Las redes 5G ya son una realidad.

Aplicaciones 5G reales

A lo largo de los últimos años han surgido cientos de noticias sobre el potencial de las redes 5G pero no ha sido hasta este año que hemos podido disfrutar de los primeros hechos empíricos.

Aprobados unos estándares globales sobre esta nueva tecnología, será más fácil que empiecen a aparecer productos que puedan beneficiarse de este nuevo tipo de redes.

En diciembre se planteó que las redes 5G se apoyaran en las antiguas redes 4G/LTE, pero con los últimos estándares publicados por el 3GPP, las redes 5G se apoyarán en nuevas infraestructuras creadas desde 0, orientadas principalmente para esta finalidad.

Gracias a este canon oficial, las empresas podrán empezar a crear de manera compatible hardwares, chips, infraestructuras, smartphones…

Aplicación real de las redes 5G en el trabajo

Una de las principales ventajas que traen consigo las redes 5G es la conectividad inmediata que facilitará la movilidad en el puesto de trabajo.

Hoy en día, el 60% de las empresas en España apuestan por la ultramovilidad de algunos de sus empleados y se prevé que en 2020 se alcancen los 14 millones de trabajadores móviles, según el estudio de IDC junto a Telefónica, “Tendencias de ultramovilidad en España”.

Con el 5G se podrán lograr velocidades que anteriormente no eran alcanzables ni si quiera a través de fibra óptica y además desde cualquier lugar, esto facilitará muchos procesos para mejorar la conectividad entre personas.

Por ejemplo, si pensamos en las videoconferencias, desde dispositivos en movilidad, gracias a una latencia tan baja, el 5G nos ayudará a realizarlas en definición 4K y sin apenas retardo.

Y puestos a imaginar, lo que hace años podía parecer ciencia ficción, hoy en día es una realidad y podremos mantener reuniones de trabajao desde un vehículo autónomo mientras editamos contenido simultáneamente junto a otros participantes en remoto.

Fuera de la parte audiovisual, las estructuras de Block Chain también se verán mejoradas gracias a este tipo de redes.

Por ejemplo, ambas tecnologías podrán ser utilizadas para procesos de gestión documental, permitiendo un control absoluto y ediciones en tiempo real.

Mejoras en eficiencia y seguridad

Cuando hablamos de mejorar en eficiencia, nos referimos por ejemplo al uso de wearables u otro tipo de maquinaria operada por los trabajadores.

Con la llegada del 5G el coche autónomo e inteligente será una completa realidad, aunque también tendrá ventajas para el mundo de las impresorasy otras herramientas de trabajo, pudiendo intercambiar un gran número de información a una velocidad nunca antes conocida.

En cuanto a seguridad, gracias a los wearables anteriormente mencionados y el uso de vehículos inteligentes, se podrán monitorizar diferentes actividades de riesgo, facilitando así una rápida intervención en caso de necesidad.

Para hacernos una idea, de enero a mayo de 2018 se han producido 541.098 accidentes laborales que han dejado unas 307 muertes, estas cifras podrían haberse reducido gracias a la tecnología en un 25%.

Fuera de aplicaciones en seguridad, también se podrán monitorizar de manera más exacta procesos de distribución, estados de envíos o localización de pedidos, ofreciendo así un mejor servicio por parte de las empresas.

Estamos frente a un gran avance tecnológico que nos acerca aún más a las “empresas del mañana”, donde personas y procesos encajan perfectamente a través de la tecnología.

Si desea recibir más información sobre digitalización de procesos en la empresa no dude en contactarnos pulsando aquí.

PaperCut. Control, gestión, auditoria y ahorro.

PaperCut GMA Office impresoras

GMA Office propone PaperCut como solución de gestión y control de impresión en sus máquinas.

Esta solución cuenta con un gran número de funciones, integrable en cualquier sistema operativo y con una gran sencillez en el manejo.

Independientemente del número de usuarios que disponga su empresa, es perfectamente escalable y se adapta a las necesidades de cada compañía.

Control y gestión

Registra y controla de manera automática el uso de las máquinas, pudiendo llevar a cabo una contabilidad por departamento, grupo o usuario. Limitando o permitiendo los distintos tipos de impresión y distintos números de copias, en base a las necesidades de la empresa.

De esta manera podrá reducir los costes ligados a la impresión.

Reportes

La herramienta realiza gráficos e informes detallados para que en todo momento controle la situación de su parque de impresión.

