El impacto de las soluciones Web-to-Print en la nueva era gráfica

Hoy día no todo lo que se comunica se imprime, pero sí todo lo impreso se comunica. Las artes gráficas no han muerto, más bien están viviendo su proceso de transformación para adaptarse al nuevo mundo digital y prueba de ello es la llamada ‘Comunicación Gráfica’, el nuevo término que se ha introducido en el sector para evidenciar precisamente su adaptación al nuevo contexto, donde el consumidor requiere más agilidad y eficiencia en los procesos.

La evolución de formatos y tecnologías es un hecho y tras años de retraso, el sector comienza a modernizarse surgiendo nuevas opciones que ofrecen productos cada vez más personalizados, ofreciendo un mayor ahorro de tiempo y costes, sin perder de vista la calidad en el servicio.

Mirando al pasado para entender el presente

Atrás quedan los grandes talleres llenos de máquinas gigantescas para cubrir altas producciones de fieles clientes. Hoy todo ha cambiado: desde el modo de captar el trabajo de producción, que antes se realizaba para clientes fijos y estables, hasta los equipos en los que hoy se imprimen, donde lo digital crece un 20 por ciento frente al offset.

De hecho, cada vez son más los consumidores que recurren a Internet para comparar presupuesto o tiempos de respuesta, apareciendo nuevos modelos de negocio en el sector, como el llamado Web to Print (también conocido como Web2Print) que muestra ya muchas ventajas respecto a la imprenta tradicional.

Es más, muchos gurús apuntan a que la supervivencia de una empresa de artes gráficas pasa por tener presencia en Internet para ganar visibilidad y posibilidad de captar clientes, siendo, sobre todo, un elemento clave para ser más eficientes en los procesos.

El éxito del Web to Print

El sistema Web to Print supone ya un cambio radical en el proceso de trabajo de las artes gráficas donde el usuario encarga un trabajo subiéndolo a la web y solicita el envío a casa por mensajería, pagando por adelantado. Algunos han traducido este término como “desde la web a la imprenta” abriendo la posibilidad de pedir servicios de imprenta a través de la web. Muchos expertos auguran que de aquí a tres años quienes no dispongan de una herramienta Web to Print, dentro de las artes gráficas, están condenados a desaparecer.

Esto no significa que la imprenta tradicional vaya a desaparecer, sino que está transformándose, como lo hacen hoy también otros sectores, frente las nuevas demandas del cliente digital que necesita ya de portales web atractivos y versátiles en los que se ofrezcan servicios casi de forma inmediata con plazos de entrega más rápidos.

Las tendencias apuntan a un sector con talleres de impresión que puedan imprimir en nichos de mercados tan dispares como el textil o el packaging, distintos a los tradicionales, así como tener la capacidad necesaria para llegar a sus clientes con campañas de marketing más personalizadas, con un retorno de la inversión altamente positivo si se comparan con acciones tradicionales de marketing directo no diferenciado.

La impresión 3D, publicaciones bajo demanda, eco diseños, marcan, también, el horizonte más inmediato de un sector en constante ebullición que adapta su negocio a la transformación digital.

GMA Office te ayuda en la gestión del cambio

En GMA Office no nos pasa desapercibido este proceso de cambio ya que el printing está en nuestro ADN. Para nosotros no solo es importante poder ofrecer un servicio técnico de alta calidad y de respuesta rápida, como tradicionalmente ha sido el valor diferencial en la historia de la compañía. Aunque consideramos que el éxito en la era digital, en gran medida, se ha de seguir basando en una asistencia técnica excelente, además ahora aportamos a nuestros clientes de la industria de artes gráficas una nueva propuesta de valor en toda la adaptación a este nuevo entorno digital, atendiendo esas demandas del mercado que más preocupan al sector.

Por ello, ayudamos en el desarrollo de sitios web con los que atraer más trabajos a sus talleres, haciendo crecer su rentabilidad a través de la diferenciación y especialización, ofreciendo siempre una gama innovadora y diversa de equipos digitales con un alto valor añadido para diferenciarse de la competencia, como impresión en blanco o transparente para simulaciones de reservas de UVI, equipos para cubrir nichos de mercado como el packaging o equipos de impresión directa a prenda textil, por poner algunos ejemplos.

Eso supone para GMA Office la Transformación Digital: tratar, en definitiva, de hacer borrar de nuestro discurso, así como de la mente de nuestros clientes-socios, la frase NO SE PUEDE. Más que una cuestión de supervivencia, es una vocación de mejora constante y un compromiso claro con la innovación.

/por

Las implicaciones del nuevo RGPD ¿Está su empresa preparada?

