Coworking services

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GMA Office amplia su oferta de servicios con soluciones verticales enfocadas, en esta ocasión, a espacios de Coworking. Ya que se trata de un mercado en claro crecimiento, que ha de abordar su proceso de transformación digital.

Tradicionalmente, los principales drivers de crecimiento y diferenciación han sido la localización, disponibilidad y decoración. Sin embargo, la saturación de este mercado, requiere que las empresas se diferencien aportando valor a sus clientes, a través de la tecnología que ponen a disposición de sus usuarios, para facilitar sus forma de trabajar y ayudarles a crecer.

Hemos de entender que el 72% de las empresas alojadas en estos espacios son PYMES o Start-Ups, que no cuentan con las herramientas tecnológicas necesarias para gestionar de forma eficiente sus compañías.

Adicionalmente, las empresas de Coworking necesitan ampliar el catálogo de servicios a proponer, para elevar su nivel de ingresos.

En GMA OFFICE somos conocedores de esta situación y , hemos desarrollado una suite de productos y servicios que cubre el 100% de las necesidades de una compañía de CoWorking, en lo que a Transformación Digital del Puesto de Trabajo se refiere.

En base a los objetivos y la visión de negocio de la que disponga cada espacio de trabajo, proponemos 5 soluciones distintas, pudiendo contratarlas de manera individual o conjunta:

GESTIÓN DE VISITAS Y PAQUETERÍA

Gestionar las visitas y el movimiento de paquetería en estos espacios es un desafío.

Facilitar a sus CoWorkers el control de qué personas o mercancías externas acceden a las instalaciones de una empresa es un aspecto fundamental para el cumplimiento del nuevo reglamento RGPD, que ha entrado en vigor el próximo 25 de mayo.

Por otro lado, los Coworkers son un colectivo con un alto nivel de movilidad. Gestionar sus reuniones, visitas y llegada de paquetería,  desde un lugar centralizado supone un elevado valor añadido para ellos.

Desde GMA Office, ofrecemos la posibilidad de llevar a cabo un control digital, sencillo y altamente escalable de todas las visitas, citas e incluso llegada de mercancías, a través de planes totalmente personalizados en base a sus necesidades.

El visitante se registrará de manera muy sencilla en recepción, a través de un iPad, firmando los documentos marcados por las normas de seguridad y RGPD, y el coworker recibirá de manera automática e inmediata una notificación en su teléfono móvil. Desde ese momento el visitante ya está atendido y controlado.

Con el fin de agilizar el proceso de recepción de visitantes, existe la posibilidad de enviarles un correo electrónico con un código QR personalizado con todos sus datos, qué les permitirá identificarse y dejar constancia de su llegada con un simple escaneado, también, se podrán programar visitas en un calendario a través de su aplicación de correo.

A través de ese iPad conectado a una nube, en la zona de recepción de la compañía se recopila toda la información relevante para la empresa en referencia a un visitante, recogiendo entre otros, los datos de entrada y salida así como restringiendo o permitiendo el acceso.

Por otro lado, para el trabajo de backoffice, se dispone de una plataforma web compatible con los navegadores más utilizados, donde también de forma manual, la propia empresa puede gestionar visitantes, cumpliendo con las normas de archivo marcadas por RGPD.

SERVICIOS DE COLABORACIÓN

Porque sabemos que el espacio de trabajo ya no es un lugar y que las personas necesitan estar conectadas y colaborar con otras personas en diferentes oficinas, empresas, o espacios de coworking en diferentes partes del mundo,  ofrecemos servicios de videoconferencia y reuniones interactivas en diferentes formas de proyección, para facilitar la comunicación y colaboración de sus coworkers.

  • Reuniones interactivas. Cooperar en una sala de reuniones, permitiendo participar de manera directa o en streaming, es una de las posibilidades que ofrecemos desde GMA Office.
  • Video conferencias. Si por otro lado se desea poner cara al resto de participantes en la reunión, también ofrecemos la posibilidad de realizar video conferencias.
  • Proyección. La solución mas conocida, para aquellas salas o coworkers que simplemente quieran proyectar y ampliar sus pantallas.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Sus CoWorkers invierten casi un 35% de la jornada laboral en buscar información relevante para sus tareas, traducido en tiempo, casi una hora diaria. Una Start Up se concentra en la generación de nuevo negocio, critico para sus supervivencia. Sin embargo su capacidad de gestión es muy limitada.

Con nuestras soluciones de gestión documental ofrecemos la posibilidad de simplificar este tipo de procesos, facilitando la localización, distribución y manejo de documentos, además de optimizar el espacio y la seguridad en los documentos.

  • Repositorio documental. Con el fin de disponer de un almacenamiento de datos estructurados y de fácil acceso, ponemos a disposición de sus coworkers, un repositorio documental dónde pueden gestionar y optimizar la búsqueda de sus documentos. Además de poder aprovechar al máximo el espacio de sus oficinas.
  • Servicios de digitalización. Ponemos a su disposición todas las herramientas necesarias para la digitalización de documentos, ya sea a nivel de infraestructura o conocimientos. Estas soluciones aportan seguridad y movilidad a sus usuarios.
  • Custodia. Para poder almacenar toda la información relevante, incluimos un servicio de custodia y destrucción certificada de documentos. De esta forma, pueden optimizar el ingreso obtenido por cada metro de oficina.
  • Procesos electrónicos. Si sus coworkers desean compartir información con terceros y permitir su acceso, también simplificamos y aseguramos sus procesos documentales.
  • Firma electrónica. Este servicio permite que de manera totalmente vinculante y certificada, se puedan firmar documentos tales como albaranes, contratos, entre otros, de manera digital, sin necesidad de contar con papel que ocupe espacio y suponga un coste añadido.

IMPRESIÓN (Web2Print)

  • Oficina. Disponemos de una amplia gama de equipos de impresión, tanto multifuncionales como sobremesa, que se adaptarán a sus necesidades. Además disponemos de la capacidad de crear entornos digitales en los que el control de la impresión está garantizado, así como la asignación de costes por entidad, y usuario, de forma que la empresa de Coworking puede generar ingresos a partir de este servicio.
  • Web2Print.  Para todos aquellos trabajos especiales (catálogos para asistencia a ferias, desarrollo de nuevos productos, memorias técnicas, planos, etc.)  o  urgentes, ponemos a su disposición nuestros centros de producción, de forma que recibiremos sus trabajos, los maquetaremos, produciremos y entregaremos en el plazo solicitado. Todo esto sin moverse de la oficina. De esta manera un Coworker no tendrá que perder tiempo buscando copisterías, ni pagar sus elevados costes, y podrá centrarse en generar negocio.

SERVICIOS CLOUD

Sabemos que un coworker es una persona en constante movilidad, y que su laptop o tablet son su empresa. Por eso creemos que es vital elevar la disponibilidad y la seguridad de esos datos.

A través de los servicios que ofertamos en cloud, sus coworkers accederán a su puesto de trabajo desde cualquier sitio, facilitando el trabajo de manera remota para que así puedan manternese conectados desde cualquier parte y a cualquier hora.

Si está interesado en recibir más información, no dude en contactarnos pulsando aquí.