Facilitando así la comparación entre alternativas que permitan reducir costes.

Administración

De una forma fácil y sencilla podrá acceder a un portal web con cuotas automáticas y creación de usuarios automatizados.

Movilidad

La aplicación se asegura de que las impresiones sean suministradas en la impresora dónde se encuentre el usuario que las solicite, fortaleciendo la seguridad del contenido y permitiendo la movilidad de los trabajadores.

Multiplataforma IT

Independientemente de los sistemas operativos con los que cuente su empresa, PaperCut es totalmente integrable, incluso sincronizable con Directorios Activos o LDAP y soportes para bases de datos externas como Oracle, SQL Server, PostgreSOL y MySOL.

En GMA Office nos hemos propuesto hacerle la vida más fácil para que usted sólo tenga que preocuparse por la gestión de la principal actividad de su compañía y elimine de su día a día todos aquellos procesos que no aporten un valor real a su empresa.

Si desea recibir más información sobre esta solución o nuestras máquinas, por favor, contáctenos pulsando aquí.

CONSEJOS PARA UN OPTIMO MANTENIMIENTO DE SU MULTIFUNCIONAL

Consejos mantenimiento maquinas impresoras

El ciclo de vida de una impresora tiene una relación muy directa con el mantenimiento y cuidado que se realice a diario.

Por ello, desde GMA Office queremos lanzarle una serie de consejos y recomendaciones que ayuden a aumentar la vida útil de sus máquinas, manteniendo siempre la mayor calidad de impresión.

Mantenimiento preventivo

Mantener la impresora sin motas de polvo puede ser un aspecto fundamental a la hora de no reducir la calidad de impresión y prevenir posibles fallos de las máquinas.

Ayudándose de un pequeño aspirador o incluso de un paño ligeramente humedecido con agua, siempre que este no deje residuos y nunca con productos de limpieza generales que contienen elementos químicos que pueden provocar daños en la impresora, podrá realizar una limpieza externa.

En el caso de que se derramen gotas de tóner, intentaremos evitar en la medida de lo posible esparcirlo y utilizaremos papel absorbente cubriendo con leves toques toda la parte afectada.

Recuerde siempre desconectar la impresora previamente, así evitaremos pulsar funciones u otros accidentes.

Papel

Periódicamente se debería revisar la bandeja de papel ya que pueden ir acumulándose pequeñas briznas de las hojas que en el futuro podrían atascarse.

Otra medida relacionada, pasa por utilizar papel de calidad, completamente lisos y a ser posible aireados, aunque se trate de borradores o documentos de prueba.

Nunca se debe forzar una hoja para liberarla, ya que lo más normal es que se rompa y quede enganchada provocando nuevos atascos. En ese caso nos podemos ayudar de unas pequeñas pinzas para extraer los trozos que queden atrapados pero siempre en el sentido de los rodillos.

Tóner

Utilizar recambios originales es un aspecto fundamental para alargar la vida útil de nuestras impresoras, muchos de los fallos que nos encontramos a la hora de reparar una multifuncional pasa por no utilizar cartuchos del fabricante.

Copias de seguridad

En ocasiones las averías son incontrolables, como cuándo, por ejemplo, se producen subidas o bajadas de tensión. Por ello debemos estar preparados con una copia de seguridad que asegure la correcta restauración de la máquina y documentos.

Manipulación interna

Es recomendable que sólo se manipulen los rodillos de la multifuncional en el caso de que se produzcan atascos de papel. Para el resto de averías o fallos es preferible contar con la opinión de un experto.

Disponga de servicio de mantenimiento

Una buena manera de prevenir averías es contar con un servicio técnico de calidad que pueda prever y sugerir recomendaciones para un mantenimiento óptimo de las máquinas.

Realizar un mantenimiento preventivo por el servicio oficial no es muy costoso y nos puede prolongar la vida útil de la impresora en perfecto estado unos cuantos años más, sin necesidad de sustituirla antes de tiempo.

En GMA Office pensamos que aumentar la productividad no siempre pasa por adquirir constantemente nueva tecnología sino que se debe optimizar al máximo la que ya se tiene.

Si desea recibir más información a cerca de nuestros productos y servicios, contacte con nosotros pulsando aquí.

 

¿Quién es GMA Office?

GMA Office soluciones tecnológicas

GMA Office nace de la necesidad de las empresas por diseñar e implementar estrategias de transformación digital, ofreciendo soluciones tecnológicas personalizables para las empresas del mañana.

