El IEP entrega una ‘Estrella de Oro’ a GMA Office.

Premios Estrella de Oro, GMA Office
Premios Estrella de Oro, GMA Office

El pasado viernes 21 de septiembre de 2018, el Hotel Westin Palace acogió una nueva entrega de los galardones Estrella de Oro que otorga el Instituto para la Excelencia Profesional (IEP), organización fundada en enero del 2012 por el empresario Ignacio de Jacob y Gómez, con la intención de premiar la calidad y certificar el compromiso de Instituciones, empresas y profesionales de cualquier sector dentro de España.

El galardón ‘Estrella de Oro al Mérito Profesional’  es un premio que busca reconocer aquellas acciones que ayudan a mejorar la competitividad, la innovación, la investigación, el desarrollo, la rentabilidad, y por supuesto, la responsabilidad social corporativa, pero siempre bajo la premisa de lograr “la excelencia”.

En este caso nos complace anunciar que una de las empresas galardonadas en el evento fue GMA Office y en representación de la empresa, Ricardo Martinez Arbués fue el encargado de recoger dicha Estrella. Reconociendo el trabajo realizado en los procesos de transformación digital de múltiples empresas y es que creemos firmemente que cada compañía debe basar su trabajo en una adaptación constante a los nuevos patrones de comportamiento de los clientes.

Desde el blog de GMA Office, queremos agradecer al Instituto de Excelencia Profesional el honor de haber recibido este premio y nos comprometemos a seguir trabajando para ofrecer la excelencia a nuestros clientes.

 

El conocimiento como base para la toma de decisiones.

Auditorias de parque de impresión

¿Sabe realmente lo que imprime? ¿Cuál es su coste medio por página? ¿Sus máquinas funcionan a pleno rendimiento? ¿Cuenta con un exceso de tecnología?

Contar con una gran cantidad de tecnología no siempre es la solución para lograr la eficiencia, en la mayoría de casos no se trata de cambiar equipos o adquirir nuevos, sino de gestionarlos de la mejor manera posible.

Toda esta información esta presente en toda organización, pero suele estar dispersa y fragmentada. Contratos de mantenimiento, compras, reparaciones, alquileres, renting, amortizaciones, tasas de reposición, ratios de productividad…

En GMA entendemos que un directivo necesita datos para tomar decisiones acertadas.

Por ello GMA Office realiza auditorías sin ningún tipo de coste o compromiso, orientadas a ofrecer una visión global del parque de sistemas de impresión (impresoras, copiadoras, multifuncionales y faxes).

Pretendemos optimizar al máximo su parque de impresión, mediante un análisis exhaustivo de 3 aspectos clave:

  • Aspecto funcional (Inventario, volúmenes de impresión, ratios de productividad y distribución de la tecnología)
  • Aspecto económico (Costes actuales de los equipos, consumibles y mantenimiento)
  • Aspecto técnico (Características del equipamiento actual y posibles mejoras).

Una vez realizada dicha auditoría se conocerá la situación real de los equipos actuales, tanto a nivel técnico como económico, obteniendo, entre otros indicadores, el coste medio por página que facilitará comparar entre diferentes alternativas de manera objetiva, traduciéndose en la posibilidad de llevar a cabo una reestructuración del área de impresión, permitiendo reducir los costes de impresión en al menos un 30%.

Lejos de querer vender lo que no se necesita, GMA Office propondrá un plan para mejorar la eficiencia, desechando aquellas máquinas obsoletas o en desuso, respetando aquellas que ofrezcan un buen rendimiento independientemente del fabricante y adjuntará una propuesta de valor con máquinas que cumplan y se adapten a las diferentes necesidades de cada cliente.

Asimismo, si durante este proceso de auditoria, se detectan oportunidades de mejora mediante procesos de transformación digital encaminadas a la automatización de procesos, mejoras de productividad, etc. GMA Office incluirá en estos estudios, propuestas conceptuales, que posteriormente pueden traducirse en proyectos concretos a implementar.

Desde GMA Office apostamos por la transparencia, suministrando información valiosa para las empresas que facilite los procesos de toma de decisiones, ofreciendo soluciones y alternativas que permitan ahorro en costes o mejoras en la eficiencia.

Si desea más información acerca de las auditorías, no dude en contactarnos pulsando aquí.

Gestione sus documentos de manera eficiente

OnBase GMA Office

Abrir un canal de comunicación para afirmar que toda empresa ha de mantener su información unificada, segura y accesible sería malgastar su tiempo.

Tener la capacidad de implementar soluciones que automaticen procesos empresariales, permitan manejar contenido importante en una ubicación segura y perfectamente compatible con otras aplicaciones que ya se dispongan en las organizaciones, hace que su inversión de tiempo en leer este articulo, merezca la pena.

Nuestra suite de soluciones de gestión documental está basada en OnBase, del fabricante Hyland Software, con quien hemos firmado un acuerdo recientemente, y que queremos presentaros.

Camino a la eficiencia

Al día, un trabajador medio, invierte casi un 35% de la jornada laboral en buscar información relevante para el desempeño de sus funciones.

Con OnBase se puede reducir el tiempo invertido en buscar información, aumentando la eficiencia, mediante un sistema centralizado de fácil acceso desde cualquier dispositivo.

Por otro lado, se aceleran los procesos al automatizar decisiones predecibles y proporciona herramientas útiles para el manejo de todas y cada una de las tareas, actividades y trabajos.

Económicamente también aporta ventajas como ahorro en papel y reducción de costes por impresión y almacenaje, al poder capturar electrónicamente el contenido que además minimiza el riesgo de pérdida.

Esta solución es perfectamente testable en diferentes departamentos para poder recibir un servicio personalizado que se adapte completamente a las necesidades de cada área de negocio dentro de la empresa.

Captura

OnBase captura los documentos e información relevante, ya sea en formato electrónico o papel desde la fuente, para su posterior almacenamiento en un solo sistema con una interacción humana mínima, facilitando el tedioso ingreso manual de datos que por otra parte puede albergar errores.

