Gestione sus visitas de manera eficiente.

Proxyclick GMA Office gestión de citas

En GMA Office somos conscientes de la importancia que tiene una rápida adaptación por parte de las empresas ante los cambios, por eso intentamos aportar soluciones que permitan olvidarse de todo aquello que no sea parte fundamental de sus actividades diarias, simplificando sus procesos y permitiendo que las compañías se centren totalmente en el desarrollo de su actividad empresarial, delegando o simplificando procesos de administración y gestión.

Por ello, ofrecemos soluciones tecnológicas adaptadas a las necesidades de cada compañía, con una propuesta “End-to-end”, ofrecemos soluciones personalizadas para cada puesto de trabajo.

 RGPD

Desde el pasado 25 de mayo, ya es obligatorio cumplir con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos, pero según el último informe de IDC Research España en referencia al RGPD, sólo un 10% de las empresas españolas están preparadas para mantenerse dentro de la normativa.

Con este cambio en el paradigma de la gestión de datos, es importante tener en cuenta posibles soluciones que ofrezcan a las empresas, de una manera sencilla, la mejor y más rápida adaptación al nuevo reglamento.

¿Qué soluciones ofrece GMA Office?

GMA Office, en asociación con Proxyclick, ofrece soluciones que ayudan a mantenerse dentro de la normativa en el área de la gestión de visitas.

Controlar qué personas externas acceden a las instalaciones de la empresa, es un aspecto fundamental para el cumplimiento del reglamento, pero para realizar este control, ha quedado totalmente descartada la opción de llevarla a cabo en formato papel, siendo necesario el almacenamiento digital y limitando el acceso a dicha información.

Con esta solución, a través de diferentes planes de suscripción que se adaptan en función de las necesidades de las empresas, se permite llevar a cabo el proceso de la información de aquellas personas externas que acceden a las instalaciones de la compañía, como podrían ser clientes, proveedores o trabajadores de otras sedes.

¿Cómo funciona esta solución?

Esta solución cuenta con tres modelos distintos de trabajo:

A través de un iPad conectado a una nube de almacenamiento, en la zona de recepción de la compañía, se recopila toda la información relevante para la empresa en referencia a un visitante, recogiendo entre otros, los datos de entrada y restringiendo o permitiendo el acceso a las instalaciones.

Con el fin de agilizar el proceso de recepción de visitantes, existe la posibilidad de enviarles un correo electrónico con un código QR personalizado con todos sus datos, qué les permitirá identificarse y dejar constancia de su llegada con un simple escaneado.

También por correo, se podrán programar las visitas en un calendario a través de un plugin para Outlook.

Por otro lado, hay un soporte web compatible con todos los navegadores, donde también de forma manual, la propia empresa puede gestionar la entrada y salida de visitantes.

Y por último, también para los propios empleados de la compañía, se facilita una app móvil que permite realizar gestiones directamente desde sus dispositivos, recibiendo notificaciones que se pueden responder al instante, facilitando la comunicación con el visitante e incluso recibir una foto para así poder reconocerlo.

Diseño y aplicaciones

El diseño de las distintas interfaces es personalizable para cada empresa, ofreciendo la posibilidad de comunicar su imagen de marca con los colores y motivos de la compañía.

En caso de que dos empresas distintas compartan instalaciones, ambas pueden utilizar el mismo dispositivo de recepción de visitantes, aunque con una personalización individual, una vez que el visitante haya elegido el logo de la compañía con la que tiene cita.

Por otro lado, los visitantes, en el día de su visita, recibirán una notificación recordándoles todos los detalles de la visita y en el caso de que sean visitantes “VIP” o de alto interés para la compañía, se avisará a todos los trabajadores necesarios sobre  su llegada.

Con toda la información recopilada, esta solución, realizará gráficos sobre el tiempo que los visitantes pasan en las instalaciones, informes diarios sobre las visitas realizadas, almacenará datos de los visitantes, se permitirá la posibilidad de gestionarlos de forma individual o masiva, opción de exportarlos en formato Excel e incluso realizar cuestionarios que sirvan de guía a la hora de realizar posibles gestiones de visitantes futuras.

Si quisiera recibir más información sobre este producto, no dude en contactarnos pulsando aquí.