Nos centramos en la trasformación digital del puesto de trabajo, implementando herramientas intuitivas que aporten a su compañía, la capacidad para crear un entorno de trabajo digital más eficiente.

Sabemos que la innovación, es el primer paso hacia el futuro. Por eso, le facilitamos las últimas tendencias en entorno de trabajo para su compañía, desde procesos productivos hasta la organización de trabajadores y  facilidades para conciliar vida personal y laboral.

Historia de GMA Office

GMA Office, fue fundada en 1986 y en sus inicios estaba centrada principalmente en el área de Office Automation. Siendo particularmente exitosa como distribuidor nacional e importador de diferentes marcas como Lanier, Develop o Konica Minolta.

Sin embargo, posteriormente, experimentó un gran crecimiento en el mercado de la alta producción (Production Print), llegando a ser el mayor distribuidor nacional de Konica Minolta.

Actualmente, GMA Office ha llegado a un acuerdo de partnership con Ricoh, convirtiéndose en Corporate Partner para todo el territorio nacional, en todas las líneas de negocio, Printing, Production Printing, IT Services, Communication Services y Soluciones.

Transformación digital del puesto de trabajo

En GMA Office apostamos por la transformación digital como camino a la eficiencia, por ello contamos con un amplio conjunto de soluciones para distintos ámbitos.

PRINTING

Con nosotros puede realizar una auditoría de parque de impresión totalmente gratuita para posteriormente proponer mejoras para su parque de impresión, bajo el asesoramiento de nuestros expertos en el sector, para que así optimice al máximo los resultados de su empresa.

MOBILITY SERVICES

Facilitamos la movilidad de sus trabajadores para que así saque el mayor rendimiento a los procesos de trabajo, en cualquier lugar y en cualquier momento, con equipos fijos o móviles.

PERSONAS Y PROCESOS

No hay transformación digital del puesto de trabajo que no incluya la adaptación de los procesos de una compañía a la nueva estrategia digital, ni mucho menos a las personas que la integran.

Las personas somos el vehículo a través del cual las compañías se relacionan con sus clientes, empleados, partners y mercados.

Las compañías debíen adaptar sus procesos a los requerimientos del mercado a través de una estrategia digital, que incorpore, no solo a las personas de su organización, sino a todas aquellas que se relacione con la compañía.

COMMUNICATION Y COLLABORATION SERVICES

Opere con las últimas soluciones de vídeo y teleconferencia, salas de reuniones, Digital Singnage herramientas de colaboración adaptadas a los requerimientos de su estrategia digital, ganando tiempo para llegar antes y mejor a sus clientes.

Si desea más información sobre alguno de nuestros servicios no dude en contactarnos pulsando aquí.

 

El IEP entrega una ‘Estrella de Oro’ a GMA Office.

Premios Estrella de Oro, GMA Office
Premios Estrella de Oro, GMA Office

El pasado viernes 21 de septiembre de 2018, el Hotel Westin Palace acogió una nueva entrega de los galardones Estrella de Oro que otorga el Instituto para la Excelencia Profesional (IEP), organización fundada en enero del 2012 por el empresario Ignacio de Jacob y Gómez, con la intención de premiar la calidad y certificar el compromiso de Instituciones, empresas y profesionales de cualquier sector dentro de España.

El galardón ‘Estrella de Oro al Mérito Profesional’  es un premio que busca reconocer aquellas acciones que ayudan a mejorar la competitividad, la innovación, la investigación, el desarrollo, la rentabilidad, y por supuesto, la responsabilidad social corporativa, pero siempre bajo la premisa de lograr “la excelencia”.

En este caso nos complace anunciar que una de las empresas galardonadas en el evento fue GMA Office y en representación de la empresa, Ricardo Martinez Arbués fue el encargado de recoger dicha Estrella. Reconociendo el trabajo realizado en los procesos de transformación digital de múltiples empresas y es que creemos firmemente que cada compañía debe basar su trabajo en una adaptación constante a los nuevos patrones de comportamiento de los clientes.

Desde el blog de GMA Office, queremos agradecer al Instituto de Excelencia Profesional el honor de haber recibido este premio y nos comprometemos a seguir trabajando para ofrecer la excelencia a nuestros clientes.

 

El conocimiento como base para la toma de decisiones.

