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Conectando personas y procesos. Prepare a su empresa para los nuevos hábitos de trabajo y mejore en eficiencia

La transformación del espacio de trabajo se ha convertido en la actualidad en una necesidad estratégica para las empresas en términos de mejora de la eficiencia. Poder realizar cualquier cometido sin importar el lugar, ni el momento, es ya una condición indispensable en los nuevos entornos donde se busca, también, la  automatización de procesos para ganar en agilidad y rapidez.

Los hábitos de trabajo han cambiado y los factores determinantes señalan al impacto de la digitalización y la aparición de nuevas tecnologías como causantes del fomento de la innovación y la mejora de la productividad, al romper los llamados silos de información en las compañías.  El objetivo no es otro que crear un espacio de trabajo digital donde se fomente la conexión de personas y procesos, buscando más comunicación, flexibilidad y seguridad. Hay que reinventar el lugar de trabajo para estar convenientemente preparados y adaptarse a las necesidades de los nuevos perfiles profesionales que en 2025 conformarán más del 50 por ciento de la fuerza de trabajo en las organizaciones (Fuente: Workplace 2025 de Fujitsu).

Para conseguirlo y asumir a los cambios que impone la sociedad digital, hay que modernizar necesariamente los recursos empresariales disponibles, facilitando la movilidad de los trabajadores y el trabajo remoto, escuchando las nuevas exigencias de nuevas generaciones que, como los millennials,  demandan tecnologías digitales para trabajar de forma más inteligente. De hecho, las organizaciones que no adapten su entorno de trabajo rápidamente tendrán problemas para atraer y retener talento, pero también para mejorar su rendimiento.

Tener un  mejor acceso a la tecnología supone no perder por término medio 3,5 días todos los meses, según un estudio realizado por Ricoh Europa,  es decir 42,3 días por año.

Incrementar la productividad, mejorando la agilidad de las operaciones y procesos tan solo es posible gracias al empleo de las nuevas tecnologías digitales y no introducir éstas es ya un freno para la agilidad empresarial (Fuente: Empowering Digital Workplaces de Ricoh)

Conectar talento, facilitar el trabajo a distancia

Las soluciones de colaboración empresarial inciden ya en la mejora de la eficiencia conectando el talento de las personas y facilitando el trabajo a distancia.

Las pantallas interactivas o los sistemas de videoconferencia actuales facilitan la comunicación en el entorno empresarial, al posibilitar la conexión con quien quieras, donde y cuando quieras, además de ser una vía para reducir gastos de desplazamiento, agilizando los procesos de toma de decisión.

De otro lado, una de las barreras más habituales para la transferencia del conocimiento en las empresas son los llamados silos de información. Romper estos silos es posible, no sólo poniendo en marcha metodologías de trabajo de las denominadas ‘ágiles’, sino también implantando herramientas de colaboración que facilitan poder compartir documentos en distintos formatos y otorgan la capacidad de editar de forma paralela éstos desde distintos departamentos ganando en agilidad, a la vez que se pueda estar organizando una reunión de trabajo con los integrantes en diversas localizaciones, igual de eficaces que las presenciales.

La tecnología de colaboración para ayudar a la ‘Innovación Abierta’

Desde que Henry Chesbrough, profesor de la Universidad de Berkeley, acuñara hace ya 15 años el concepto de ‘Open Innovation’, este se ha ido convirtiendo progresivamente en el paradigma de un nuevo modelo de colaboración en el que las empresas dejan de trabajar como entes aislados sus procesos de innovación, y comienzan a crear los ecosistemas a su alrededor sobre los que apoyarse en un proceso de innovación más efectivo.

Estos modelos de innovación abierta fomentan la colaboración de empresas entre ellas, pero también con profesionales externos, universidades, etc.

La creación de entornos colaborativos que permitan a los agentes implicados en estos procesos de innovación trabajar conjuntamente sin necesidad de estar en la misma ubicación pasa por dotar las tecnologías de conexión y colaboración seguras, confiables y dinámicas.

Así, la tecnología es un acelerador de la innovación abierta. Por ejemplo, propicia que las personas puedan conectarse desde distintos entornos y dispositivos o contar con una infraestructura en la nube en la que se puedan publicar, editar y distribuir contenidos de forma ágil y segura.

En GMA Office contamos con toda esta tecnología innovadora para la mejora del rendimiento de su empresa, facilitando la colaboración en su entorno de trabajo,  contemplando Hardware dotados de impresión segura de documentos confidenciales y sistemas de control de acceso, o facilitando servicios de migración a Cloud que flexibilizan y hacen más eficiente la gestión de la infraestructura IT. ¡Consúltenos!

La importancia de tener un buen sistema de gestión documental

Que los documentos son papeles que tienen vida es algo que todo el mundo jura y perjura cuando busca y no encuentra. Sin embargo, la moderna gestión documental supone un paso adelante en la mejora de la eficiencia, siendo ya una herramienta básica para la mejora de la productividad. 