Administración

Esta solución combina la capacidad de manejar procesos, documentos y datos en un solo sistema centralizado, permitiendo el flujo ininterrumpido de información minimizando el tiempo de respuesta.

  • Administra documentos. Permite el trabajo de manera electrónica, facilitando la recopilación de información y documentos a la vez que permite usar carpetas y archivadores digitales que mantengan el contenido organizado. Además, permite administrar revisiones y versiones, firmas electrónicas y documentos generados automáticamente para clientes y socios de una manera eficiente.
  • Administra procesos. Disminuye el tiempo de procesamiento y aumenta la productividad de los empleados al optimizar sus procesos, automatizando tareas predecibles a la vez que entrega excepciones y decisiones a las personas correctas en el momento correcto.
  • Administra datos. Se pueden crear aplicaciones de gestión basadas en datos, reemplazando de esta forma bases de datos anticuadas, hojas de cálculo compartidas y sistemas heredados, minimizando la necesidad de soluciones genéricas o personalizadas para las distintas áreas de trabajo.

Acceso

Mediante una interfaz de usuario personalizada e intuitiva, OnBase permite trabajar dentro de otra aplicación empresarial, como un sistema ERP o productos de Microsoft® Office.

Además, se puede acceder desde cualquier parte sin necesidad de encontrarse dentro de la oficina e incluso permite la conexión cuándo no se está en línea.

Integración

OnBase permite su integración para brindar a los usuarios su acceso instantáneo a toda la información que necesitan desde las aplicaciones habituales de uso.

  • Integraciones creadas con un propósito particular: Con posibilidad de integración dentro de PeopleSoft®, SAP®, Microsoft Office®, Outlook®, ESRI®, Datatel® e Infor Lawson®.
  • Integraciones a nivel de pantalla: Con una herramienta de configuración interactiva, OnBase faculta a sus usuarios a acceder a documentos, crear formularios y hasta iniciar procesos de OnBase directamente desde las pantallas de sus aplicaciones empresariales.
  • Integraciones a nivel de datos:Se ofrece el servidor Enterprise Integration Server [EIS] para coordinar un intercambio instantáneo y garantizado de datos entre aplicaciones.

Análisis

Se proporciona en tiempo real el estado de los procesos, registros y datos del sistema, permitiendo tomar acciones en el momento necesario.

  • Monitorizar: Brinda información inmediata y accionable sobre el estado de los procesos empresariales. Con paneles de información interactivos.
  • Auditar: Gestión rápida de lo que se encuentra en el sistema, así como lo que falta, lo antiguo o lo vencido.
  • Reportar: Con capacidades exhaustivas para la generación de informes, usted puede ver el estado del proceso, los resultados y la condición del sistema sin la necesidad del Departamento de TI o sin comprometer la seguridad del sistema.

Almacenamiento

Se minimiza el riesgo y el respaldo del cumplimiento de almacenar, proteger y eliminar de forma segura su información de acuerdo con la normativa RGPD, sin necesidad de software o hardware de terceros.

Al consolidar todo el contenido importante en un sistema, se resuelven los problemas asociados con el manejo de contenido a través de diferentes bases de datos, sistemas y ubicaciones de almacenamiento físico.

En GMA Office confiamos en el desarrollo tecnológico de las empresas en búsqueda de la eficiencia, sacando el máximo partido a los recursos disponibles y optimizando el tiempo de los trabajadores.

Si desea recibir más información o una oferta personalizada, por favor, pulse aquí.

Coworking services

Servicios coworking firma digital cloud impresoras

GMA Office amplia su oferta de servicios con soluciones verticales enfocadas, en esta ocasión, a espacios de Coworking. Ya que se trata de un mercado en claro crecimiento, que ha de abordar su proceso de transformación digital.

Tradicionalmente, los principales drivers de crecimiento y diferenciación han sido la localización, disponibilidad y decoración. Sin embargo, la saturación de este mercado, requiere que las empresas se diferencien aportando valor a sus clientes, a través de la tecnología que ponen a disposición de sus usuarios, para facilitar sus forma de trabajar y ayudarles a crecer.

Hemos de entender que el 72% de las empresas alojadas en estos espacios son PYMES o Start-Ups, que no cuentan con las herramientas tecnológicas necesarias para gestionar de forma eficiente sus compañías.

Adicionalmente, las empresas de Coworking necesitan ampliar el catálogo de servicios a proponer, para elevar su nivel de ingresos.

En GMA OFFICE somos conocedores de esta situación y , hemos desarrollado una suite de productos y servicios que cubre el 100% de las necesidades de una compañía de CoWorking, en lo que a Transformación Digital del Puesto de Trabajo se refiere.

En base a los objetivos y la visión de negocio de la que disponga cada espacio de trabajo, proponemos 5 soluciones distintas, pudiendo contratarlas de manera individual o conjunta:

GESTIÓN DE VISITAS Y PAQUETERÍA

Gestionar las visitas y el movimiento de paquetería en estos espacios es un desafío.

Facilitar a sus CoWorkers el control de qué personas o mercancías externas acceden a las instalaciones de una empresa es un aspecto fundamental para el cumplimiento del nuevo reglamento RGPD, que ha entrado en vigor el próximo 25 de mayo.

Por otro lado, los Coworkers son un colectivo con un alto nivel de movilidad. Gestionar sus reuniones, visitas y llegada de paquetería,  desde un lugar centralizado supone un elevado valor añadido para ellos.

Desde GMA Office, ofrecemos la posibilidad de llevar a cabo un control digital, sencillo y altamente escalable de todas las visitas, citas e incluso llegada de mercancías, a través de planes totalmente personalizados en base a sus necesidades.

El visitante se registrará de manera muy sencilla en recepción, a través de un iPad, firmando los documentos marcados por las normas de seguridad y RGPD, y el coworker recibirá de manera automática e inmediata una notificación en su teléfono móvil. Desde ese momento el visitante ya está atendido y controlado.