Auditorias de parque de impresión

¿Sabe realmente lo que imprime? ¿Cuál es su coste medio por página? ¿Sus máquinas funcionan a pleno rendimiento? ¿Cuenta con un exceso de tecnología?

Contar con una gran cantidad de tecnología no siempre es la solución para lograr la eficiencia, en la mayoría de casos no se trata de cambiar equipos o adquirir nuevos, sino de gestionarlos de la mejor manera posible.

Toda esta información esta presente en toda organización, pero suele estar dispersa y fragmentada. Contratos de mantenimiento, compras, reparaciones, alquileres, renting, amortizaciones, tasas de reposición, ratios de productividad…

En GMA entendemos que un directivo necesita datos para tomar decisiones acertadas.

Por ello GMA Office realiza auditorías sin ningún tipo de coste o compromiso, orientadas a ofrecer una visión global del parque de sistemas de impresión (impresoras, copiadoras, multifuncionales y faxes).

Pretendemos optimizar al máximo su parque de impresión, mediante un análisis exhaustivo de 3 aspectos clave:

  • Aspecto funcional (Inventario, volúmenes de impresión, ratios de productividad y distribución de la tecnología)
  • Aspecto económico (Costes actuales de los equipos, consumibles y mantenimiento)
  • Aspecto técnico (Características del equipamiento actual y posibles mejoras).

Una vez realizada dicha auditoría se conocerá la situación real de los equipos actuales, tanto a nivel técnico como económico, obteniendo, entre otros indicadores, el coste medio por página que facilitará comparar entre diferentes alternativas de manera objetiva, traduciéndose en la posibilidad de llevar a cabo una reestructuración del área de impresión, permitiendo reducir los costes de impresión en al menos un 30%.

Lejos de querer vender lo que no se necesita, GMA Office propondrá un plan para mejorar la eficiencia, desechando aquellas máquinas obsoletas o en desuso, respetando aquellas que ofrezcan un buen rendimiento independientemente del fabricante y adjuntará una propuesta de valor con máquinas que cumplan y se adapten a las diferentes necesidades de cada cliente.

Asimismo, si durante este proceso de auditoria, se detectan oportunidades de mejora mediante procesos de transformación digital encaminadas a la automatización de procesos, mejoras de productividad, etc. GMA Office incluirá en estos estudios, propuestas conceptuales, que posteriormente pueden traducirse en proyectos concretos a implementar.

Desde GMA Office apostamos por la transparencia, suministrando información valiosa para las empresas que facilite los procesos de toma de decisiones, ofreciendo soluciones y alternativas que permitan ahorro en costes o mejoras en la eficiencia.

Si desea más información acerca de las auditorías, no dude en contactarnos pulsando aquí.

Gestione sus documentos de manera eficiente

OnBase GMA Office

Abrir un canal de comunicación para afirmar que toda empresa ha de mantener su información unificada, segura y accesible sería malgastar su tiempo.

Tener la capacidad de implementar soluciones que automaticen procesos empresariales, permitan manejar contenido importante en una ubicación segura y perfectamente compatible con otras aplicaciones que ya se dispongan en las organizaciones, hace que su inversión de tiempo en leer este articulo, merezca la pena.

Nuestra suite de soluciones de gestión documental está basada en OnBase, del fabricante Hyland Software, con quien hemos firmado un acuerdo recientemente, y que queremos presentaros.

Camino a la eficiencia

Al día, un trabajador medio, invierte casi un 35% de la jornada laboral en buscar información relevante para el desempeño de sus funciones.

Con OnBase se puede reducir el tiempo invertido en buscar información, aumentando la eficiencia, mediante un sistema centralizado de fácil acceso desde cualquier dispositivo.

Por otro lado, se aceleran los procesos al automatizar decisiones predecibles y proporciona herramientas útiles para el manejo de todas y cada una de las tareas, actividades y trabajos.

Económicamente también aporta ventajas como ahorro en papel y reducción de costes por impresión y almacenaje, al poder capturar electrónicamente el contenido que además minimiza el riesgo de pérdida.

Esta solución es perfectamente testable en diferentes departamentos para poder recibir un servicio personalizado que se adapte completamente a las necesidades de cada área de negocio dentro de la empresa.

Captura

OnBase captura los documentos e información relevante, ya sea en formato electrónico o papel desde la fuente, para su posterior almacenamiento en un solo sistema con una interacción humana mínima, facilitando el tedioso ingreso manual de datos que por otra parte puede albergar errores.