 

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Tres generaciones compartiendo el entorno de trabajo.

generaciones en el trabajo

Si recientemente hablábamos en este blog del puesto de trabajo como fuente de atracción de talento, se tiende a pensar que este talento se focaliza en una generación concreta, pero no es así. Hoy en día, en las empresas conviven y comparten espacio 3 generaciones muy distintas, nacidas en tiempos muy diferentes y con unos valores que aportar muy relevantes y a la vez complementarios.

Para todos ellos, dotar al puesto de trabajo de atributos que lo hagan atractivo, funcional, y adaptado a las distintas necesidades, puede ayudar a que trabajadores de distintas generaciones trabajen de manera colaborativa, ofreciendo cada uno de ellos lo mejor de sus capacidades, experiencia y motivaciones.

Baby Boomers.

La generación de los BabyBoomers está conformada por aquellas personas nacidas entre el 1945 y el 1964, siendo el resultado directo del babyboom o explosión de natalidad, surgido tras la finalización de la Segunda Guerra Mundial.

Han ido adaptándose a las tecnologías según han ido apareciendo, fueron los primeros en entrar a la universidad y actualmente los puestos directivos de aquellas empresas españolas que forman parte del Ibex35, están conformados principalmente por esta generación, según declaraciones de Ángeles Alcazar, socia directora del Observatorio Generación y Talento.

Se caracterizan por pensamientos vitales a largo plazo, la mayoría pretenden jubilarse en la empresa que trabajan, tras una larga carrera en ella, sintiéndose muy orgullosos de pertenecer a dicha compañía.

Los atributos que más valoran en lo que a su puesto de trabajo se refiere, según el estudio de Trust Index: “Encuesta Great Place to Work”, sería sentirse orgulloso de la compañía, una gestión honesta y ética, reconocimiento y orgullo por sus logros y un ambiente que propicie la buena acogida de nuevos trabajadores.

La Generación X

Por otro lado, encontramos a las personas que conforman la llamada Generación X, que son aquellas personas nacidas entre 1965 y 1981.

Una de sus principales características es que vivieron con los primeros avances digitales. Por tanto, tuvieron “más fácil” la adopción de las nuevas tecnologías en el trabajo.

Otra característica importante dentro de esta generación, es la incorporación de la mujer al entorno laboral.

Según François Gaffinel, director general de Sodexo BI, la Generación X está menos preocupada por los cargos altos y más porque su trabajo tenga sentido, esto explica por qué muchas personas pertenecientes a esta generación no están en cargos de responsabilidad que según edad y experiencia deberían ocupar.

Según el mismo estudio de Trust Index, las personas que pertenecen a esta generación a diferencia de los Babyboomers, valoran en mayor medida disponer de un lugar de trabajo dónde se sientan cómodos y no tienen miedo a cambiar de trabajo si las condiciones no le son del todo favorables.

La Generación Y o Millenials

Se les conoce por distintas denominaciones; también como la Generación Peter Pan. Lo conforman aquellos nacidos entre 1982 y 1994 y son prácticamente nativos de las nuevas tecnologías de la información y comunicación; el uso de ellas ya formaba parte de sus actividades cotidianas.

De los Millenials se suele decir que son unos promiscuos laborales y no suelen ser fieles a sus compañías, pero el mismo estudio de Trust Index: “Encuesta Great Place to Work”, asegura que el 90% de los Millenials que se sienten integrados y cuentan con un buen ambiente de trabajo, no dejarían la compañía.

Para contribuir a fidelizarlos según el estudio Generación Y, realizado por Deloitte en 2014, habría que ofrecerle la formación a través de un mentor que le permita conocer en profundidad la empresa y también así puedan desarrollar sus habilidades de liderazgo.

Y como una continuación de los millenials, podría considerarse una cuarta generación, los Centennials, aquellos nacidos desde 1995 hasta la actualidad, que se acaba de incorporar al mercado de trabajo.