Con el fin de agilizar el proceso de recepción de visitantes, existe la posibilidad de enviarles un correo electrónico con un código QR personalizado con todos sus datos, qué les permitirá identificarse y dejar constancia de su llegada con un simple escaneado, también, se podrán programar visitas en un calendario a través de su aplicación de correo.

A través de ese iPad conectado a una nube, en la zona de recepción de la compañía se recopila toda la información relevante para la empresa en referencia a un visitante, recogiendo entre otros, los datos de entrada y salida así como restringiendo o permitiendo el acceso.

Por otro lado, para el trabajo de backoffice, se dispone de una plataforma web compatible con los navegadores más utilizados, donde también de forma manual, la propia empresa puede gestionar visitantes, cumpliendo con las normas de archivo marcadas por RGPD.

SERVICIOS DE COLABORACIÓN

Porque sabemos que el espacio de trabajo ya no es un lugar y que las personas necesitan estar conectadas y colaborar con otras personas en diferentes oficinas, empresas, o espacios de coworking en diferentes partes del mundo,  ofrecemos servicios de videoconferencia y reuniones interactivas en diferentes formas de proyección, para facilitar la comunicación y colaboración de sus coworkers.

  • Reuniones interactivas. Cooperar en una sala de reuniones, permitiendo participar de manera directa o en streaming, es una de las posibilidades que ofrecemos desde GMA Office.
  • Video conferencias. Si por otro lado se desea poner cara al resto de participantes en la reunión, también ofrecemos la posibilidad de realizar video conferencias.
  • Proyección. La solución mas conocida, para aquellas salas o coworkers que simplemente quieran proyectar y ampliar sus pantallas.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Sus CoWorkers invierten casi un 35% de la jornada laboral en buscar información relevante para sus tareas, traducido en tiempo, casi una hora diaria. Una Start Up se concentra en la generación de nuevo negocio, critico para sus supervivencia. Sin embargo su capacidad de gestión es muy limitada.

Con nuestras soluciones de gestión documental ofrecemos la posibilidad de simplificar este tipo de procesos, facilitando la localización, distribución y manejo de documentos, además de optimizar el espacio y la seguridad en los documentos.

  • Repositorio documental. Con el fin de disponer de un almacenamiento de datos estructurados y de fácil acceso, ponemos a disposición de sus coworkers, un repositorio documental dónde pueden gestionar y optimizar la búsqueda de sus documentos. Además de poder aprovechar al máximo el espacio de sus oficinas.
  • Servicios de digitalización. Ponemos a su disposición todas las herramientas necesarias para la digitalización de documentos, ya sea a nivel de infraestructura o conocimientos. Estas soluciones aportan seguridad y movilidad a sus usuarios.
  • Custodia. Para poder almacenar toda la información relevante, incluimos un servicio de custodia y destrucción certificada de documentos. De esta forma, pueden optimizar el ingreso obtenido por cada metro de oficina.
  • Procesos electrónicos. Si sus coworkers desean compartir información con terceros y permitir su acceso, también simplificamos y aseguramos sus procesos documentales.
  • Firma electrónica. Este servicio permite que de manera totalmente vinculante y certificada, se puedan firmar documentos tales como albaranes, contratos, entre otros, de manera digital, sin necesidad de contar con papel que ocupe espacio y suponga un coste añadido.

IMPRESIÓN (Web2Print)

  • Oficina. Disponemos de una amplia gama de equipos de impresión, tanto multifuncionales como sobremesa, que se adaptarán a sus necesidades. Además disponemos de la capacidad de crear entornos digitales en los que el control de la impresión está garantizado, así como la asignación de costes por entidad, y usuario, de forma que la empresa de Coworking puede generar ingresos a partir de este servicio.
  • Web2Print.  Para todos aquellos trabajos especiales (catálogos para asistencia a ferias, desarrollo de nuevos productos, memorias técnicas, planos, etc.)  o  urgentes, ponemos a su disposición nuestros centros de producción, de forma que recibiremos sus trabajos, los maquetaremos, produciremos y entregaremos en el plazo solicitado. Todo esto sin moverse de la oficina. De esta manera un Coworker no tendrá que perder tiempo buscando copisterías, ni pagar sus elevados costes, y podrá centrarse en generar negocio.

SERVICIOS CLOUD

Sabemos que un coworker es una persona en constante movilidad, y que su laptop o tablet son su empresa. Por eso creemos que es vital elevar la disponibilidad y la seguridad de esos datos.

A través de los servicios que ofertamos en cloud, sus coworkers accederán a su puesto de trabajo desde cualquier sitio, facilitando el trabajo de manera remota para que así puedan manternese conectados desde cualquier parte y a cualquier hora.

Si está interesado en recibir más información, no dude en contactarnos pulsando aquí.

¿Por qué pasarse a la firma digital? Ventajas y soluciones

Firma digital electrónica

Ahorrar papel, firmar de manera remota con total responsabilidad jurídica, cumplir con la nueva normativa RGPD y simplificar procesos que no aporten valor a la empresa, son algunas de las ventajas que ofrece el servicio de firma digital que proponemos desde GMA Office.

En colaboración con Edatalia, compañía que ofrece servicios a grandes marcas y entidades como Cruz Roja, Agencia Tributaria, EMT o Gaes, entre otras, proponemos dos maneras electrónicas de validar la firma de documentos.

La solución puede ser totalmente integrada en el sistema de la empresa, poniendo a disposición de la compañía una plataforma web compatible con Windows e IOs e incluso una app disponible en la App Store de Android.

Cuenta con una interfaz intuitiva y de fácil manejo, que permitirá aplicarla de manera rápida a todos los órganos de la empresa.

Cumplir con la nueva normativa RGPD, agilizar procesos de gestión documental, aumentar la seguridad de documentos sensibles para la empresa y realizar gestiones a distancia, son algunas de las ventajas que ofrece esta solución.

Además, ha sido validada por despachos de abogados como Cuatrocasas, entidad experta en peritaciones caligráficas como Leyas y ha obtenido la certificación de la consultaría BDO que permite que la firma tenga total responsabilidad jurídica.