El tiempo se acaba. A partir del próximo 25 de mayo tanto la seguridad como el tratamiento de la información de terceros en las empresas sufrirá un cambio drástico con la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Su inminente implantación requiere de forma urgente adoptar una serie de medidas para garantizar el uso adecuado de la información personal, especialmente para las organizaciones que siguen sin revisar todos aquellos procesos que impliquen la gestión y manipulación de datos personales desde que en 2016 se estableció un periodo transitorio para la correcta adecuación de la normativa.

Las nuevas medidas, tanto a nivel organizacional, como técnico, tienen el objetivo único de salvaguardar la privacidad de los datos de todos los ciudadanos que residan en la Unión, independientemente de la ubicación de la empresa, ámbito de actuación del Reglamento.

Las consecuencias del no cumplimiento del RGPD contemplan multas relevantes que pueden llegar a 20 millones de euros o una cuantía equivalente al 4% como máximo del volumen del negocio total anual del ejercicio financiero anterior.

La premisa es que las empresas no subestimen este reglamento y actúen con celeridad para cumplirlo ya que la nueva normativa implica a todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, porque todas tienen clientes, empleados o colaboradores y manejan información considerada de carácter personal.

Qué se considera dato personal

Sin embargo, antes de saber si su compañía está preparada para afrontar el reto, lo primero que hay que preguntarse es qué se entiende realmente por datos personales. Según un informe de Trend Micro, la mayoría de las organizaciones aún están confusas y no saben realmente cuál es aquella información que deben proteger.

La definición de dato personal viene recogida en el artículo 4 del RGPD al señalar que es “toda información sobre una persona física identificada o identificable”, considerando ésta “a toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona”.

Una vez determinado cuál es el objeto a proteger, hay que tener en cuenta que el Reglamento basa fundamentalmente su articulado en el consentimiento del procesamiento de los datos, al indicar que éste debe ser “informado, específico e inequívoco”, ya que las empresas deben proporcionar información clara y entendible a los usuarios, donde cada sujeto tendrá que autorizar de forma explicita, y no tácitamente, su consentimiento para el manipulado y procesamiento de sus datos de carácter personal.

El deber de informar

Hasta ahora la actual LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) establecía las siguientes obligaciones respecto a la información que se han de facilitar a las personas interesadas en el momento en que se soliciten los datos:

  • Existencia de fichero, tratamiento, finalidad y destinatarios
  • El carácter obligatorio o no de la respuesta, así como de sus consecuencias
  • La posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
  • La identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento

Con la nuevo Reglamento General de Protección de Datos se delimita y amplia el deber de informar añadiendo a los anteriores requisitos, añadiendo estos :

  • Los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos, en su caso
  • La base jurídica o legitimación para el tratamiento
  • El plazo o los criterios de conservación de la información
  • La existencia de decisiones automatizadas o elaboración de perfiles
  • La previsión de transferencias a Terceros Países
  • El derecho a presentar una reclamación ante las Autoridades de Control

Y además, en el caso de que los datos no se obtengan del propio interesado, se pide:

  • El origen de los datos
  • Las categorías de los datos

El nuevo RGPD exige una limitación de uso claro, ya que la información personal sólo puede recogerse con un fin explícito y legítimo, y su uso no puede ampliarse más allá del consentimiento especificado previamente por el usuario.

De hecho, las condiciones con la nueva normativa se fortalecen claramente facilitando que sea simple y rápido tanto retirar el consentimiento como darlo. La clave está en recopilar y proteger los datos personales del modo correcto.

Análisis de riesgo y Delegado de Protección de Datos

Otra de las cuestiones importantes a destacar de la nueva normativa son los análisis de riesgo y las evaluaciones de impacto, ya que serán imprescindibles antes de realizar y ejecutar acciones que conlleven un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas, obligando a la adopción de medidas que garanticen el cumplimiento de la correcta aplicación del RGPD.

El reglamento, además, incorpora la obligación de comunicar brechas o incidentes de seguridad a los afectados y también a la Agencia de Protección de Datos en un plazo de 72 horas.

También se añade la figura del Delegado de Protección de datos, fundamentalmente en las Administraciones Públicas, pero sobre todo en aquellas pymes cuya función principal consista en la gestión a gran escala de datos de categorías sensibles (artículo 9) que por su naturaleza, alcance o fines, requiera una observación habitual y sistemática y aquellas otras, cuya actividad principal consista en el tratamiento a gran escala también de datos relativos a condenas e infracciones penales (artículo 10).

En realidad, esta figura constituye uno de los aspectos más importantes para el cumplimiento del RGPD, dejando de forma voluntaria su asunción a aquellas empresas que no manejen datos sensibles de terceros ni a gran escala.

