Abrir un canal de comunicación para afirmar que toda empresa ha de mantener su información unificada, segura y accesible sería malgastar su tiempo.

Tener la capacidad de implementar soluciones que automaticen procesos empresariales, permitan manejar contenido importante en una ubicación segura y perfectamente compatible con otras aplicaciones que ya se dispongan en las organizaciones, hace que su inversión de tiempo en leer este articulo, merezca la pena.

Nuestra suite de soluciones de gestión documental está basada en OnBase, del fabricante Hyland Software, con quien hemos firmado un acuerdo recientemente, y que queremos presentaros.

Camino a la eficiencia

Al día, un trabajador medio, invierte casi un 35% de la jornada laboral en buscar información relevante para el desempeño de sus funciones.

Con OnBase se puede reducir el tiempo invertido en buscar información, aumentando la eficiencia, mediante un sistema centralizado de fácil acceso desde cualquier dispositivo.

Por otro lado, se aceleran los procesos al automatizar decisiones predecibles y proporciona herramientas útiles para el manejo de todas y cada una de las tareas, actividades y trabajos.

Económicamente también aporta ventajas como ahorro en papel y reducción de costes por impresión y almacenaje, al poder capturar electrónicamente el contenido que además minimiza el riesgo de pérdida.

Esta solución es perfectamente testable en diferentes departamentos para poder recibir un servicio personalizado que se adapte completamente a las necesidades de cada área de negocio dentro de la empresa.

Captura

OnBase captura los documentos e información relevante, ya sea en formato electrónico o papel desde la fuente, para su posterior almacenamiento en un solo sistema con una interacción humana mínima, facilitando el tedioso ingreso manual de datos que por otra parte puede albergar errores.

Administración

Esta solución combina la capacidad de manejar procesos, documentos y datos en un solo sistema centralizado, permitiendo el flujo ininterrumpido de información minimizando el tiempo de respuesta.

• Administra documentos. Permite el trabajo de manera electrónica, facilitando la recopilación de información y documentos a la vez que permite usar carpetas y archivadores digitales que mantengan el contenido organizado. Además, permite administrar revisiones y versiones, firmas electrónicas y documentos generados automáticamente para clientes y socios de una manera eficiente.

• Administra procesos. Disminuye el tiempo de procesamiento y aumenta la productividad de los empleados al optimizar sus procesos, automatizando tareas predecibles a la vez que entrega excepciones y decisiones a las personas correctas en el momento correcto.
• Administra datos. Se pueden crear aplicaciones de gestión basadas en datos, reemplazando de esta forma bases de datos anticuadas, hojas de cálculo compartidas y sistemas heredados, minimizando la necesidad de soluciones genéricas o personalizadas para las distintas áreas de trabajo.

Acceso

Mediante una interfaz de usuario personalizada e intuitiva, OnBase permite trabajar dentro de otra aplicación empresarial, como un sistema ERP o productos de Microsoft® Office.

Además, se puede acceder desde cualquier parte sin necesidad de encontrarse dentro de la oficina e incluso permite la conexión cuándo no se está en línea.

Integración

OnBase permite su integración para brindar a los usuarios su acceso instantáneo a toda la información que necesitan desde las aplicaciones habituales de uso.

• Integraciones creadas con un propósito particular: Con posibilidad de integración dentro de PeopleSoft®, SAP®, Microsoft Office®, Outlook®, ESRI®, Datatel® e Infor Lawson®.
• Integraciones a nivel de pantalla: Con una herramienta de configuración interactiva, OnBase faculta a sus usuarios a acceder a documentos, crear formularios y hasta iniciar procesos de OnBase directamente desde las pantallas de sus aplicaciones empresariales.
• Integraciones a nivel de datos:Se ofrece el servidor Enterprise Integration Server [EIS] para coordinar un intercambio instantáneo y garantizado de datos entre aplicaciones.

Análisis

Se proporciona en tiempo real el estado de los procesos, registros y datos del sistema, permitiendo tomar acciones en el momento necesario.

• Monitorizar: Brinda información inmediata y accionable sobre el estado de los procesos empresariales. Con paneles de información interactivos.
• Auditar: Gestión rápida de lo que se encuentra en el sistema, así como lo que falta, lo antiguo o lo vencido.
• Reportar: Con capacidades exhaustivas para la generación de informes, usted puede ver el estado del proceso, los resultados y la condición del sistema sin la necesidad del Departamento de TI o sin comprometer la seguridad del sistema.

Almacenamiento

Se minimiza el riesgo y el respaldo del cumplimiento de almacenar, proteger y eliminar de forma segura su información de acuerdo con la normativa RGPD, sin necesidad de software o hardware de terceros.

Al consolidar todo el contenido importante en un sistema, se resuelven los problemas asociados con el manejo de contenido a través de diferentes bases de datos, sistemas y ubicaciones de almacenamiento físico.

En GMA Office confiamos en el desarrollo tecnológico de las empresas en búsqueda de la eficiencia, sacando el máximo partido a los recursos disponibles y optimizando el tiempo de los trabajadores.

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