¿Sabe cuánto papel gasta a diario en su oficina?

Es un hecho que el papel lastra la productividad, sin embargo todavía las organizaciones siguen empleando éste en sus procesos. En concreto, se estima que la mitad de las compañías siguen sin abrazar los beneficios de la digitalización pero en el futuro se vaticina que apenas el 9 por ciento de los procesos y operaciones en las empresas usarán papel.

La digitalización hace, por tanto, la información mucho más accesible ahorrando tiempo y mejorando en eficiencia. Para hacerse una idea, el 30 por ciento del tiempo de los empleados se invierte buscando información, según diversos estudios, y un documento es copiado una media de 19 veces…

Sin embargo, antes de pasar al formato digital es conveniente analizar los procesos de negocio para evaluar y optimizar. Es decir: conocer pormenorizadamente qué uso se hace del papel en su entorno de trabajo y después rediseñar procesos para realizar ajustes y mejoras.

Soluciones de control, auditoría y costes de impresión, la mejor alternativa

En paralelo a la progresiva adecuación de los procesos de negocio, las empresas pueden adoptar otras medidas para implementar un ahorro directo a corto plazo en sus costes de impresión. Una de las más efectivas es la implementación de una solución de control, auditoría y costes de impresión, que permite hacer un filtrado de los trabajos de impresión, definir unas normas de aprobación -por ejemplo de acceso a la impresión en color-, análisis de uso de las impresoras, etc, lo que incide de forma directa en reducir significativamente volúmenes de impresión. Además de lo que supone en cuanto a la seguridad de información confidencial, ya que se evita dejar documentos impresos a la vista en la bandeja de la impresora.

GMA Office diseña e implementa soluciones que transforman una oficina en un entorno laboral seguro, colaborativo pero sobre todo altamente productivo. Contamos con la experiencia para asesorar a su empresa en cuanto a la solución de gestión de impresión más adecuada, y de forma más integral, a través de nuestra consultoría digital entendemos el procesos de madurez digital de su empresa y de sus empleados para, después, aportar soluciones basadas en la tecnología más avanzada.