Además, la libertad del usuario de requerir sus datos es otra cuestión a resaltar del nuevo RGPD, ya que el reglamento obliga, sin dilación, a las organizaciones a realizar todas las acciones de rectificación necesarias, así como a proceder al borrado de su información personal (derecho al olvido).

Se añade, por otro lado, el derecho a la portabilidad, es decir: “la capacidad de poder transmitir, copiar o trasladar los mismos a otro proveedor de servicio op de un entorno informático a otro”.

En definitiva, que la llegada del RGPD impone mayores requisitos para mejorar la seguridad de los datos estando todas las compañías obligadas, independientemente de su tamaño, a introducir los cambios necesarios para un mayor control y transparencia.

En GMA Office  contamos con las capacidades para asegurar a nuestros clientes una adecuada adaptación a los requerimientos del nuevo RGPD,  ofreciéndoles asesoramiento experto con profesionales acreditados, comenzando por una auditoría LOPD, con una comprobación de hasta 80 factores de riesgo, planteando y monitorizando un plan de mejora continua de protección de datos, con opción de asumir el rol de Delegado de Protección de Datos exigido por el RGPD, y emitiendo como resultado de dicha asesoría un Certificado de Cumplimiento que nuestros clientes puedan acreditar ante terceros. Para más información, consulte con nuestros expertos.

Imagen: Freepik
/por

Mayor eficiencia y seguridad, las razones que le llevarán a externalizar la digitalización, custodia y destrucción certificada de sus documentos

La transformación digital está obligando a cambiar la forma de trabajar y la cultura de las empresas y esta no funciona si no hay un cambio de mentalidad. Traducido significa poder cambiar primero de dentro hacia fuera. La razón hay que buscarla en que vivimos en un mundo cada vez más digital e inmediato, además de que los clientes son mucho más exigentes y piden realizar trámites, por ejemplo, sin tener que pasar por una oficina física. Por ello, seguir usando el papel como soporte principal de la información es un freno rotundo a la eficiencia y supone un gran obstáculo para la mejora del rendimiento de su organización.

Sectores como el de la abogacía, sanidad, educación, que manejan a diario ingente volumen de información, comienzan a asumir el reto, poco a poco, de externalizar sus servicios de digitalización y custodia documental, pero también las pequeñas y medianas empresas,  debido a las ventajas que propicia este servicio como son la reducción de costes anuales cifrados en un 20 por ciento, según se refleja en un estudio de Ricoh, con tan sólo digitalizar el archivo físico.

Externalizar los servicios de digitalización del archivo documental es, por tanto, una opción que permite ya a muchas empresas  concentrarse en su negocio al no disponer ni del tiempo, ni el personal cualificado para asumir internamente el importante paso hacia el formato electrónico a través del escaneo de documentos, la digitalización, procesando imágenes y distribuyendo la información de forma eficaz dentro de la empresa, pero, también, habilitando sistemas de almacenamiento adecuados a la normativa de protección de datos de carácter confidencial/ personal, y que permitan proteger los documentos frente al riesgo de deterioro, accidentes o desastres naturales en unas instalaciones no preparadas para ello (humedad, inundaciones, incendio…)

A mayor digitalización, más ahorro y más seguridad

La realidad es que en las compañías convive aún de forma habitual tanto el formato en papel como en formato electrónico, pero es evidente que la conservación si se opta por la digitalización otorga mayores niveles de seguridad, ahorro y sobre todo más espacio disponible. Sin embargo, no por ello, las empresas han de pasar por alto la custodia del propio documento en papel, tanto de su archivo ‘histórico’ como de la nueva documentación que se va generando día a día.

Además, la digitalización de documentos mejora las labores de búsqueda y localización, garantizando la conservación porque los documentos originales se manipulan lo mínimo posible, evitando además pérdidas de tiempo innecesarias, debido a una mala clasificación, y protegiendo la autenticidad e integridad del contenido, así como su legibilidad.

Por otro lado, apostar por el outsourcing de custodia documental permite tener siempre el espacio suficiente para albergar un gran volumen de información a negocios que manejan muchos documentos que, aunque pueden que hayan dejado de ser útiles en la actividad diaria, deben ser guardados por algún tiempo bajo los requisitos de seguridad adecuados y conforme la normativa vigente, con lo que el espacio ´liberado’ en las instalaciones de la compañía pueden utilizarse para fines productivos.

Tan sólo hay que recordar que el tiempo para conservar facturas, documentos y justificantes viene establecido en el Código de Comercio fijando el plazo de seis años “a partir del último asiento realizado en los libros”. Esto a pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de cuatro años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto.

Estas medidas señalan la capacidad de disponer de la infraestructura necesaria para albergar toda la información requerida, pero también a criterios de autenticación y autorización que deben estar garantizados por el personal cualificado.