Esta heterogeneidad en las empresas, en lo que a rangos de edad se refiere, se debe principalmente a dos factores. Primera y principal sería el aumento de la edad de jubilación que provoca que cada vez se trabaje hasta una mayor edad y coincidan con los más jóvenes, y por otro lado con el boom tecnológico y los nuevos modelos educativos, los Millenials llegan a las organizaciones con cada vez más conocimientos en nuevas tecnologías y capacidades digitales con las que las generaciones anteriores no cuentan en igual medida pero que han de adoptar, propiciando el cambio de roles de aprendiz y mentor.

Las empresas deben aprovechar esta situación de diversidad de edades para explotar al máximo las capacidades de cada generación, la experiencia y conocimientos de la generación de los Babyboomers, utilizar como nexo o puente entre generaciones tan opuestas, la Generación X, más próximo y cercano a las otras dos generaciones, mezclando características de Babyboomers y Millenials y por último dar buen uso de los nuevos conocimientos y competencias digitales de la Generación Y.

Pero si algo tienen en común estas 3 generaciones, es la importancia que le dan a tener un buen lugar de trabajo, como anteriormente hemos mencionado según el estudio de Trust Index, llegando a superar el 90% de personas que piensan quedarse en sus empresas, si éstas le propician un ambiente favorable de trabajo.

Contar con espacios abiertos que permitan la interacción, soluciones que permitan la movilidad del trabajador, fomento de la ‘oficina sin papeles’, una adecuada iluminación, disposición del mobiliario y espacios donde tomarse un descanso compartiendo impresiones, pero a la vez sin inferir en el trabajo de otros… Son facilidades que van a favorecer que perfiles de distintas generaciones se sientan identificados con su lugar de trabajo.

Desde GMA Office, proponemos a las empresas una aproximación a la transformación del puesto de trabajo desde la perspectiva de dotarle de esas características que aporten valor añadido, y que la digitalización fomente la colaboración, conectividad, movilidad e interactuación efectiva entre personas.  Y en que el entorno de trabajo  sea un catalizador para generar una experiencia positiva en el “hecho de ir a trabajar”. Contacta con GMA y ayudaremos a tu empresa en el éxito de esa transformación del lugar de trabajo.

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Sistemas de mensajería instantánea y rr. ss. en la empresa.

Sistemas de mensajería empresas

Que las redes sociales y los sistemas de mensajería instantánea están totalmente integrados en nuestras vidas no es ninguna novedad, 2.700 millones de usuarios disponen de al menos una red social o sistema de mensajería instantánea, así lo muestra el estudio de WeAreSocial: ”Digital in 2017: Global Overview”.

El ser humano siempre ha tenido la necesidad de comunicarse puesto que somos seres sociales y no podemos convivir aislados. Pero con la aparición de las nuevas tecnologías y las redes sociales, estos procesos comunicativos están transformándose, permitiendo estar conectados prácticamente de manera inmediata y sin necesidad de compartir el mismo espacio físico, transmitiendo la información a través de distintos medios fuera de la mera conversación.

Muchas empresas que son conscientes de este cambio en la forma de comunicarse y teniendo en cuenta la ventaja que supone también en cuanto a inmediatez y flexibilidad, cada vez más, apuestan por las redes sociales y sistemas de mensajería instántanea para comunicarse, entre sus empleados y con sus clientes, ya sea a través de las redes sociales corporativas, transfiriendo los valores y noticias relativas a la marca o mediante sistemas de mensajería, que permiten una mejor comunicación entre empresa y trabajador, con los clientes o entre trabajadores. De hecho, en muchas ocasiones son los propios empleados los que fomentan de forma espontánea el uso de estas aplicaciones, extendiendo al uso profesional los hábitos de utilización de redes sociales de ámbito privado, y auspiciado por las políticas corporativas de Bring your own device (BYOD), por la que la mayoría de empleados tienen a su disposición en todo momento un Smartphone en su puesto de trabajo.

Aunque Whatsapp es la aplicación más famosa y utilizada entre los sistemas de mensajería (más de mil millones de usuarios activos según el informe de 2017 de la propia aplicación), también podemos encontrar Telegram, Threema, Facebook Messenger, WeChat, Line… Menos utilizadas pero con prestaciones muy similares.