Administración

Esta solución combina la capacidad de manejar procesos, documentos y datos en un solo sistema centralizado, permitiendo el flujo ininterrumpido de información minimizando el tiempo de respuesta.

  • Administra documentos. Permite el trabajo de manera electrónica, facilitando la recopilación de información y documentos a la vez que permite usar carpetas y archivadores digitales que mantengan el contenido organizado. Además, permite administrar revisiones y versiones, firmas electrónicas y documentos generados automáticamente para clientes y socios de una manera eficiente.
  • Administra procesos. Disminuye el tiempo de procesamiento y aumenta la productividad de los empleados al optimizar sus procesos, automatizando tareas predecibles a la vez que entrega excepciones y decisiones a las personas correctas en el momento correcto.
  • Administra datos. Se pueden crear aplicaciones de gestión basadas en datos, reemplazando de esta forma bases de datos anticuadas, hojas de cálculo compartidas y sistemas heredados, minimizando la necesidad de soluciones genéricas o personalizadas para las distintas áreas de trabajo.

Acceso

Mediante una interfaz de usuario personalizada e intuitiva, OnBase permite trabajar dentro de otra aplicación empresarial, como un sistema ERP o productos de Microsoft® Office.

Además, se puede acceder desde cualquier parte sin necesidad de encontrarse dentro de la oficina e incluso permite la conexión cuándo no se está en línea.

Integración

OnBase permite su integración para brindar a los usuarios su acceso instantáneo a toda la información que necesitan desde las aplicaciones habituales de uso.

  • Integraciones creadas con un propósito particular: Con posibilidad de integración dentro de PeopleSoft®, SAP®, Microsoft Office®, Outlook®, ESRI®, Datatel® e Infor Lawson®.
  • Integraciones a nivel de pantalla: Con una herramienta de configuración interactiva, OnBase faculta a sus usuarios a acceder a documentos, crear formularios y hasta iniciar procesos de OnBase directamente desde las pantallas de sus aplicaciones empresariales.
  • Integraciones a nivel de datos:Se ofrece el servidor Enterprise Integration Server [EIS] para coordinar un intercambio instantáneo y garantizado de datos entre aplicaciones.

Análisis

Se proporciona en tiempo real el estado de los procesos, registros y datos del sistema, permitiendo tomar acciones en el momento necesario.

  • Monitorizar: Brinda información inmediata y accionable sobre el estado de los procesos empresariales. Con paneles de información interactivos.
  • Auditar: Gestión rápida de lo que se encuentra en el sistema, así como lo que falta, lo antiguo o lo vencido.
  • Reportar: Con capacidades exhaustivas para la generación de informes, usted puede ver el estado del proceso, los resultados y la condición del sistema sin la necesidad del Departamento de TI o sin comprometer la seguridad del sistema.

Almacenamiento

Se minimiza el riesgo y el respaldo del cumplimiento de almacenar, proteger y eliminar de forma segura su información de acuerdo con la normativa RGPD, sin necesidad de software o hardware de terceros.

Al consolidar todo el contenido importante en un sistema, se resuelven los problemas asociados con el manejo de contenido a través de diferentes bases de datos, sistemas y ubicaciones de almacenamiento físico.

En GMA Office confiamos en el desarrollo tecnológico de las empresas en búsqueda de la eficiencia, sacando el máximo partido a los recursos disponibles y optimizando el tiempo de los trabajadores.

Si desea recibir más información o una oferta personalizada, por favor, pulse aquí.

Coworking services

Servicios coworking firma digital cloud impresoras

GMA Office amplia su oferta de servicios con soluciones verticales enfocadas, en esta ocasión, a espacios de Coworking. Ya que se trata de un mercado en claro crecimiento, que ha de abordar su proceso de transformación digital.

Tradicionalmente, los principales drivers de crecimiento y diferenciación han sido la localización, disponibilidad y decoración. Sin embargo, la saturación de este mercado, requiere que las empresas se diferencien aportando valor a sus clientes, a través de la tecnología que ponen a disposición de sus usuarios, para facilitar sus forma de trabajar y ayudarles a crecer.

Hemos de entender que el 72% de las empresas alojadas en estos espacios son PYMES o Start-Ups, que no cuentan con las herramientas tecnológicas necesarias para gestionar de forma eficiente sus compañías.