Firma presencial

Mediante una tableta Wacom, se pueden firmar documentos de manera presencial, sin necesidad de papel, agilizando procesos de gestión documental como albaranes, contratos o consentimientos, ahorrando tiempo y dinero.

Está solución nos permite reconocer la validez de la firma, midiendo entre otras características, la inclinación, presión y trazo.

Además, esta solución, permite gestionar de una manera más eficiente los documentos, pudiendo agruparlos en base a las necesidades de la empresa.

Firma remota

Por otro lado, se ofrece un sistema de firma remota para facilitar la movilidad de los empleados, sin necesidad de que se realice de manera presencial mediante una tableta.

Este sistema funciona en base a 3 pasos:

Primero se recibe una copia del documento para su revisión, en caso de estar de acuerdo, se podría aceptar y mediante un SMS con un código único, se procedería a su autentificación. Y de igual manera que con la firma presencial, la firma quedaría totalmente validada y con la absoluta responsabilidad jurídica.

En GMA Office apostamos por el cambio y la transformación digital del puesto de trabajo, ofreciendo servicios que nos acerquen a la empresa del futuro, más eficiente, a través de la eliminación de todos aquellos procesos que requieran recursos y esfuerzos que no aporten ningún tipo de valor añadido para el negocio. Externalizando todo aquello que carezca de interés para la empresa y así poder gestionar lo verdaderamente importante.

Si desea más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros pulsando aquí.

Gestione sus visitas de manera eficiente.

Proxyclick GMA Office gestión de citas

En GMA Office somos conscientes de la importancia que tiene una rápida adaptación por parte de las empresas ante los cambios, por eso intentamos aportar soluciones que permitan olvidarse de todo aquello que no sea parte fundamental de sus actividades diarias, simplificando sus procesos y permitiendo que las compañías se centren totalmente en el desarrollo de su actividad empresarial, delegando o simplificando procesos de administración y gestión.

Por ello, ofrecemos soluciones tecnológicas adaptadas a las necesidades de cada compañía, con una propuesta “End-to-end”, ofrecemos soluciones personalizadas para cada puesto de trabajo.

 RGPD

Desde el pasado 25 de mayo, ya es obligatorio cumplir con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos, pero según el último informe de IDC Research España en referencia al RGPD, sólo un 10% de las empresas españolas están preparadas para mantenerse dentro de la normativa.

Con este cambio en el paradigma de la gestión de datos, es importante tener en cuenta posibles soluciones que ofrezcan a las empresas, de una manera sencilla, la mejor y más rápida adaptación al nuevo reglamento.

¿Qué soluciones ofrece GMA Office?

GMA Office, en asociación con Proxyclick, ofrece soluciones que ayudan a mantenerse dentro de la normativa en el área de la gestión de visitas.

Controlar qué personas externas acceden a las instalaciones de la empresa, es un aspecto fundamental para el cumplimiento del reglamento, pero para realizar este control, ha quedado totalmente descartada la opción de llevarla a cabo en formato papel, siendo necesario el almacenamiento digital y limitando el acceso a dicha información.

Con esta solución, a través de diferentes planes de suscripción que se adaptan en función de las necesidades de las empresas, se permite llevar a cabo el proceso de la información de aquellas personas externas que acceden a las instalaciones de la compañía, como podrían ser clientes, proveedores o trabajadores de otras sedes.

¿Cómo funciona esta solución?

Esta solución cuenta con tres modelos distintos de trabajo:

A través de un iPad conectado a una nube de almacenamiento, en la zona de recepción de la compañía, se recopila toda la información relevante para la empresa en referencia a un visitante, recogiendo entre otros, los datos de entrada y restringiendo o permitiendo el acceso a las instalaciones.

Con el fin de agilizar el proceso de recepción de visitantes, existe la posibilidad de enviarles un correo electrónico con un código QR personalizado con todos sus datos, qué les permitirá identificarse y dejar constancia de su llegada con un simple escaneado.

También por correo, se podrán programar las visitas en un calendario a través de un plugin para Outlook.

Por otro lado, hay un soporte web compatible con todos los navegadores, donde también de forma manual, la propia empresa puede gestionar la entrada y salida de visitantes.

Y por último, también para los propios empleados de la compañía, se facilita una app móvil que permite realizar gestiones directamente desde sus dispositivos, recibiendo notificaciones que se pueden responder al instante, facilitando la comunicación con el visitante e incluso recibir una foto para así poder reconocerlo.

Diseño y aplicaciones

El diseño de las distintas interfaces es personalizable para cada empresa, ofreciendo la posibilidad de comunicar su imagen de marca con los colores y motivos de la compañía.

En caso de que dos empresas distintas compartan instalaciones, ambas pueden utilizar el mismo dispositivo de recepción de visitantes, aunque con una personalización individual, una vez que el visitante haya elegido el logo de la compañía con la que tiene cita.

Por otro lado, los visitantes, en el día de su visita, recibirán una notificación recordándoles todos los detalles de la visita y en el caso de que sean visitantes “VIP” o de alto interés para la compañía, se avisará a todos los trabajadores necesarios sobre  su llegada.

Con toda la información recopilada, esta solución, realizará gráficos sobre el tiempo que los visitantes pasan en las instalaciones, informes diarios sobre las visitas realizadas, almacenará datos de los visitantes, se permitirá la posibilidad de gestionarlos de forma individual o masiva, opción de exportarlos en formato Excel e incluso realizar cuestionarios que sirvan de guía a la hora de realizar posibles gestiones de visitantes futuras.

Si quisiera recibir más información sobre este producto, no dude en contactarnos pulsando aquí.

 

Tres generaciones compartiendo el entorno de trabajo.

generaciones en el trabajo

Si recientemente hablábamos en este blog del puesto de trabajo como fuente de atracción de talento, se tiende a pensar que este talento se focaliza en una generación concreta, pero no es así. Hoy en día, en las empresas conviven y comparten espacio 3 generaciones muy distintas, nacidas en tiempos muy diferentes y con unos valores que aportar muy relevantes y a la vez complementarios.

