El lugar de trabajo como fuente de atracción de talento.

Lugar de trabajo workplace

El lugar de trabajo o workplace, puede entenderse como el espacio dedicado al desempeño de alguna actividad dentro de un negocio, pero el término va más allá y abarca también las herramientas y recursos necesarios, las personas, sus conexiones y el uso que dan a los recursos.

Uno de los puntos que quizás, hoy en día, hay que tener más en cuenta, es el entorno de constante cambio en el que se encuentran las empresas, hay que estar muy al tanto de las nuevas tendencias digitales y cómo van cobrando más y más fuerza dentro del workplace, llevando a las empresas a la digitalización del puesto de trabajo.

Los sistemas y herramientas tienden a ser cada vez más colaborativos. La globalización, la deslocalización de los centros de decisión y producción, y la innovación abierta que implica el trabajo en equipo de empresas de distinto perfil y localización, hace que los trabajadores de distintos ámbitos demanden herramientas para colaborar de forma efectiva, independientemente del lugar en el que se encuentren.

Pero no sólo se buscan facilidades en la colaboración digital, se siguen valorando otros factores como el propio espacio de trabajo de la oficina o incluso espacios de descanso y relajación, como elementos con los que ofrecer una buena experiencia de trabajo

El desarrollo de un lugar de trabajo óptimo, por tanto, es un punto fundamental a la hora de captar nuevos talento y conservar el que ya se tiene, mejorando la marca como empleador de las empresas.

Marca de empleador como fuente de atracción de talento

Con el uso de nuevas tecnologías e Internet, en los departamentos de Recursos Humanos, se ha abierto todo un abanico de posibilidades para la captación de talento y está siendo una de las principales herramientas a la hora desarrollar la estrategia de “marca como empleador” o employer branding.

Disponer de una acreditación del tipo “Great Place to Work®”, dónde se recoge un listado con las mejores empresas para trabajar, acreditando y posicionando a las empresas como marcas de referencia a la hora de buscar trabajo, es un activo valorado por candidatos y responsables de recursos humanos

Y este es un aspecto importante en un momento en el que la “guerra” por el talento es un talón de Aquiles para muchas empresas que buscan innovar, desarrollarse y diversificarse. Según el estudio “Human Age 2.0: Las fuerzas futuras en el trabajo” de 2016, el 38% de los directivos mundiales encuentran grandes dificultades a la hora de encontrar candidatos que cumplan los requerimientos necesarios para determinados puestos clave, el porcentaje más alto en 7 años.

Si nos fijamos en España, un 33% de las empresas dice ser incapaz de atraer talento según el informe “Talent Trends 2017″. Ya no es suficiente un alto salario como principal atributo para atraer talento. La imagen de la empresa, un entorno de trabajo motivador, el atractivo del sector y la posibilidad de desarrollo profesional, son algunos de los atributos más buscados por los trabajadores.

Atraer y retener talento en la empresa no es el único motivo para desarrollar una buena estrategia de employer branding. Como consecuencia de un buen posicionamiento como empleador, se mejora la visibilidad de la compañía en el mercado, se reduce el coste por contratación al tener una menor rotación y la propia retención de talento provoca una mayor incentivación y competencia ‘positiva’ que repercute en la productividad del conjunto de la organización

Empleados satisfechos como fuente de beneficios

“Elige un trabajo que te guste y no tendrás que trabajar ningún día de tu vida” (Confucio, siglo VI a.c.)

La gestión del talento no sólo debe centrarse en conseguir atraer personas valiosas a la compañía, sino que deben cuidar a las que ya la integran y promover el compromiso y sentimiento de pertenencia entre sus equipos.

Promover un entorno de trabajo en el que gestionar adecuadamente el estrés diarios a la vez que se cuida el compromiso de las personas, repercute directamente en los indicadores de productividad. Según el estudio realizado por Hardvard Bussines acerca del estrés y el trabajo de 2017, entre el 60%y el 80% de los accidentes de trabajo se deben a índices altos de estrés entre los trabajadores, y por otro lado, los trabajadores desmotivados según el Instituto Gallup, cometen un 60% más de errores, tienen un 37% más de absentismo y sufren un 49% más de accidentes.

El lugar de trabajo como elemento diferenciador

Aunque la política de gestión de talento se compone de muchas y diversas líneas de actuación, fomentar la transformación del puesto de trabajo para que sea un facilitador de modelos de colaboración efectivos y dinámicos, se convierte en un elemento clave de la captación y retención de personas valiosas.