Mejor acceso, más control

Por otro lado, en el entorno digital actual se impone entornos de trabajo más interactivos que simplifiquen las tareas. Tanto contratos, albaranes y notificaciones, así como expedientes, deben estar perfectamente digitalizados y también custodiados para garantizar el acceso total a esta información, ya que además del ahorro de costes, la externalización de los servicios de  digitalización y custodia documental, ayuda a un mejor acceso de la información, mejorando también el control de la misma al eliminar fallos en la confidencialidad de los datos.

La destrucción certificada es también parte de la gestión documental

Como parte del proceso de gestión documental, y no menos importante que las anteriores, la destrucción de un documento en papel ha de realizarse con todas las garantías de seguridad y confidencialidad que durante la gestión y custodia del mismo.

No se trata sólo de ‘eliminar papel’, sino que es necesario asegurar la confidencialidad de los datos. El hecho de contar con un servicio de destrucción certificada evita el riesgo de fuga de información en esta última etapa de la vida útil del documento físico.

En GMA contamos con un servicio de externalización y custodia documental que contempla desde labores de digitalización, escaneo, archivo digital,  custodia documental y destrucción certificada, además de soluciones adicionales como por ejemplo, la digitalización certificada,  para que usted pueda centrarse en su negocio y lograr que su compañía sea mucho más eficiente y productiva.

/por

Enfoque digital, clave para lograr una óptima gestión del cambio

¿Cómo acertar en los procesos de Transformación digital? Ésta quizás sea una de las cuestiones más planteadas en el ámbito empresarial en los últimos años. De hecho, según se indica en el último estudio de NoSQL nueve de cada diez proyectos de digitalización fracasan. Las razones hay que verlas en la falta planificación adecuada, seguimiento, pero también en la ausencia de talento… La digitalización ha llegado para quedarse y conlleva adoptar no sólo nueva tecnología o renovar la existente, sino también tener un enfoque digital. Este requiere de cinco puntos imprescindibles sobre los que hay que llevar a cabo las acciones y que serán clave para lograr una óptima gestión del cambio.

Veamos:

Liderazgo

El cambio ha de venir marcado de arriba hacia abajo y no al revés. La dirección y los más altos cargos de las compañías deben entender los beneficios de la transformación digital pero además ser proactivos, llevando a cabo acciones para su materialización y convirtiendo el proceso de la gestión del cambio en una prioridad estratégica.

Nueva cultura

Las compañías deben incorporar la transformación a la cultura corporativa donde prevalezcan elementos como diversidad, agilidad en los procesos, flexibilidad, mejora de la comunicación y optimización de los datos.

Organización

Nuevos roles, incorporación de talento, impulsar otras formas de acometer los procesos y, en definitiva, instaurar una nueva manera de hacer las cosas ante el nuevo paradigma digital, es básico. Recuerda: el organigrama deja de ser vertical, para convertirse en horizontal requiriendo la participación de todos.

Plan estratégico

La transformación no es un objetivo sino un proceso y como tal debe estar canalizado a través de un plan donde se marquen las líneas de trabajo que deben estar claramente definidas.

Innovación, Recursos y tecnologías

El cambio requiere estar siempre en transito buscando nuevas ideas, proyectos y servicios pero también hay que saber cuáles son los recursos tecnológicos con los que se cuenta y conocer bien las herramientas que le ayudarán a llevar a cabo una óptima transformación. Dejarse acompañar por un partner tecnológico adecuado es clave para acertar de pleno en la digitalización de su negocio.

En definitiva, la transformación digital ya es un reto de gestión, como se recoge en el reciente manual para la transformación digital elaborado por la Escuela de Negocios Inesdi es: “Una nueva forma de pensar, dirigir, medir, gestionar, crear, producir, comercializar y comunicar de las organizaciones” y para ello, tal y como se señala en este manual hay que reinterpretar el modelo de negocio asentando las acciones en tres vectores del cambio:

  1. La visión digital
  2. Go to Market
  3. Talento

La digitalización no es un objetivo ni un fin empresarial, “sino un medio para mejorar la competitividad de la empresa”. El planteamiento es llegar a ser más eficientes y cumplir las expectativas de los nuevos consumidores, como única vía para lograr subsistir en el futuro. El cuándo y cómo actuar es AHORA.

En GMA Office le garantizamos una adecuada gestión del cambio, gracias a un enfoque digital global identificando cuál es aquella tecnología que le hará mejorar el rendimiento de su entorno de trabajo. Con la ayuda de nuestros expertos logrará tener una planificación más adecuada de los recursos que son necesarios para la mejora de sus procesos, alcanzando con éxito la plena digitalización de su compañía e identificando, además, quienes son las personas que pueden asumir el liderazgo. En GMA Office convertimos su presente en digital.

/por