Para todos ellos, dotar al puesto de trabajo de atributos que lo hagan atractivo, funcional, y adaptado a las distintas necesidades, puede ayudar a que trabajadores de distintas generaciones trabajen de manera colaborativa, ofreciendo cada uno de ellos lo mejor de sus capacidades, experiencia y motivaciones.

Baby Boomers.

La generación de los BabyBoomers está conformada por aquellas personas nacidas entre el 1945 y el 1964, siendo el resultado directo del babyboom o explosión de natalidad, surgido tras la finalización de la Segunda Guerra Mundial.

Han ido adaptándose a las tecnologías según han ido apareciendo, fueron los primeros en entrar a la universidad y actualmente los puestos directivos de aquellas empresas españolas que forman parte del Ibex35, están conformados principalmente por esta generación, según declaraciones de Ángeles Alcazar, socia directora del Observatorio Generación y Talento.

Se caracterizan por pensamientos vitales a largo plazo, la mayoría pretenden jubilarse en la empresa que trabajan, tras una larga carrera en ella, sintiéndose muy orgullosos de pertenecer a dicha compañía.

Los atributos que más valoran en lo que a su puesto de trabajo se refiere, según el estudio de Trust Index: “Encuesta Great Place to Work”, sería sentirse orgulloso de la compañía, una gestión honesta y ética, reconocimiento y orgullo por sus logros y un ambiente que propicie la buena acogida de nuevos trabajadores.

La Generación X

Por otro lado, encontramos a las personas que conforman la llamada Generación X, que son aquellas personas nacidas entre 1965 y 1981.

Una de sus principales características es que vivieron con los primeros avances digitales. Por tanto, tuvieron “más fácil” la adopción de las nuevas tecnologías en el trabajo.

Otra característica importante dentro de esta generación, es la incorporación de la mujer al entorno laboral.

Según François Gaffinel, director general de Sodexo BI, la Generación X está menos preocupada por los cargos altos y más porque su trabajo tenga sentido, esto explica por qué muchas personas pertenecientes a esta generación no están en cargos de responsabilidad que según edad y experiencia deberían ocupar.

Según el mismo estudio de Trust Index, las personas que pertenecen a esta generación a diferencia de los Babyboomers, valoran en mayor medida disponer de un lugar de trabajo dónde se sientan cómodos y no tienen miedo a cambiar de trabajo si las condiciones no le son del todo favorables.

La Generación Y o Millenials

Se les conoce por distintas denominaciones; también como la Generación Peter Pan. Lo conforman aquellos nacidos entre 1982 y 1994 y son prácticamente nativos de las nuevas tecnologías de la información y comunicación; el uso de ellas ya formaba parte de sus actividades cotidianas.

De los Millenials se suele decir que son unos promiscuos laborales y no suelen ser fieles a sus compañías, pero el mismo estudio de Trust Index: “Encuesta Great Place to Work”, asegura que el 90% de los Millenials que se sienten integrados y cuentan con un buen ambiente de trabajo, no dejarían la compañía.

Para contribuir a fidelizarlos según el estudio Generación Y, realizado por Deloitte en 2014, habría que ofrecerle la formación a través de un mentor que le permita conocer en profundidad la empresa y también así puedan desarrollar sus habilidades de liderazgo.

Y como una continuación de los millenials, podría considerarse una cuarta generación, los Centennials, aquellos nacidos desde 1995 hasta la actualidad, que se acaba de incorporar al mercado de trabajo.

Esta heterogeneidad en las empresas, en lo que a rangos de edad se refiere, se debe principalmente a dos factores. Primera y principal sería el aumento de la edad de jubilación que provoca que cada vez se trabaje hasta una mayor edad y coincidan con los más jóvenes, y por otro lado con el boom tecnológico y los nuevos modelos educativos, los Millenials llegan a las organizaciones con cada vez más conocimientos en nuevas tecnologías y capacidades digitales con las que las generaciones anteriores no cuentan en igual medida pero que han de adoptar, propiciando el cambio de roles de aprendiz y mentor.

Las empresas deben aprovechar esta situación de diversidad de edades para explotar al máximo las capacidades de cada generación, la experiencia y conocimientos de la generación de los Babyboomers, utilizar como nexo o puente entre generaciones tan opuestas, la Generación X, más próximo y cercano a las otras dos generaciones, mezclando características de Babyboomers y Millenials y por último dar buen uso de los nuevos conocimientos y competencias digitales de la Generación Y.

Pero si algo tienen en común estas 3 generaciones, es la importancia que le dan a tener un buen lugar de trabajo, como anteriormente hemos mencionado según el estudio de Trust Index, llegando a superar el 90% de personas que piensan quedarse en sus empresas, si éstas le propician un ambiente favorable de trabajo.

Contar con espacios abiertos que permitan la interacción, soluciones que permitan la movilidad del trabajador, fomento de la ‘oficina sin papeles’, una adecuada iluminación, disposición del mobiliario y espacios donde tomarse un descanso compartiendo impresiones, pero a la vez sin inferir en el trabajo de otros… Son facilidades que van a favorecer que perfiles de distintas generaciones se sientan identificados con su lugar de trabajo.

Desde GMA Office, proponemos a las empresas una aproximación a la transformación del puesto de trabajo desde la perspectiva de dotarle de esas características que aporten valor añadido, y que la digitalización fomente la colaboración, conectividad, movilidad e interactuación efectiva entre personas.  Y en que el entorno de trabajo  sea un catalizador para generar una experiencia positiva en el “hecho de ir a trabajar”. Contacta con GMA y ayudaremos a tu empresa en el éxito de esa transformación del lugar de trabajo.

Sistemas de mensajería instantánea y rr. ss. en la empresa.

Sistemas de mensajería empresas

Que las redes sociales y los sistemas de mensajería instantánea están totalmente integrados en nuestras vidas no es ninguna novedad, 2.700 millones de usuarios disponen de al menos una red social o sistema de mensajería instantánea, así lo muestra el estudio de WeAreSocial: ”Digital in 2017: Global Overview”.

