 en la recepción. 

Lo más relevante en un proceso de facturación en papel es que es el receptor quien se lleva siempre la peor parte al contemplar aspectos que incrementan el gasto como la manipulación, codificación de la factura, esto es: grabación de la misma, y en definitiva, también, todo lo que conlleva el tratamiento manual del papel, así como el uso, por ejemplo, de archivadores, estableciéndose ya un total nada menos que de 8 minutos el tiempo que destina, por término medio, un empleado al usar el formato en papel. (Cifras extraías de estudios realizados por AECOC y la consultora SERES)

Evitar toda intervención manual con el empleo, en este caso, ya del formato digital, supone siempre mejoras en la eficiencia y productividad, redundando, en definitiva, en el incremento de la competitividad empresarial.

En GMA Office somos especialistas en personas y procesos. En nuestra línea de servicios de Document Management contemplamos soluciones para automatizar sus procesos y así mejorar la productividad y seguridad de su compañía, permitiendo realizar un perfecto seguimiento y trazabilidad de los documentos introducidos en el sistema, evitando pérdidas de información, minimizando errores y dotando de más seguridad a sus procesos. Consulte a nuestros expertos.

Imagen: Freepik

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¿Sabe cuánto papel gasta a diario en su oficina?

Es un hecho que el papel lastra la productividad, sin embargo todavía las organizaciones siguen empleando éste en sus procesos. En concreto, se estima que la mitad de las compañías siguen sin abrazar los beneficios de la digitalización pero en el futuro se vaticina que apenas el 9 por ciento de los procesos y operaciones en las empresas usarán papel.

La digitalización hace, por tanto, la información mucho más accesible ahorrando tiempo y mejorando en eficiencia. Para hacerse una idea, el 30 por ciento del tiempo de los empleados se invierte buscando información, según diversos estudios, y un documento es copiado una media de 19 veces…

Sin embargo, antes de pasar al formato digital es conveniente analizar los procesos de negocio para evaluar y optimizar. Es decir: conocer pormenorizadamente qué uso se hace del papel en su entorno de trabajo y después rediseñar procesos para realizar ajustes y mejoras.

Soluciones de control, auditoría y costes de impresión, la mejor alternativa

En paralelo a la progresiva adecuación de los procesos de negocio, las empresas pueden adoptar otras medidas para implementar un ahorro directo a corto plazo en sus costes de impresión. Una de las más efectivas es la implementación de una solución de control, auditoría y costes de impresión, que permite hacer un filtrado de los trabajos de impresión, definir unas normas de aprobación -por ejemplo de acceso a la impresión en color-, análisis de uso de las impresoras, etc, lo que incide de forma directa en reducir significativamente volúmenes de impresión. Además de lo que supone en cuanto a la seguridad de información confidencial, ya que se evita dejar documentos impresos a la vista en la bandeja de la impresora.

GMA Office diseña e implementa soluciones que transforman una oficina en un entorno laboral seguro, colaborativo pero sobre todo altamente productivo. Contamos con la experiencia para asesorar a su empresa en cuanto a la solución de gestión de impresión más adecuada, y de forma más integral, a través de nuestra consultoría digital entendemos el procesos de madurez digital de su empresa y de sus empleados para, después, aportar soluciones basadas en la tecnología más avanzada.

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Conexión y colaboración, dos elementos clave en la gestión diaria de una empresa

Ganar tiempo es básico en cualquier organización. La clave sigue siendo mejorar el desarrollo de las tareas y, en definitiva, optimizar procesos. Trabajar de manera más inteligente e innovadora es uno de los desafíos más importantes a los que se enfrentan las empresas en la actualidad, pero ¿cómo conseguirlo?

En primer lugar, la conexión es uno de los aspectos más importantes para lograr entornos de trabajo verdaderamente eficientes ya que ayuda a:

  1. Mejorar la comunicación

  2. Ganar en rapidez y productividad

  3. Involucrar a las personas en los procesos

  4. Reducir costes

No tener una compañía que fomente la conexión, ni tampoco la comunicación, supone ya una clara desventaja y toda una pérdida de competitividad, pero sobre todo es claro un retroceso en la gestión del cambio hacia la transformación digital. Las empresas deben adaptarse al nuevo rol del consumidor que exige estar siempre conectado, valora la productividad y busca compartir la información y que ésta, a su vez, sea accesible desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.

Las organizaciones deben adaptarse, por tanto, con celeridad a estos cambios adoptando la tecnología adecuada que les permita ser mucho más rápidos y eficientes, pero además logre reducir costes y mejorar su productividad. En resumen, hay que llegar antes, atender y comunicar mejor, lo que se consigue no sólo con software de colaboración, o fomentando el uso del cloud, sino también con herramientas tanto de vídeo y teleconferencia o salas de reuniones interactivas que hagan más fácil y dinámico el trabajo. Hablamos de fomentar la colaboración en el entorno empresarial, ya que propicia importantes ventajas.