Algunas transformaciones que puede realizarse en el propio entorno de trabajo de la oficina; si una compañía está promoviendo una transformación de sus equipos de trabajo basada en implementar metodologías ágiles, el puesto de trabajo juega un papel clave: desde espacios abiertos que permitan la conectividad e interacción en y entre los equipos, hasta la posibilidad de teletrabajo que permite la movilidad del empleado o de colaboradores externos, con la digitalización del puesto de trabajo.

También el diseño de la oficina, la iluminación, el tipo de muebles o su disposición, son aspectos que inciden en la forma de trabajar de las personas y los equipos.

Y no sólo hablamos de espacios de trabajo. Otro de los aspectos fundamentales en referencia al workplace, son los espacios de descanso, con el fin de que sean también espacios de comunicación y acercamiento entre las personas: un futbolín, una mesa de juegos  o una simple cafetera, hacen que estas áreas también ayuden a  generar una experiencia satisfactoria en el hecho de “ir a trabajar”.

Desde GMAOffice promovemos soluciones y servicios que transforman el puesto de trabajo, digitalizándolo, fomentando la movilidad e interconectando personas. En definitiva, buscar el mayor grado de satisfacción por parte de empleados y colaboradores. Porque si atraer talento no es fácil, tampoco retenerlo y un entorno de trabajo adecuado, ayuda a generar una experiencia positiva en el “hecho de ir a trabajar”.

Las redes 5G y su impacto en la transformación digital del puesto de trabajo

5G

Un año más, el Mobile World Congress de Barcelona ha sido el escaparate del sector de las telecomunicaciones, y en esta edición el tema protagonista que se repetía en ponencias, stands y conversaciones del evento han sido el 5G y las oportunidades de negocio que puede suponer. Las redes móviles de quinta generación no es un concepto nuevo, en realidad, ya fue tema de discusión en el congreso de 2017, pero si lo es el hecho de que pase de ser un concepto a una tecnología que empieza a ganar madurez; algunos operadores comienzan este mismo año el despliegue de redes 5G.

La llegada del 5G supone un cambio tecnológico importante. No sólo por el incremento del ancho de banda, que multiplica por cien la velocidad de las redes 4G, sino también por la reducción de la latencia a 6 milisegundos, un tiempo prácticamente inapreciable. Pero sobre todo por la capacidad de conectar un número mucho mayor de dispositivos, en previsión de la demanda derivada del crecimiento exponencial del IoT.

¿Y el 5G, qué impacto tendrá en las empresas y en la transformación del puesto de trabajo?

Pues en  primer lugar, cabe pensar en el impacto sobre la movilidad del trabajador. A día de hoy, un 70% de las empresas están apostando en España por la ultramovilidad de sus empleados, según el estudio de IDC, en colaboración con Telefónica, “Tendencias de ultramovilidad en España”. Se prevé que en 2020 se alcancen los 14 millones de trabajadores móviles.

Con la implantación del 5G se conseguirán velocidades que anteriormente sólo eran posibles a través de fibra, lo que repercutirá en nuevos servicios y herramientas para que los trabajadores móviles sean mucho más eficientes.

La posibilidad de estar conectados de forma prácticamente inmediata sin necesidad de compartir el mismo espacio geográfico, mejorará mucho las comunicaciones entre trabajadores

Si pensamos en servicios de videoconferencia desde dispositivos en movilidad, con una latencia tan baja, el 5G nos permitirá realizarlas en definición 4k  y sin apenas retardo. Lo que supone la posibilidad de desarrllar soluciones que efectivamente hagan de la ultra movilidad la palanca de transformación de entornos de trabajo.

Lo que hace pocos años sonaba a ciencia ficción, por ejemplo pensar en mantener una reunión de trabajo desde un vehículo autónomo mientras se está editando un contenido simultáneamente con otros interlocutores en remoto, se percibe como una posibilidad real y cercana.

Y el hecho de que servicios de Virtual Meeting Room, que ya ofrecen compañías como Ricoh –UCS Advanced– permitan la interoperabilidad de participantes conectados desde diversos dispositivos y entornos, en movilidad o no, hace aún más plausible este escenario de colaboración en hipermovilidad.

Pero el 5G no solo impulsará servicios audiovisuales y colaborativos basados en de la videoconferencia. Otros servicios relacionados con la gestión documental, y procesos colaborativos con interactividad inmediata, y sobre todo la conectividad de dispositivos (IoT) en el ámbito corporativo también cuentan con la plataforma para experimentar una drástica transformación.