El ser humano siempre ha tenido la necesidad de comunicarse puesto que somos seres sociales y no podemos convivir aislados. Pero con la aparición de las nuevas tecnologías y las redes sociales, estos procesos comunicativos están transformándose, permitiendo estar conectados prácticamente de manera inmediata y sin necesidad de compartir el mismo espacio físico, transmitiendo la información a través de distintos medios fuera de la mera conversación.

Muchas empresas que son conscientes de este cambio en la forma de comunicarse y teniendo en cuenta la ventaja que supone también en cuanto a inmediatez y flexibilidad, cada vez más, apuestan por las redes sociales y sistemas de mensajería instántanea para comunicarse, entre sus empleados y con sus clientes, ya sea a través de las redes sociales corporativas, transfiriendo los valores y noticias relativas a la marca o mediante sistemas de mensajería, que permiten una mejor comunicación entre empresa y trabajador, con los clientes o entre trabajadores. De hecho, en muchas ocasiones son los propios empleados los que fomentan de forma espontánea el uso de estas aplicaciones, extendiendo al uso profesional los hábitos de utilización de redes sociales de ámbito privado, y auspiciado por las políticas corporativas de Bring your own device (BYOD), por la que la mayoría de empleados tienen a su disposición en todo momento un Smartphone en su puesto de trabajo.

Aunque Whatsapp es la aplicación más famosa y utilizada entre los sistemas de mensajería (más de mil millones de usuarios activos según el informe de 2017 de la propia aplicación), también podemos encontrar Telegram, Threema, Facebook Messenger, WeChat, Line… Menos utilizadas pero con prestaciones muy similares.

Otro aspecto a considerar es el cambio de hábitos en cuanto a la manera de compartir información como archivos adjuntos, usando sistemas de mensajería instantánea en vez de canales convencionales como el correo electrónico. Especialmente, en entornos de trabajo de alta movilidad y dispersión, las aplicaciones de mensajería instantánea pueden resultar mucho más ágiles.

Pero, ¿Qué riesgos presentan este tipo de apps?

El gran riesgo asociado al uso de estas aplicaciones es que las empresas pierden el control sobre la información compartida y de los canales de comunicación utilizados. Incluyendo todo tipo de información operativa y confidencial.

Cuando los empleados utilizan estas aplicaciones públicas, al no existir la posibilidad de realizar auditorías de la red de usuarios y no disponer de ningún control sobre la misma, supone en la práctica, un descontrol absoluto sobre qué información se comparte y con quién.

Este tipo de aplicaciones gratuitas no pueden asegurar la total protección de los datos que almacenan y es el propio usuario el que acepta responsabilizarse del intercambio de información. Y por otra parte, aún con la incorporación del cifrado de mensajes, diversas investigaciones han puesto en duda la seguridad de los grupos que comparten información.

Desde el punto de vista de la legislación en protección de datos, utilizar estas aplicaciones, supone un claro riesgo de vulneración y no sólo cuando se comparte información confidencial, sino cuando se añade a una persona a un grupo sin su consentimiento, como ya ha quedado explícito en la resolución de la Agencia Española de Protección de Datos

Con la entrada del nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos en mayo, las personas que compartan datos personales como la fecha de nacimiento o el número de teléfono de terceros a través de redes sociales, se considerará cesión de datos no autorizada, por lo que podrán ser multadas con sanciones que van desde los 900€ hasta los 600.000€.

Por otro lado, otro grave riesgo asociado a este tipo de apps, sería que cuando un dispositivo dejara de funcionar se perdería toda la información en caso de no tener una copia de seguridad actualizada, además de comprometer la información que se encuentra en el propio dispositivo en caso de hurto o pérdida.

Aplicaciones móviles de mensajería instantánea corporativa.

Como consecuencia de la próxima entrada en vigor del RGDP y las numerosas quejas relativas a la fusión de Whatsapp y Facebook en lo que a almacenaje y gestión de datos se refiere, según el último estudio realizado por la empresa Aggity en este mismo 2018, un 79% de compañías se muestran preocupadas por el uso de sistemas de mensajería móvil en el entorno profesional.

Si lo que busca una empresa es una alternativa a este tipo de apps para agilizar los procesos de comunicación dentro de la empresa, que complemente el uso del correo electrónico, pero sin asumir los riesgos de las redes sociales, la solución pasa por la utilización de aplicaciones móviles de mensajería instantánea corporativa.

Estas aplicaciones, además de ser más seguras y gestionables, permiten que el empleado pueda diferenciar el intercambio de información en ámbitos de vida privada y actividad laboral.

Este tipo de sistemas de mensajería corporativa, ofrecen una mayor seguridad de los datos y la posibilidad de que la empresa sea la propietaria real de toda la información, con dos modelos de implantación: Con un sistema independiente y securizado (por ejemplo, con cifrado de 256 bits y protocolos https).

En cuanto al almacenamiento de la información, estas aplicaciones diseñadas para su uso corporativo permiten alojar la información, bien en centros de datos propios de la propia empresa,  o bien en la nube, aunque en un entorno controlado por los responsables de sistemas de la información. Además, mediante un perfil específico de administración, se puede limitar el tiempo de almacenamiento de información, posibilitar o anular el acceso a información por parte de dispositivos externos, definir los tipos de archivos que se pueden compartir/ descargar, o su tamaño máximo, entre otras opciones.

Desde GMA Office entendemos que la transformación del puesto de trabajo ha de estar siempre vinculada a una gestión eficiente y segura, y que el uso de aplicaciones móviles ha de redundar en una mayor flexibilidad y productividad, pero sin poner en riesgo la integridad de la información corporativa.

Por ello, dentro de nuestro porfolio de aplicaciones móviles, contamos con una solución de mensajería corporativa especialmente diseñada por nuestros partners y orientada al uso empresarial.

¿Preocupado por la seguridad de la información en tu negocio? Desde GMA Office te ayudamos. Contacta con nosotros.