Adicionalmente, las empresas de Coworking necesitan ampliar el catálogo de servicios a proponer, para elevar su nivel de ingresos.

En GMA OFFICE somos conocedores de esta situación y , hemos desarrollado una suite de productos y servicios que cubre el 100% de las necesidades de una compañía de CoWorking, en lo que a Transformación Digital del Puesto de Trabajo se refiere.

En base a los objetivos y la visión de negocio de la que disponga cada espacio de trabajo, proponemos 5 soluciones distintas, pudiendo contratarlas de manera individual o conjunta:

GESTIÓN DE VISITAS Y PAQUETERÍA

Gestionar las visitas y el movimiento de paquetería en estos espacios es un desafío.

Facilitar a sus CoWorkers el control de qué personas o mercancías externas acceden a las instalaciones de una empresa es un aspecto fundamental para el cumplimiento del nuevo reglamento RGPD, que ha entrado en vigor el próximo 25 de mayo.

Por otro lado, los Coworkers son un colectivo con un alto nivel de movilidad. Gestionar sus reuniones, visitas y llegada de paquetería,  desde un lugar centralizado supone un elevado valor añadido para ellos.

Desde GMA Office, ofrecemos la posibilidad de llevar a cabo un control digital, sencillo y altamente escalable de todas las visitas, citas e incluso llegada de mercancías, a través de planes totalmente personalizados en base a sus necesidades.

El visitante se registrará de manera muy sencilla en recepción, a través de un iPad, firmando los documentos marcados por las normas de seguridad y RGPD, y el coworker recibirá de manera automática e inmediata una notificación en su teléfono móvil. Desde ese momento el visitante ya está atendido y controlado.

Con el fin de agilizar el proceso de recepción de visitantes, existe la posibilidad de enviarles un correo electrónico con un código QR personalizado con todos sus datos, qué les permitirá identificarse y dejar constancia de su llegada con un simple escaneado, también, se podrán programar visitas en un calendario a través de su aplicación de correo.

A través de ese iPad conectado a una nube, en la zona de recepción de la compañía se recopila toda la información relevante para la empresa en referencia a un visitante, recogiendo entre otros, los datos de entrada y salida así como restringiendo o permitiendo el acceso.

Por otro lado, para el trabajo de backoffice, se dispone de una plataforma web compatible con los navegadores más utilizados, donde también de forma manual, la propia empresa puede gestionar visitantes, cumpliendo con las normas de archivo marcadas por RGPD.

SERVICIOS DE COLABORACIÓN

Porque sabemos que el espacio de trabajo ya no es un lugar y que las personas necesitan estar conectadas y colaborar con otras personas en diferentes oficinas, empresas, o espacios de coworking en diferentes partes del mundo,  ofrecemos servicios de videoconferencia y reuniones interactivas en diferentes formas de proyección, para facilitar la comunicación y colaboración de sus coworkers.

  • Reuniones interactivas. Cooperar en una sala de reuniones, permitiendo participar de manera directa o en streaming, es una de las posibilidades que ofrecemos desde GMA Office.
  • Video conferencias. Si por otro lado se desea poner cara al resto de participantes en la reunión, también ofrecemos la posibilidad de realizar video conferencias.
  • Proyección. La solución mas conocida, para aquellas salas o coworkers que simplemente quieran proyectar y ampliar sus pantallas.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Sus CoWorkers invierten casi un 35% de la jornada laboral en buscar información relevante para sus tareas, traducido en tiempo, casi una hora diaria. Una Start Up se concentra en la generación de nuevo negocio, critico para sus supervivencia. Sin embargo su capacidad de gestión es muy limitada.

Con nuestras soluciones de gestión documental ofrecemos la posibilidad de simplificar este tipo de procesos, facilitando la localización, distribución y manejo de documentos, además de optimizar el espacio y la seguridad en los documentos.

  • Repositorio documental. Con el fin de disponer de un almacenamiento de datos estructurados y de fácil acceso, ponemos a disposición de sus coworkers, un repositorio documental dónde pueden gestionar y optimizar la búsqueda de sus documentos. Además de poder aprovechar al máximo el espacio de sus oficinas.
  • Servicios de digitalización. Ponemos a su disposición todas las herramientas necesarias para la digitalización de documentos, ya sea a nivel de infraestructura o conocimientos. Estas soluciones aportan seguridad y movilidad a sus usuarios.
  • Custodia. Para poder almacenar toda la información relevante, incluimos un servicio de custodia y destrucción certificada de documentos. De esta forma, pueden optimizar el ingreso obtenido por cada metro de oficina.
  • Procesos electrónicos. Si sus coworkers desean compartir información con terceros y permitir su acceso, también simplificamos y aseguramos sus procesos documentales.
  • Firma electrónica. Este servicio permite que de manera totalmente vinculante y certificada, se puedan firmar documentos tales como albaranes, contratos, entre otros, de manera digital, sin necesidad de contar con papel que ocupe espacio y suponga un coste añadido.