En un futuro inmediato, podremos acceder a toda la información relevante de la empresa y realizar cambios sincronizados entre archivos que se estén editando desde distintos dispositivos, localizaciones dispersas y entornos heterogéneos simultáneamente, agilizando procesos y aumentando la productividad. En este nuevo escenario de flujos digitales de trabajo aplicados a la gestión documental, también los modelos Blockchain han de jugar un papel relevante.

Las estructuras Block Chain aplicadas a la gestión documental permitirán sistemas de almacenamiento en la nube, con documentos siendo editados en diversos dispositivos, aunque con un control de legitimidad ante posibles cambios, necesitando un consenso mayoritario por parte de los participantes de la cadena y sincronizándose automáticamente en caso de realizarse, pero imposibilitando el borrado de la información. Es decir, un registro de acontecimientos digitales, compartido entre diferentes partes.

En definitiva, los nuevos flujos documentales, compartidos según un nuevo paradigma de control de cambios, y sobre una red de alta capacidad para acceder en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, abre la vía al desarrollo de nuevas soluciones de gestión documental.

¿Y qué decir del impacto de las redes 5G sobre la aplicabilidad del IoT en el puesto de trabajo?

Pues es precisamente la conectividad de todo tipo de dispositivos en movilidad la que puede hacer que el puesto de trabajo gane en eficiencia, en eficacia y en seguridad.

Eficiencia, porque la utilización de dispositivos conectados -ya sean los denominados  wearables, o cualquier tipo de máquina con el que actúa el trabajados -su vehículo, una impresora, herramientas de trabajo…-  aporta una cantidad ingente de datos, información en definitiva que permita optimizar procesos de trabajo.

Eficacia, porque el acceso a toda esa información desde cualquier ámbito y de manera inmediata ayuda a la toma de decisiones ágil y basadas en evidencias.

Y seguridad, porque la monitorización de actividad en actividades de riesgo puede disminuir drásticamente la ocurrencia de accidentes de trabajo. Sólo en el mes de enero de 2108, los accidentes de trabajo que causaron baja aumentó más de un 9% respecto al mismo mes de 2017.

La utilización de dispositivos conectados que aporten seguridad activa y pasiva (localización del trabajador, condiciones del entorno -temperatura, gases, otros peligros…- alarma sobre movimientos susceptibles de provocar lesiones, etc.) permitiría reducir significativamente las cifras de accidentes.

En definitiva, dotar al trabajador en movilidad de un entorno con más posibilidades de colaboración, mejor acceso a la información, uso más eficiente del tiempo, entornos de trabajo más seguros hacen de las redes 5G una palanca clara de impulso claro en la transformación del puesto de trabajo.

En GMA Office somos conscientes de que las soluciones digitales para el puesto de trabajo irán evolucionando y permitiendo la irrupción de nuevas tecnologías y servicios. Por eso, desde nuestra vocación de  ayudar a digitalizar el puesto de trabajo, seguiremos evolucionando nuestro portfolio de servicios de colaboración y comunicación, soluciones de gestión documental y de movilidad, y estamos convencidos de que las redes 5G resultarán un acelerador en esta transformación.

 

 

Conectando personas y procesos. Prepare a su empresa para los nuevos hábitos de trabajo y mejore en eficiencia

La transformación del espacio de trabajo se ha convertido en la actualidad en una necesidad estratégica para las empresas en términos de mejora de la eficiencia. Poder realizar cualquier cometido sin importar el lugar, ni el momento, es ya una condición indispensable en los nuevos entornos donde se busca, también, la  automatización de procesos para ganar en agilidad y rapidez.

Los hábitos de trabajo han cambiado y los factores determinantes señalan al impacto de la digitalización y la aparición de nuevas tecnologías como causantes del fomento de la innovación y la mejora de la productividad, al romper los llamados silos de información en las compañías.  El objetivo no es otro que crear un espacio de trabajo digital donde se fomente la conexión de personas y procesos, buscando más comunicación, flexibilidad y seguridad. Hay que reinventar el lugar de trabajo para estar convenientemente preparados y adaptarse a las necesidades de los nuevos perfiles profesionales que en 2025 conformarán más del 50 por ciento de la fuerza de trabajo en las organizaciones (Fuente: Workplace 2025 de Fujitsu).

