Mayor eficiencia y seguridad, las razones que le llevarán a externalizar la digitalización, custodia y destrucción certificada de sus documentos
La transformación digital está obligando a cambiar la forma de trabajar y la cultura de las empresas y esta no funciona si no hay un cambio de mentalidad. Traducido significa poder cambiar primero de dentro hacia fuera. La razón hay que buscarla en que vivimos en un mundo cada vez más digital e inmediato, además de que los clientes son mucho más exigentes y piden realizar trámites, por ejemplo, sin tener que pasar por una oficina física. Por ello, seguir usando el papel como soporte principal de la información es un freno rotundo a la eficiencia y supone un gran obstáculo para la mejora del rendimiento de su organización.
Sectores como el de la abogacía, sanidad, educación, que manejan a diario ingente volumen de información, comienzan a asumir el reto, poco a poco, de externalizar sus servicios de digitalización y custodia documental, pero también las pequeñas y medianas empresas, debido a las ventajas que propicia este servicio como son la reducción de costes anuales cifrados en un 20 por ciento, según se refleja en un estudio de Ricoh, con tan sólo digitalizar el archivo físico.
Externalizar los servicios de digitalización del archivo documental es, por tanto, una opción que permite ya a muchas empresas concentrarse en su negocio al no disponer ni del tiempo, ni el personal cualificado para asumir internamente el importante paso hacia el formato electrónico a través del escaneo de documentos, la digitalización, procesando imágenes y distribuyendo la información de forma eficaz dentro de la empresa, pero, también, habilitando sistemas de almacenamiento adecuados a la normativa de protección de datos de carácter confidencial/ personal, y que permitan proteger los documentos frente al riesgo de deterioro, accidentes o desastres naturales en unas instalaciones no preparadas para ello (humedad, inundaciones, incendio…)
A mayor digitalización, más ahorro y más seguridad
La realidad es que en las compañías convive aún de forma habitual tanto el formato en papel como en formato electrónico, pero es evidente que la conservación si se opta por la digitalización otorga mayores niveles de seguridad, ahorro y sobre todo más espacio disponible. Sin embargo, no por ello, las empresas han de pasar por alto la custodia del propio documento en papel, tanto de su archivo ‘histórico’ como de la nueva documentación que se va generando día a día.
Además, la digitalización de documentos mejora las labores de búsqueda y localización, garantizando la conservación porque los documentos originales se manipulan lo mínimo posible, evitando además pérdidas de tiempo innecesarias, debido a una mala clasificación, y protegiendo la autenticidad e integridad del contenido, así como su legibilidad.
Por otro lado, apostar por el outsourcing de custodia documental permite tener siempre el espacio suficiente para albergar un gran volumen de información a negocios que manejan muchos documentos que, aunque pueden que hayan dejado de ser útiles en la actividad diaria, deben ser guardados por algún tiempo bajo los requisitos de seguridad adecuados y conforme la normativa vigente, con lo que el espacio ´liberado’ en las instalaciones de la compañía pueden utilizarse para fines productivos.
Tan sólo hay que recordar que el tiempo para conservar facturas, documentos y justificantes viene establecido en el Código de Comercio fijando el plazo de seis años “a partir del último asiento realizado en los libros”. Esto a pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de cuatro años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto.
Estas medidas señalan la capacidad de disponer de la infraestructura necesaria para albergar toda la información requerida, pero también a criterios de autenticación y autorización que deben estar garantizados por el personal cualificado.
Mejor acceso, más control
Por otro lado, en el entorno digital actual se impone entornos de trabajo más interactivos que simplifiquen las tareas. Tanto contratos, albaranes y notificaciones, así como expedientes, deben estar perfectamente digitalizados y también custodiados para garantizar el acceso total a esta información, ya que además del ahorro de costes, la externalización de los servicios de digitalización y custodia documental, ayuda a un mejor acceso de la información, mejorando también el control de la misma al eliminar fallos en la confidencialidad de los datos.
La destrucción certificada es también parte de la gestión documental
Como parte del proceso de gestión documental, y no menos importante que las anteriores, la destrucción de un documento en papel ha de realizarse con todas las garantías de seguridad y confidencialidad que durante la gestión y custodia del mismo.
No se trata sólo de ‘eliminar papel’, sino que es necesario asegurar la confidencialidad de los datos. El hecho de contar con un servicio de destrucción certificada evita el riesgo de fuga de información en esta última etapa de la vida útil del documento físico.
En GMA contamos con un servicio de externalización y custodia documental que contempla desde labores de digitalización, escaneo, archivo digital, custodia documental y destrucción certificada, además de soluciones adicionales como por ejemplo, la digitalización certificada, para que usted pueda centrarse en su negocio y lograr que su compañía sea mucho más eficiente y productiva.