IMPRESIÓN (Web2Print)

  • Oficina. Disponemos de una amplia gama de equipos de impresión, tanto multifuncionales como sobremesa, que se adaptarán a sus necesidades. Además disponemos de la capacidad de crear entornos digitales en los que el control de la impresión está garantizado, así como la asignación de costes por entidad, y usuario, de forma que la empresa de Coworking puede generar ingresos a partir de este servicio.
  • Web2Print.  Para todos aquellos trabajos especiales (catálogos para asistencia a ferias, desarrollo de nuevos productos, memorias técnicas, planos, etc.)  o  urgentes, ponemos a su disposición nuestros centros de producción, de forma que recibiremos sus trabajos, los maquetaremos, produciremos y entregaremos en el plazo solicitado. Todo esto sin moverse de la oficina. De esta manera un Coworker no tendrá que perder tiempo buscando copisterías, ni pagar sus elevados costes, y podrá centrarse en generar negocio.

SERVICIOS CLOUD

Sabemos que un coworker es una persona en constante movilidad, y que su laptop o tablet son su empresa. Por eso creemos que es vital elevar la disponibilidad y la seguridad de esos datos.

A través de los servicios que ofertamos en cloud, sus coworkers accederán a su puesto de trabajo desde cualquier sitio, facilitando el trabajo de manera remota para que así puedan manternese conectados desde cualquier parte y a cualquier hora.

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¿Por qué pasarse a la firma digital? Ventajas y soluciones

Firma digital electrónica

Ahorrar papel, firmar de manera remota con total responsabilidad jurídica, cumplir con la nueva normativa RGPD y simplificar procesos que no aporten valor a la empresa, son algunas de las ventajas que ofrece el servicio de firma digital que proponemos desde GMA Office.

En colaboración con Edatalia, compañía que ofrece servicios a grandes marcas y entidades como Cruz Roja, Agencia Tributaria, EMT o Gaes, entre otras, proponemos dos maneras electrónicas de validar la firma de documentos.

La solución puede ser totalmente integrada en el sistema de la empresa, poniendo a disposición de la compañía una plataforma web compatible con Windows e IOs e incluso una app disponible en la App Store de Android.

Cuenta con una interfaz intuitiva y de fácil manejo, que permitirá aplicarla de manera rápida a todos los órganos de la empresa.

Cumplir con la nueva normativa RGPD, agilizar procesos de gestión documental, aumentar la seguridad de documentos sensibles para la empresa y realizar gestiones a distancia, son algunas de las ventajas que ofrece esta solución.

Además, ha sido validada por despachos de abogados como Cuatrocasas, entidad experta en peritaciones caligráficas como Leyas y ha obtenido la certificación de la consultaría BDO que permite que la firma tenga total responsabilidad jurídica.

Firma presencial

Mediante una tableta Wacom, se pueden firmar documentos de manera presencial, sin necesidad de papel, agilizando procesos de gestión documental como albaranes, contratos o consentimientos, ahorrando tiempo y dinero.

Está solución nos permite reconocer la validez de la firma, midiendo entre otras características, la inclinación, presión y trazo.

Además, esta solución, permite gestionar de una manera más eficiente los documentos, pudiendo agruparlos en base a las necesidades de la empresa.

Firma remota

Por otro lado, se ofrece un sistema de firma remota para facilitar la movilidad de los empleados, sin necesidad de que se realice de manera presencial mediante una tableta.

Este sistema funciona en base a 3 pasos:

Primero se recibe una copia del documento para su revisión, en caso de estar de acuerdo, se podría aceptar y mediante un SMS con un código único, se procedería a su autentificación. Y de igual manera que con la firma presencial, la firma quedaría totalmente validada y con la absoluta responsabilidad jurídica.