Para conseguirlo y asumir a los cambios que impone la sociedad digital, hay que modernizar necesariamente los recursos empresariales disponibles, facilitando la movilidad de los trabajadores y el trabajo remoto, escuchando las nuevas exigencias de nuevas generaciones que, como los millennials,  demandan tecnologías digitales para trabajar de forma más inteligente. De hecho, las organizaciones que no adapten su entorno de trabajo rápidamente tendrán problemas para atraer y retener talento, pero también para mejorar su rendimiento.

Tener un  mejor acceso a la tecnología supone no perder por término medio 3,5 días todos los meses, según un estudio realizado por Ricoh Europa,  es decir 42,3 días por año.

Incrementar la productividad, mejorando la agilidad de las operaciones y procesos tan solo es posible gracias al empleo de las nuevas tecnologías digitales y no introducir éstas es ya un freno para la agilidad empresarial (Fuente: Empowering Digital Workplaces de Ricoh)

Conectar talento, facilitar el trabajo a distancia

Las soluciones de colaboración empresarial inciden ya en la mejora de la eficiencia conectando el talento de las personas y facilitando el trabajo a distancia.

Las pantallas interactivas o los sistemas de videoconferencia actuales facilitan la comunicación en el entorno empresarial, al posibilitar la conexión con quien quieras, donde y cuando quieras, además de ser una vía para reducir gastos de desplazamiento, agilizando los procesos de toma de decisión.

De otro lado, una de las barreras más habituales para la transferencia del conocimiento en las empresas son los llamados silos de información. Romper estos silos es posible, no sólo poniendo en marcha metodologías de trabajo de las denominadas ‘ágiles’, sino también implantando herramientas de colaboración que facilitan poder compartir documentos en distintos formatos y otorgan la capacidad de editar de forma paralela éstos desde distintos departamentos ganando en agilidad, a la vez que se pueda estar organizando una reunión de trabajo con los integrantes en diversas localizaciones, igual de eficaces que las presenciales.

La tecnología de colaboración para ayudar a la ‘Innovación Abierta’

Desde que Henry Chesbrough, profesor de la Universidad de Berkeley, acuñara hace ya 15 años el concepto de ‘Open Innovation’, este se ha ido convirtiendo progresivamente en el paradigma de un nuevo modelo de colaboración en el que las empresas dejan de trabajar como entes aislados sus procesos de innovación, y comienzan a crear los ecosistemas a su alrededor sobre los que apoyarse en un proceso de innovación más efectivo.

Estos modelos de innovación abierta fomentan la colaboración de empresas entre ellas, pero también con profesionales externos, universidades, etc.

La creación de entornos colaborativos que permitan a los agentes implicados en estos procesos de innovación trabajar conjuntamente sin necesidad de estar en la misma ubicación pasa por dotar las tecnologías de conexión y colaboración seguras, confiables y dinámicas.

Así, la tecnología es un acelerador de la innovación abierta. Por ejemplo, propicia que las personas puedan conectarse desde distintos entornos y dispositivos o contar con una infraestructura en la nube en la que se puedan publicar, editar y distribuir contenidos de forma ágil y segura.

En GMA Office contamos con toda esta tecnología innovadora para la mejora del rendimiento de su empresa, facilitando la colaboración en su entorno de trabajo,  contemplando Hardware dotados de impresión segura de documentos confidenciales y sistemas de control de acceso, o facilitando servicios de migración a Cloud que flexibilizan y hacen más eficiente la gestión de la infraestructura IT. ¡Consúltenos!

Diagnóstico Digital, el punto de partida de tu hoja de ruta en la transformación digital

Antes de abordar cualquier estrategia de digitalización y realizar grandes inversiones en su negocio en materia tecnológica, saber de qué punto se parte, y hacia dónde se quiere ir, es ya imprescindible para construir cualquier estrategia de éxito. Disponer de esa hoja de ruta que compartan desde el CEO y el responsable de Sistemas, hasta el conjunto de empleados de la compañía parece una cuestión obvia, pero no lo es tanto. En el camino que emprenden de forma habitual las organizaciones, solo un 20 por ciento de las compañías está acometiendo con garantías la transformación digital. (Fuente: estudio Millward Brown e ICEMD)

El diagnóstico digital se ha convertido en el paso ineludible para determinar cuáles son los puntos básicos a considerar a efectos de obtener una óptima gestión del cambio.