El lugar de trabajo como fuente de atracción de talento.

Lugar de trabajo workplace

El lugar de trabajo o workplace, puede entenderse como el espacio dedicado al desempeño de alguna actividad dentro de un negocio, pero el término va más allá y abarca también las herramientas y recursos necesarios, las personas, sus conexiones y el uso que dan a los recursos.

Uno de los puntos que quizás, hoy en día, hay que tener más en cuenta, es el entorno de constante cambio en el que se encuentran las empresas, hay que estar muy al tanto de las nuevas tendencias digitales y cómo van cobrando más y más fuerza dentro del workplace, llevando a las empresas a la digitalización del puesto de trabajo.

Los sistemas y herramientas tienden a ser cada vez más colaborativos. La globalización, la deslocalización de los centros de decisión y producción, y la innovación abierta que implica el trabajo en equipo de empresas de distinto perfil y localización, hace que los trabajadores de distintos ámbitos demanden herramientas para colaborar de forma efectiva, independientemente del lugar en el que se encuentren.

Pero no sólo se buscan facilidades en la colaboración digital, se siguen valorando otros factores como el propio espacio de trabajo de la oficina o incluso espacios de descanso y relajación, como elementos con los que ofrecer una buena experiencia de trabajo

El desarrollo de un lugar de trabajo óptimo, por tanto, es un punto fundamental a la hora de captar nuevos talento y conservar el que ya se tiene, mejorando la marca como empleador de las empresas.

Marca de empleador como fuente de atracción de talento

Con el uso de nuevas tecnologías e Internet, en los departamentos de Recursos Humanos, se ha abierto todo un abanico de posibilidades para la captación de talento y está siendo una de las principales herramientas a la hora desarrollar la estrategia de “marca como empleador” o employer branding.

Disponer de una acreditación del tipo “Great Place to Work®”, dónde se recoge un listado con las mejores empresas para trabajar, acreditando y posicionando a las empresas como marcas de referencia a la hora de buscar trabajo, es un activo valorado por candidatos y responsables de recursos humanos

Y este es un aspecto importante en un momento en el que la “guerra” por el talento es un talón de Aquiles para muchas empresas que buscan innovar, desarrollarse y diversificarse. Según el estudio “Human Age 2.0: Las fuerzas futuras en el trabajo” de 2016, el 38% de los directivos mundiales encuentran grandes dificultades a la hora de encontrar candidatos que cumplan los requerimientos necesarios para determinados puestos clave, el porcentaje más alto en 7 años.

Si nos fijamos en España, un 33% de las empresas dice ser incapaz de atraer talento según el informe “Talent Trends 2017″. Ya no es suficiente un alto salario como principal atributo para atraer talento. La imagen de la empresa, un entorno de trabajo motivador, el atractivo del sector y la posibilidad de desarrollo profesional, son algunos de los atributos más buscados por los trabajadores.

Atraer y retener talento en la empresa no es el único motivo para desarrollar una buena estrategia de employer branding. Como consecuencia de un buen posicionamiento como empleador, se mejora la visibilidad de la compañía en el mercado, se reduce el coste por contratación al tener una menor rotación y la propia retención de talento provoca una mayor incentivación y competencia ‘positiva’ que repercute en la productividad del conjunto de la organización

Empleados satisfechos como fuente de beneficios

“Elige un trabajo que te guste y no tendrás que trabajar ningún día de tu vida” (Confucio, siglo VI a.c.)

La gestión del talento no sólo debe centrarse en conseguir atraer personas valiosas a la compañía, sino que deben cuidar a las que ya la integran y promover el compromiso y sentimiento de pertenencia entre sus equipos.

Promover un entorno de trabajo en el que gestionar adecuadamente el estrés diarios a la vez que se cuida el compromiso de las personas, repercute directamente en los indicadores de productividad. Según el estudio realizado por Hardvard Bussines acerca del estrés y el trabajo de 2017, entre el 60%y el 80% de los accidentes de trabajo se deben a índices altos de estrés entre los trabajadores, y por otro lado, los trabajadores desmotivados según el Instituto Gallup, cometen un 60% más de errores, tienen un 37% más de absentismo y sufren un 49% más de accidentes.

El lugar de trabajo como elemento diferenciador

Aunque la política de gestión de talento se compone de muchas y diversas líneas de actuación, fomentar la transformación del puesto de trabajo para que sea un facilitador de modelos de colaboración efectivos y dinámicos, se convierte en un elemento clave de la captación y retención de personas valiosas.

Algunas transformaciones que puede realizarse en el propio entorno de trabajo de la oficina; si una compañía está promoviendo una transformación de sus equipos de trabajo basada en implementar metodologías ágiles, el puesto de trabajo juega un papel clave: desde espacios abiertos que permitan la conectividad e interacción en y entre los equipos, hasta la posibilidad de teletrabajo que permite la movilidad del empleado o de colaboradores externos, con la digitalización del puesto de trabajo.

También el diseño de la oficina, la iluminación, el tipo de muebles o su disposición, son aspectos que inciden en la forma de trabajar de las personas y los equipos.

Y no sólo hablamos de espacios de trabajo. Otro de los aspectos fundamentales en referencia al workplace, son los espacios de descanso, con el fin de que sean también espacios de comunicación y acercamiento entre las personas: un futbolín, una mesa de juegos  o una simple cafetera, hacen que estas áreas también ayuden a  generar una experiencia satisfactoria en el hecho de “ir a trabajar”.

Desde GMAOffice promovemos soluciones y servicios que transforman el puesto de trabajo, digitalizándolo, fomentando la movilidad e interconectando personas. En definitiva, buscar el mayor grado de satisfacción por parte de empleados y colaboradores. Porque si atraer talento no es fácil, tampoco retenerlo y un entorno de trabajo adecuado, ayuda a generar una experiencia positiva en el “hecho de ir a trabajar”.