Si trabajar en equipo antes era importante, ahora hacerlo de forma colaborativa es crucial, ya que en un mismo entorno de trabajo conviven hoy diferentes generaciones de profesionales, por lo que aunar formas es uno de los grandes retos para las compañías, además de hacer frente a la creciente deslocalización de las plantillas, donde la comunicación ha de ser fluida entre todos los miembros del equipo.

La transformación digital pasa por proporcionar las herramientas adecuadas a los colaboradores y todas las nuevas generaciones que se incorporan al mercado laboral donde la tecnología es el verdadero eje vertebrador, logrando departamentos más flexibles pero sobre todo eficaces.

El empleado y los procesos, en el centro de las acciones

Pero transformar la forma de trabajar debe tener como objetivo no adoptar tecnología sin más, sino que hay que poner al empleado en el centro de las acciones y también los procesos, haciendo éstos más ágiles, usando únicamente aquellas herramientas (hardware y software) capaces de ayudar a desarrollar de forma más sencilla su cometido.

Apostar por la colaboración y conexión para este nuevo año que comienza debe ser prioritario, así como canalizar esfuerzos en conocer mejor a los clientes a través de soluciones de gestión que ayuden a aprovechar los datos de los consumidores y de la propia organización y dirigirse a crear experiencias únicas en todos los puntos de contacto, poniendo al cliente en el centro y personalizando la experiencia de usuario.

Recuerde que la competitividad pasa por una gestión empresarial digitalizada donde la tecnología ayude adaptarse de forma constante a los cambios.

El desafío ha comenzado, en GMA Office le ayudamos a no quedarse atrás. Consulte con nuestros expertos.

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Aspectos básicos a tener en cuenta para invertir en tecnología

Para ganar en competitividad hay que ser excelentes en la gestión y esto no es posible hoy sin adoptar tecnología. Tanto la renovación como la inversión supone un paso muy difícil y complicado para muchas organizaciones, especialmente las pymes, que todavía piensan que lo digital les queda bastante lejos.

Muchas, además, sobreviven con herramientas más propias del siglo pasado, realizando la mayoría de sus procesos de forma manual. Por otro lado, hay que tener en cuenta que la adopción de tecnología sin más, puede suponer todo un error o ser una vía para obtener magníficos beneficios.

Para ello, lo primero que hay que tener en consideración es que la tecnología no hace milagros, pero sí ayuda a:

  • Ahorrar tiempo en los procesos y ser más ágiles
  • Mejora la comunicación y fomenta la colaboración, tanto interna como externa de la organización
  • Incrementa la productividad y la eficiencia
  • Garantiza una mayor rentabilidad y ahorro
  • Ayuda a ser más inteligentes
  • Mejora el desarrollo de tareas del empleado aumentando su satisfacción.

Lo que debe de evitar siempre a la hora de realizar un cambio o adoptar nueva tecnologías es:

  • Ser impaciente
  • Improvisar
  • No contar con las personas de su organización
  • Falta de análisis previo de sus procesos
  • Creer que no necesita ayuda
  • Dejarse llevar por las modas

Desde GMA Office entendemos que hay tres cuestiones básicas para la adopción o renovación de tecnología en su negocio:

Planificación. Sin estrategia no se va a ningún lado, por lo que antes de comprometerse con una tecnología determinada, debe realizar un análisis de la situación y ver las necesidades existentes, marcándose objetivos medibles, dentro del presupuesto y sobre todo logrables. Debe plantearse por qué quiere adoptar o renovar su infraestructura TI si para mejorar procesos, ser más competitivos, lograr ser más ágiles, productivos o crear un entorno de trabajo más eficiente y adaptarse a las nuevas necesidades de las compañías del futuro. El arco de motivos puede ser amplio, pero hay que tenerlo claro de principio a fin para lograr resultados.

Buscar un aliado comercial o socio tecnológico que le acompañe y le ayude en el proceso, sobre todo si quiere mejorar su competitividad y adaptarse a las necesidades que imponen la digitalización. Para ello, es necesario contar con el soporte, formación y el asesoramiento adecuado que logre vencer esa adversión al cambio que anida aún en las compañías pero también le guíe en las nuevas tendencias. Ha de ser capaz de evaluar resultados, una vez se haya implementado las acciones, lo que le permitirá lograr el máximo aprovechamiento de la inversión.

Por otro lado, la adaptación ha de ser progresiva . Los cambios radicales no llevan a ningún lado, salvo al caos, por lo que hay que ir poco a poco y mitigando los posibles efectos que vayan surgiendo en el proceso. Para ello, es necesario evaluar periódicamente todas las acciones y contar necesariamente con la participación de todos los departamentos de su negocio y la implicación de todo el organigrama. En GMA le ayudamos en la gestión del cambio.

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