En GMA Office apostamos por el cambio y la transformación digital del puesto de trabajo, ofreciendo servicios que nos acerquen a la empresa del futuro, más eficiente, a través de la eliminación de todos aquellos procesos que requieran recursos y esfuerzos que no aporten ningún tipo de valor añadido para el negocio. Externalizando todo aquello que carezca de interés para la empresa y así poder gestionar lo verdaderamente importante.

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Gestione sus visitas de manera eficiente.

Proxyclick GMA Office gestión de citas

En GMA Office somos conscientes de la importancia que tiene una rápida adaptación por parte de las empresas ante los cambios, por eso intentamos aportar soluciones que permitan olvidarse de todo aquello que no sea parte fundamental de sus actividades diarias, simplificando sus procesos y permitiendo que las compañías se centren totalmente en el desarrollo de su actividad empresarial, delegando o simplificando procesos de administración y gestión.

Por ello, ofrecemos soluciones tecnológicas adaptadas a las necesidades de cada compañía, con una propuesta “End-to-end”, ofrecemos soluciones personalizadas para cada puesto de trabajo.

 RGPD

Desde el pasado 25 de mayo, ya es obligatorio cumplir con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos, pero según el último informe de IDC Research España en referencia al RGPD, sólo un 10% de las empresas españolas están preparadas para mantenerse dentro de la normativa.

Con este cambio en el paradigma de la gestión de datos, es importante tener en cuenta posibles soluciones que ofrezcan a las empresas, de una manera sencilla, la mejor y más rápida adaptación al nuevo reglamento.

¿Qué soluciones ofrece GMA Office?

GMA Office, en asociación con Proxyclick, ofrece soluciones que ayudan a mantenerse dentro de la normativa en el área de la gestión de visitas.

Controlar qué personas externas acceden a las instalaciones de la empresa, es un aspecto fundamental para el cumplimiento del reglamento, pero para realizar este control, ha quedado totalmente descartada la opción de llevarla a cabo en formato papel, siendo necesario el almacenamiento digital y limitando el acceso a dicha información.

Con esta solución, a través de diferentes planes de suscripción que se adaptan en función de las necesidades de las empresas, se permite llevar a cabo el proceso de la información de aquellas personas externas que acceden a las instalaciones de la compañía, como podrían ser clientes, proveedores o trabajadores de otras sedes.

¿Cómo funciona esta solución?

Esta solución cuenta con tres modelos distintos de trabajo:

A través de un iPad conectado a una nube de almacenamiento, en la zona de recepción de la compañía, se recopila toda la información relevante para la empresa en referencia a un visitante, recogiendo entre otros, los datos de entrada y restringiendo o permitiendo el acceso a las instalaciones.

Con el fin de agilizar el proceso de recepción de visitantes, existe la posibilidad de enviarles un correo electrónico con un código QR personalizado con todos sus datos, qué les permitirá identificarse y dejar constancia de su llegada con un simple escaneado.

También por correo, se podrán programar las visitas en un calendario a través de un plugin para Outlook.

Por otro lado, hay un soporte web compatible con todos los navegadores, donde también de forma manual, la propia empresa puede gestionar la entrada y salida de visitantes.

Y por último, también para los propios empleados de la compañía, se facilita una app móvil que permite realizar gestiones directamente desde sus dispositivos, recibiendo notificaciones que se pueden responder al instante, facilitando la comunicación con el visitante e incluso recibir una foto para así poder reconocerlo.

Diseño y aplicaciones

El diseño de las distintas interfaces es personalizable para cada empresa, ofreciendo la posibilidad de comunicar su imagen de marca con los colores y motivos de la compañía.

En caso de que dos empresas distintas compartan instalaciones, ambas pueden utilizar el mismo dispositivo de recepción de visitantes, aunque con una personalización individual, una vez que el visitante haya elegido el logo de la compañía con la que tiene cita.

Por otro lado, los visitantes, en el día de su visita, recibirán una notificación recordándoles todos los detalles de la visita y en el caso de que sean visitantes “VIP” o de alto interés para la compañía, se avisará a todos los trabajadores necesarios sobre  su llegada.

Con toda la información recopilada, esta solución, realizará gráficos sobre el tiempo que los visitantes pasan en las instalaciones, informes diarios sobre las visitas realizadas, almacenará datos de los visitantes, se permitirá la posibilidad de gestionarlos de forma individual o masiva, opción de exportarlos en formato Excel e incluso realizar cuestionarios que sirvan de guía a la hora de realizar posibles gestiones de visitantes futuras.

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