Sistemas de mensajería instantánea y rr. ss. en la empresa.

Que las redes sociales y los sistemas de mensajería instantánea están totalmente integrados en nuestras vidas no es ninguna novedad, 2.700 millones de usuarios disponen de al menos una red social o sistema de mensajería instantánea, así lo muestra el estudio de WeAreSocial: ”Digital in 2017: Global Overview”.

El ser humano siempre ha tenido la necesidad de comunicarse puesto que somos seres sociales y no podemos convivir aislados. Pero con la aparición de las nuevas tecnologías y las redes sociales, estos procesos comunicativos están transformándose, permitiendo estar conectados prácticamente de manera inmediata y sin necesidad de compartir el mismo espacio físico, transmitiendo la información a través de distintos medios fuera de la mera conversación.

Muchas empresas que son conscientes de este cambio en la forma de comunicarse y teniendo en cuenta la ventaja que supone también en cuanto a inmediatez y flexibilidad, cada vez más, apuestan por las redes sociales y sistemas de mensajería instántanea para comunicarse, entre sus empleados y con sus clientes, ya sea a través de las redes sociales corporativas, transfiriendo los valores y noticias relativas a la marca o mediante sistemas de mensajería, que permiten una mejor comunicación entre empresa y trabajador, con los clientes o entre trabajadores. De hecho, en muchas ocasiones son los propios empleados los que fomentan de forma espontánea el uso de estas aplicaciones, extendiendo al uso profesional los hábitos de utilización de redes sociales de ámbito privado, y auspiciado por las políticas corporativas de Bring your own device (BYOD), por la que la mayoría de empleados tienen a su disposición en todo momento un Smartphone en su puesto de trabajo.

Aunque Whatsapp es la aplicación más famosa y utilizada entre los sistemas de mensajería (más de mil millones de usuarios activos según el informe de 2017 de la propia aplicación), también podemos encontrar Telegram, Threema, Facebook Messenger, WeChat, Line… Menos utilizadas pero con prestaciones muy similares.

Otro aspecto a considerar es el cambio de hábitos en cuanto a la manera de compartir información como archivos adjuntos, usando sistemas de mensajería instantánea en vez de canales convencionales como el correo electrónico. Especialmente, en entornos de trabajo de alta movilidad y dispersión, las aplicaciones de mensajería instantánea pueden resultar mucho más ágiles.

Pero, ¿Qué riesgos presentan este tipo de apps?

El gran riesgo asociado al uso de estas aplicaciones es que las empresas pierden el control sobre la información compartida y de los canales de comunicación utilizados. Incluyendo todo tipo de información operativa y confidencial.

Cuando los empleados utilizan estas aplicaciones públicas, al no existir la posibilidad de realizar auditorías de la red de usuarios y no disponer de ningún control sobre la misma, supone en la práctica, un descontrol absoluto sobre qué información se comparte y con quién.

Este tipo de aplicaciones gratuitas no pueden asegurar la total protección de los datos que almacenan y es el propio usuario el que acepta responsabilizarse del intercambio de información. Y por otra parte, aún con la incorporación del cifrado de mensajes, diversas investigaciones han puesto en duda la seguridad de los grupos que comparten información.

Desde el punto de vista de la legislación en protección de datos, utilizar estas aplicaciones, supone un claro riesgo de vulneración y no sólo cuando se comparte información confidencial, sino cuando se añade a una persona a un grupo sin su consentimiento, como ya ha quedado explícito en la resolución de la Agencia Española de Protección de Datos

Con la entrada del nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos en mayo, las personas que compartan datos personales como la fecha de nacimiento o el número de teléfono de terceros a través de redes sociales, se considerará cesión de datos no autorizada, por lo que podrán ser multadas con sanciones que van desde los 900€ hasta los 600.000€.

Por otro lado, otro grave riesgo asociado a este tipo de apps, sería que cuando un dispositivo dejara de funcionar se perdería toda la información en caso de no tener una copia de seguridad actualizada, además de comprometer la información que se encuentra en el propio dispositivo en caso de hurto o pérdida.

Aplicaciones móviles de mensajería instantánea corporativa.

Como consecuencia de la próxima entrada en vigor del RGDP y las numerosas quejas relativas a la fusión de Whatsapp y Facebook en lo que a almacenaje y gestión de datos se refiere, según el último estudio realizado por la empresa Aggity en este mismo 2018, un 79% de compañías se muestran preocupadas por el uso de sistemas de mensajería móvil en el entorno profesional.

Si lo que busca una empresa es una alternativa a este tipo de apps para agilizar los procesos de comunicación dentro de la empresa, que complemente el uso del correo electrónico, pero sin asumir los riesgos de las redes sociales, la solución pasa por la utilización de aplicaciones móviles de mensajería instantánea corporativa.

Estas aplicaciones, además de ser más seguras y gestionables, permiten que el empleado pueda diferenciar el intercambio de información en ámbitos de vida privada y actividad laboral.

Este tipo de sistemas de mensajería corporativa, ofrecen una mayor seguridad de los datos y la posibilidad de que la empresa sea la propietaria real de toda la información, con dos modelos de implantación: Con un sistema independiente y securizado (por ejemplo, con cifrado de 256 bits y protocolos https).

En cuanto al almacenamiento de la información, estas aplicaciones diseñadas para su uso corporativo permiten alojar la información, bien en centros de datos propios de la propia empresa,  o bien en la nube, aunque en un entorno controlado por los responsables de sistemas de la información. Además, mediante un perfil específico de administración, se puede limitar el tiempo de almacenamiento de información, posibilitar o anular el acceso a información por parte de dispositivos externos, definir los tipos de archivos que se pueden compartir/ descargar, o su tamaño máximo, entre otras opciones.

Desde GMA Office entendemos que la transformación del puesto de trabajo ha de estar siempre vinculada a una gestión eficiente y segura, y que el uso de aplicaciones móviles ha de redundar en una mayor flexibilidad y productividad, pero sin poner en riesgo la integridad de la información corporativa.

Por ello, dentro de nuestro porfolio de aplicaciones móviles, contamos con una solución de mensajería corporativa especialmente diseñada por nuestros partners y orientada al uso empresarial.

¿Preocupado por la seguridad de la información en tu negocio? Desde GMA Office te ayudamos. Contacta con nosotros.