No es más que la realización de un diagnóstico certero para, primero, entender la situación actual en madurez tecnológica y de los proyectos en curso de incorporación de nuevas tecnologías/ herramientas; para, a partir de ahí, construir una estrategia de éxito, preguntándose hacia donde se quiere ir, identificando objetivos y metas, y construyendo un caso de negocio específico que incorpore no sólo la estimación del retorno de las inversiones, sino el posible lucro cesante de no acometerlas (es decir, el riesgo de quedarse mal posicionado o vulnerable a los cambios en el mercado).

Otro aspecto clave del diagnóstico digital es entender a priori la capacidad y motivación de distintos colectivos en la organización para abordar con éxito ese proceso de transformación.

Falta de planificación y criterio experto, principales trabas

La realidad en España demuestra que el grado adaptación de las organizaciones a los procesos de digitalización, es muy desigual. El último informe de la Escuela de Negocio IEBS resalta que la mitad de las compañías en nuestro país se encuentran aún en fase inicial, es decir: descubriendo todavía cuáles son las herramientas necesarias para transformar su puesto de trabajo y adquiriendo conocimientos digitales.

De hecho, muchas las organizaciones se quedan a mitad de camino en los procesos de transformación por una falta de planificación adecuada, insuficiente involucración de los empleados y ausencia de criterio experto.

Frente a ello, la supervivencia viene marcada por la inmediatez para adaptarse tanto a las necesidades de los clientes y los  proveedores, como a los movimientos de nuevos competidores digitales.

El objetivo es crear un ecosistema integral en el puesto de trabajo para una gestión más eficiente, incrementando, como consecuencia, los resultados empresariales.

En este proceso voces cualificadas, como el Ministerio de Industria, indican que es fundamental que las organizaciones sepan el estado de digitalización en el que se encuentran, señalando a las herramientas de autodiagóstico como la mejor garantía que permite evaluar el nivel de madurez. HADA (Herramienta de Diagnóstico Digital Avanzada), es un ejemplo para logar una necesaria reflexión interna que permita el desarrollo y la implantación de acciones y proyectos concretos para aumentar la eficiencia actual y futura.

Diagnóstico Digital, el mejor punto de partida para las pymes

En GMA Office, desde nuestro compromiso con la transformación del puesto de trabajo, ayudamos a las organizaciones haciendo frente a la incertidumbre que supone la transformación digital, asesorándole y acompañándole en aquellos puntos básicos a considerar antes de realizar cualquier inversión en este ámbito.

Para ello, utilizamos una exclusiva metodología de diagnóstico, que establece pormenorizadamente, y en función de la tipología del sector y tamaño de la empresa, cuáles son los puntos básicos a considerar en base a tres acciones:

  • Identificando los activos tecnológicos y proyectos en curso
  • Analizando la madurez digital de las personas de su organización
  • Estableciendo prioridades de actuación y de inversión

Todo ello, nos lleva a acompañar a nuestros clientes en realizar un Plan de Transformación Digital específico acorde a sus necesidades, elaborando un programa de adopción completo, identificando las distintas fases, tiempo y costes, y el correspondiente acompañamiento en incorporar los nuevos hábitos.

El objetivo es diseñar y marcar cuál es la hoja de ruta a seguir, ayudándoles a definir su estrategia digital e identificar cuáles son aquellos puntos claves para poder implantar un plan realista y coherente, con la meta de conseguir un espacio de trabajo que se adapte a cuatro ejes básicos y hoy imprescindibles:

  • Colaboración
  • Comunicación
  • Digitalización e impresión
  • Movilidad

En GMA Office, priorizamos y calendarizamos un plan que contempla la reordenación y mejora de los procesos de negocio, construyendo un proyecto sólido, y elaborando una hoja de ruta adecuada basada en el análisis de las personas y la tecnología. Además, identificamos los momentos críticos y evaluamos cuáles son los requisitos técnicos necesarios, desarrollando un proyecto de adopción completo que cambiará la forma de trabajo, mejorando la productividad y el rendimiento de su negocio.

Con este enfoque, nuestros clientes logran, por tanto:

  • Una mayor optimización de los recursos
  • Realizar una certera fotografía del estado actual de su empresa
  • Evaluar mejor los riesgos y tener identificadas las soluciones
  • Mayor control y mejora de los procesos

En GMA Office hacemos más fácil la transformación digital del puesto de trabajo, solventando los obstáculos y adaptando rápidamente su modelo de negocio a los nuevos hábitos con la ayuda de la tecnología más innovadora. ¿Comenzamos?

Imagen: Freepik