Por qué debes dar el salto a la factura electrónica
Aunque se habla a diario de la necesidad de que los negocios asuman los beneficios de la digitalización, todavía hoy una de las acciones más habituales en las empresas es seguir procesando facturas en papel, pese a que la facturación electrónica supone un ahorro notable en costes y contribuye a la mejora de la eficiencia y la seguridad. Además, la factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los mismos requisitos legales exigidos a la factura tradicional.
Los últimos datos existentes sobre el empleo de la Factura electrónica en España revelan que su uso ya es una tendencia al alza en el seno de aquellas organizaciones que empiezan a asumir los cambios que trae consigo la transformación digital y fruto de ello, es que el volumen de facturas electrónicas emitidas se ha incrementado en el último año en 23,5 por ciento frente al año anterior.
En total se ha emitido más de 96 millones de facturas electrónicas en España que han supuesto un ahorro de gestión ya cuantificado superior a 743 millones de euros. Cifras extraídas del último Estudio existente en el sector, realizado en 2017 sobre la Implantación de la Factura Electrónica en España por el Grupo Seres, quien se hace eco del crecimiento y la consolidación de la factura electrónica en las empresas.
2015, el año del cambio
El punto de partida de esta realidad al alza hay que situarlo en el año 2015 cuando se hizo obligatoria su implantación en el seno de las Administraciones Públicas y proveedores que con ellas mantengan su actividad. La razón de su ascenso es que el uso de la facturación electrónica permite agilizar notablemente los procesos, fundamentalmente el procedimiento de pago, además de que permite tener un control informatizado y sistematizado que evita pérdidas y extravíos y contribuye a realizar un seguimiento riguroso más contable.
Pero hay más ventajas:
- Ahorro de tiempo y costes
- Procesos administrativos mucho más simples gracias a la automatización
- Reducción de errores
- Mayor control y seguridad
- Contribución a la mejora medioambiental
- Fomento de la cultura ‘digital’ en las áreas de administración de la compañía
Ahorro en tiempo y costes, cuestión clave para dar el salto a la facturación electrónica
Según diversos estudios, por cada factura emitida y recibida se puede llegar a una reducción entre el 65 y el 85 por ciento de su coste. Así el coste de emisión de una factura en papel puede oscilar, por unidad, entre los 2,23 y 4,45 euros por emisión, y para el receptor supone un gasto por unidad entre 3,38 y 7,22 euros. Frente a ello, la factura en formato electrónico puede llegar a 1,64 en la emisión y 2,27 en la recepción.
Lo más relevante en un proceso de facturación en papel es que es el receptor quien se lleva siempre la peor parte al contemplar aspectos que incrementan el gasto como la manipulación, codificación de la factura, esto es: grabación de la misma, y en definitiva, también, todo lo que conlleva el tratamiento manual del papel, así como el uso, por ejemplo, de archivadores, estableciéndose ya un total nada menos que de 8 minutos el tiempo que destina, por término medio, un empleado al usar el formato en papel. (Cifras extraías de estudios realizados por AECOC y la consultora SERES)
Evitar toda intervención manual con el empleo, en este caso, ya del formato digital, supone siempre mejoras en la eficiencia y productividad, redundando, en definitiva, en el incremento de la competitividad empresarial.
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