Las redes 5G y su impacto en la transformación digital del puesto de trabajo

5G

Un año más, el Mobile World Congress de Barcelona ha sido el escaparate del sector de las telecomunicaciones, y en esta edición el tema protagonista que se repetía en ponencias, stands y conversaciones del evento han sido el 5G y las oportunidades de negocio que puede suponer. Las redes móviles de quinta generación no es un concepto nuevo, en realidad, ya fue tema de discusión en el congreso de 2017, pero si lo es el hecho de que pase de ser un concepto a una tecnología que empieza a ganar madurez; algunos operadores comienzan este mismo año el despliegue de redes 5G.

La llegada del 5G supone un cambio tecnológico importante. No sólo por el incremento del ancho de banda, que multiplica por cien la velocidad de las redes 4G, sino también por la reducción de la latencia a 6 milisegundos, un tiempo prácticamente inapreciable. Pero sobre todo por la capacidad de conectar un número mucho mayor de dispositivos, en previsión de la demanda derivada del crecimiento exponencial del IoT.

¿Y el 5G, qué impacto tendrá en las empresas y en la transformación del puesto de trabajo?

Pues en  primer lugar, cabe pensar en el impacto sobre la movilidad del trabajador. A día de hoy, un 70% de las empresas están apostando en España por la ultramovilidad de sus empleados, según el estudio de IDC, en colaboración con Telefónica, “Tendencias de ultramovilidad en España”. Se prevé que en 2020 se alcancen los 14 millones de trabajadores móviles.

Con la implantación del 5G se conseguirán velocidades que anteriormente sólo eran posibles a través de fibra, lo que repercutirá en nuevos servicios y herramientas para que los trabajadores móviles sean mucho más eficientes.

La posibilidad de estar conectados de forma prácticamente inmediata sin necesidad de compartir el mismo espacio geográfico, mejorará mucho las comunicaciones entre trabajadores

Si pensamos en servicios de videoconferencia desde dispositivos en movilidad, con una latencia tan baja, el 5G nos permitirá realizarlas en definición 4k  y sin apenas retardo. Lo que supone la posibilidad de desarrllar soluciones que efectivamente hagan de la ultra movilidad la palanca de transformación de entornos de trabajo.

Lo que hace pocos años sonaba a ciencia ficción, por ejemplo pensar en mantener una reunión de trabajo desde un vehículo autónomo mientras se está editando un contenido simultáneamente con otros interlocutores en remoto, se percibe como una posibilidad real y cercana.

Y el hecho de que servicios de Virtual Meeting Room, que ya ofrecen compañías como Ricoh –UCS Advanced– permitan la interoperabilidad de participantes conectados desde diversos dispositivos y entornos, en movilidad o no, hace aún más plausible este escenario de colaboración en hipermovilidad.

Pero el 5G no solo impulsará servicios audiovisuales y colaborativos basados en de la videoconferencia. Otros servicios relacionados con la gestión documental, y procesos colaborativos con interactividad inmediata, y sobre todo la conectividad de dispositivos (IoT) en el ámbito corporativo también cuentan con la plataforma para experimentar una drástica transformación.

En un futuro inmediato, podremos acceder a toda la información relevante de la empresa y realizar cambios sincronizados entre archivos que se estén editando desde distintos dispositivos, localizaciones dispersas y entornos heterogéneos simultáneamente, agilizando procesos y aumentando la productividad. En este nuevo escenario de flujos digitales de trabajo aplicados a la gestión documental, también los modelos Blockchain han de jugar un papel relevante.

Las estructuras Block Chain aplicadas a la gestión documental permitirán sistemas de almacenamiento en la nube, con documentos siendo editados en diversos dispositivos, aunque con un control de legitimidad ante posibles cambios, necesitando un consenso mayoritario por parte de los participantes de la cadena y sincronizándose automáticamente en caso de realizarse, pero imposibilitando el borrado de la información. Es decir, un registro de acontecimientos digitales, compartido entre diferentes partes.

En definitiva, los nuevos flujos documentales, compartidos según un nuevo paradigma de control de cambios, y sobre una red de alta capacidad para acceder en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, abre la vía al desarrollo de nuevas soluciones de gestión documental.

¿Y qué decir del impacto de las redes 5G sobre la aplicabilidad del IoT en el puesto de trabajo?

Pues es precisamente la conectividad de todo tipo de dispositivos en movilidad la que puede hacer que el puesto de trabajo gane en eficiencia, en eficacia y en seguridad.

Eficiencia, porque la utilización de dispositivos conectados -ya sean los denominados  wearables, o cualquier tipo de máquina con el que actúa el trabajados -su vehículo, una impresora, herramientas de trabajo…-  aporta una cantidad ingente de datos, información en definitiva que permita optimizar procesos de trabajo.

Eficacia, porque el acceso a toda esa información desde cualquier ámbito y de manera inmediata ayuda a la toma de decisiones ágil y basadas en evidencias.

Y seguridad, porque la monitorización de actividad en actividades de riesgo puede disminuir drásticamente la ocurrencia de accidentes de trabajo. Sólo en el mes de enero de 2108, los accidentes de trabajo que causaron baja aumentó más de un 9% respecto al mismo mes de 2017.

La utilización de dispositivos conectados que aporten seguridad activa y pasiva (localización del trabajador, condiciones del entorno -temperatura, gases, otros peligros…- alarma sobre movimientos susceptibles de provocar lesiones, etc.) permitiría reducir significativamente las cifras de accidentes.

En definitiva, dotar al trabajador en movilidad de un entorno con más posibilidades de colaboración, mejor acceso a la información, uso más eficiente del tiempo, entornos de trabajo más seguros hacen de las redes 5G una palanca clara de impulso claro en la transformación del puesto de trabajo.

En GMA Office somos conscientes de que las soluciones digitales para el puesto de trabajo irán evolucionando y permitiendo la irrupción de nuevas tecnologías y servicios. Por eso, desde nuestra vocación de  ayudar a digitalizar el puesto de trabajo, seguiremos evolucionando nuestro portfolio de servicios de colaboración y comunicación, soluciones de gestión documental y de movilidad, y estamos convencidos de que las redes 5G resultarán un acelerador en esta transformación.