Otro aspecto a considerar es el cambio de hábitos en cuanto a la manera de compartir información como archivos adjuntos, usando sistemas de mensajería instantánea en vez de canales convencionales como el correo electrónico. Especialmente, en entornos de trabajo de alta movilidad y dispersión, las aplicaciones de mensajería instantánea pueden resultar mucho más ágiles.

Pero, ¿Qué riesgos presentan este tipo de apps?

El gran riesgo asociado al uso de estas aplicaciones es que las empresas pierden el control sobre la información compartida y de los canales de comunicación utilizados. Incluyendo todo tipo de información operativa y confidencial.

Cuando los empleados utilizan estas aplicaciones públicas, al no existir la posibilidad de realizar auditorías de la red de usuarios y no disponer de ningún control sobre la misma, supone en la práctica, un descontrol absoluto sobre qué información se comparte y con quién.

Este tipo de aplicaciones gratuitas no pueden asegurar la total protección de los datos que almacenan y es el propio usuario el que acepta responsabilizarse del intercambio de información. Y por otra parte, aún con la incorporación del cifrado de mensajes, diversas investigaciones han puesto en duda la seguridad de los grupos que comparten información.

Desde el punto de vista de la legislación en protección de datos, utilizar estas aplicaciones, supone un claro riesgo de vulneración y no sólo cuando se comparte información confidencial, sino cuando se añade a una persona a un grupo sin su consentimiento, como ya ha quedado explícito en la resolución de la Agencia Española de Protección de Datos

Con la entrada del nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos en mayo, las personas que compartan datos personales como la fecha de nacimiento o el número de teléfono de terceros a través de redes sociales, se considerará cesión de datos no autorizada, por lo que podrán ser multadas con sanciones que van desde los 900€ hasta los 600.000€.

Por otro lado, otro grave riesgo asociado a este tipo de apps, sería que cuando un dispositivo dejara de funcionar se perdería toda la información en caso de no tener una copia de seguridad actualizada, además de comprometer la información que se encuentra en el propio dispositivo en caso de hurto o pérdida.

Aplicaciones móviles de mensajería instantánea corporativa.

Como consecuencia de la próxima entrada en vigor del RGDP y las numerosas quejas relativas a la fusión de Whatsapp y Facebook en lo que a almacenaje y gestión de datos se refiere, según el último estudio realizado por la empresa Aggity en este mismo 2018, un 79% de compañías se muestran preocupadas por el uso de sistemas de mensajería móvil en el entorno profesional.

Si lo que busca una empresa es una alternativa a este tipo de apps para agilizar los procesos de comunicación dentro de la empresa, que complemente el uso del correo electrónico, pero sin asumir los riesgos de las redes sociales, la solución pasa por la utilización de aplicaciones móviles de mensajería instantánea corporativa.

Estas aplicaciones, además de ser más seguras y gestionables, permiten que el empleado pueda diferenciar el intercambio de información en ámbitos de vida privada y actividad laboral.

Este tipo de sistemas de mensajería corporativa, ofrecen una mayor seguridad de los datos y la posibilidad de que la empresa sea la propietaria real de toda la información, con dos modelos de implantación: Con un sistema independiente y securizado (por ejemplo, con cifrado de 256 bits y protocolos https).

En cuanto al almacenamiento de la información, estas aplicaciones diseñadas para su uso corporativo permiten alojar la información, bien en centros de datos propios de la propia empresa,  o bien en la nube, aunque en un entorno controlado por los responsables de sistemas de la información. Además, mediante un perfil específico de administración, se puede limitar el tiempo de almacenamiento de información, posibilitar o anular el acceso a información por parte de dispositivos externos, definir los tipos de archivos que se pueden compartir/ descargar, o su tamaño máximo, entre otras opciones.

Desde GMA Office entendemos que la transformación del puesto de trabajo ha de estar siempre vinculada a una gestión eficiente y segura, y que el uso de aplicaciones móviles ha de redundar en una mayor flexibilidad y productividad, pero sin poner en riesgo la integridad de la información corporativa.

Por ello, dentro de nuestro porfolio de aplicaciones móviles, contamos con una solución de mensajería corporativa especialmente diseñada por nuestros partners y orientada al uso empresarial.

¿Preocupado por la seguridad de la información en tu negocio? Desde GMA Office te ayudamos. Contacta con nosotros.

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