Gestione sus visitas de manera eficiente.

Proxyclick GMA Office gestión de citas

En GMA Office somos conscientes de la importancia que tiene una rápida adaptación por parte de las empresas ante los cambios, por eso intentamos aportar soluciones que permitan olvidarse de todo aquello que no sea parte fundamental de sus actividades diarias, simplificando sus procesos y permitiendo que las compañías se centren totalmente en el desarrollo de su actividad empresarial, delegando o simplificando procesos de administración y gestión.

Por ello, ofrecemos soluciones tecnológicas adaptadas a las necesidades de cada compañía, con una propuesta “End-to-end”, ofrecemos soluciones personalizadas para cada puesto de trabajo.

 RGPD

Desde el pasado 25 de mayo, ya es obligatorio cumplir con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos, pero según el último informe de IDC Research España en referencia al RGPD, sólo un 10% de las empresas españolas están preparadas para mantenerse dentro de la normativa.

Con este cambio en el paradigma de la gestión de datos, es importante tener en cuenta posibles soluciones que ofrezcan a las empresas, de una manera sencilla, la mejor y más rápida adaptación al nuevo reglamento.

¿Qué soluciones ofrece GMA Office?

GMA Office, en asociación con Proxyclick, ofrece soluciones que ayudan a mantenerse dentro de la normativa en el área de la gestión de visitas.

Controlar qué personas externas acceden a las instalaciones de la empresa, es un aspecto fundamental para el cumplimiento del reglamento, pero para realizar este control, ha quedado totalmente descartada la opción de llevarla a cabo en formato papel, siendo necesario el almacenamiento digital y limitando el acceso a dicha información.

Con esta solución, a través de diferentes planes de suscripción que se adaptan en función de las necesidades de las empresas, se permite llevar a cabo el proceso de la información de aquellas personas externas que acceden a las instalaciones de la compañía, como podrían ser clientes, proveedores o trabajadores de otras sedes.

¿Cómo funciona esta solución?

Esta solución cuenta con tres modelos distintos de trabajo:

A través de un iPad conectado a una nube de almacenamiento, en la zona de recepción de la compañía, se recopila toda la información relevante para la empresa en referencia a un visitante, recogiendo entre otros, los datos de entrada y restringiendo o permitiendo el acceso a las instalaciones.

Con el fin de agilizar el proceso de recepción de visitantes, existe la posibilidad de enviarles un correo electrónico con un código QR personalizado con todos sus datos, qué les permitirá identificarse y dejar constancia de su llegada con un simple escaneado.

También por correo, se podrán programar las visitas en un calendario a través de un plugin para Outlook.

Por otro lado, hay un soporte web compatible con todos los navegadores, donde también de forma manual, la propia empresa puede gestionar la entrada y salida de visitantes.

Y, por último, también para los propios empleados de la compañía, se facilita una app móvil que permite realizar gestiones directamente desde sus dispositivos, recibiendo notificaciones que se pueden responder al instante, facilitando la comunicación con el visitante e incluso recibir una foto para así poder reconocerlo.

Diseño y aplicaciones

El diseño de las distintas interfaces es personalizable para cada empresa, ofreciendo la posibilidad de comunicar su imagen de marca con los colores y motivos de la compañía.

En caso de que dos empresas distintas compartan instalaciones, ambas pueden utilizar el mismo dispositivo de recepción de visitantes, aunque con una personalización individual, una vez que el visitante haya elegido el logo de la compañía con la que tiene cita.

Por otro lado, los visitantes, en el día de su visita, recibirán una notificación recordándoles todos los detalles de la visita y en el caso de que sean visitantes “VIP” o de alto interés para la compañía, se avisará a todos los trabajadores necesarios sobre  su llegada.

Con toda la información recopilada, esta solución, realizará gráficos sobre el tiempo que los visitantes pasan en las instalaciones, informes diarios sobre las visitas realizadas, almacenará datos de los visitantes, se permitirá la posibilidad de gestionarlos de forma individual o masiva, opción de exportarlos en formato Excel e incluso realizar cuestionarios que sirvan de guía a la hora de realizar posibles gestiones de visitantes futuras.

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