Para una empresa activa y dinámica, la gestión documental eficiente no se limita a la simple localización de documentos. Muy al contrario, se configura como un sistema de integración y distribución de la información donde no solo importa el acceso inmediato y seguro a los mismos, sino su acomodación a los flujos rutinarios de trabajo (Workflow) con posibilidades de definir procesos, cambios y control de revisiones, permisos de acceso, sistemas de aviso y alarma de plazos y fechas relevantes, etcétera.

Consecuentemente la importancia de un buen sistema de gestión documental no reside tanto en evitar la pérdida o el olvido de algún documento, sino en la posibilidad de que la información que contienen esté activa en todo momento para toda persona o departamento que la necesite.

Pensemos, por ejemplo, en un bufete de abogados que gestiona una gran cantidad de procedimientos de distinta índole con complejos ciclos de vida, donde plazos y causas conforman una compleja madeja que además se entrelaza también con una rica jurisprudencia, una activa investigación y redacción de borradores, formularios y documentos relevantes, gestión administrativa, etc, etc.

El sistema de gestión documental en este caso, como en muchos otros, deviene siempre crucial para todos los profesionales sobrecargados de tareas diversas, ya que constituye, sin duda alguna, la herramienta más eficiente, más inteligente y más rentable para gestionar toda la información que contiene esa cantidad ingente de documentos que crecen día a día sobre las mesas de los despachos.

Hacia la oficina sin papeles

La gestión documental inteligente define un sistema eficiente de gestión que se acerca al entorno de la llamada oficina sin papeles, haciendo más fácil y versátil el acceso a toda la documentación archivada de su negocio. Permitiendo, en una organización más o menos compleja,  definir también los flujos de aprobación y confidencialidad que debe tener cada tipo de documento. La versatilidad del sistema de gestión documental reside, por tanto, en que la herramienta realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda la documentación.

Sin embargo, las ventajas y los beneficios de la buena gestión documental no se agotan en lo ya dicho, sino que el sistema permite también organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas accediendo a históricos de clientes, conceptos, temas… Se trata de un sistema de integración y distribución de la información que hace de la gestión documental un activo de gestión eficaz en la empresa para el ahorro de tiempo y costes.

Pero además, un buen sistema de gestión documental permite la personalización de los documentos de salida de la empresa, tales como  facturas electrónicas, formularios, presupuestos y otros documentos. De esta forma se pueden configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su organización, para tener en todo momento una visión exacta de toda la información relevante.

La actual gestión documental inteligente se edifica sobre un concepto que va más allá del mero documento, ya que además permite definir procesos de forma adecuada a los procedimientos de trabajo de la empresa, facilitando la movilidad y el trabajo fuera de la oficina.

Lejos, pues, del término archivo–depósito, la gestión documental es toda una herramienta, fácil de administrar; de acceso inmediato, seguro y preciso a la información que se requiere en el momento que se necesita. Permite, además, una gestión eficaz de la trazabilidad de cada procedimiento, con conocimiento inmediato del histórico, la localización y la trayectoria de un producto, o servicio de la cadena de producción de la empresa.

Se trata de tener bajo control no solo todas las versiones de un documento, sino también la vida útil del documento mediante la incorporación de avisos automáticos por caducidad, vencimientos, procesos de trabajo u otros criterios.

Consecuentemente es una herramienta flexible y escalable a las necesidades de cualquier empresa. Herramienta imprescindible para progresar en eficiencia, productividad y seguridad, toda vez que dotada de un potente buscador –que permite una fácil indexación de todo tipo de documentos, imágenes, pdf, correos electrónicos, hojas de cálculo, etc. etc–, resulta manejable desde cualquier puesto de trabajo. Deje sus documentos siempre en manos de expertos, en GMA le ayudamos. Automatizamos procesos para mejorar la productividad y seguridad de su compañía.

Imagen: Freepik

El outsourcing, la mejor vía para hacer frente a la transformación digital de su organización

Llegar a todo a veces no es posible y esto también ocurre en la empresa. Si hablamos de tecnología todavía es más complicado, ya que ésta se ha convertido en una necesidad no sólo por la urgencia de digitalización, para hacer frente con solvencia al futuro, sino porque ya es una aliada imprescindible en la mejora de la eficiencia, otorgando agilidad a todos los procesos de las compañías.

Sin embargo, no todas las organizaciones pueden tener un área específica de TI que resuelva y optimice los recursos en esta parcela, además de estar atentos a todas la innovaciones que se suceden en el sector y que pueden ayudar a la mejora de su negocio.

El outsourcing tecnológico, es decir: delegar la gestión del área TIC a un proveedor externo, se ha convertido ya en la mejor vía para hacer frente a la transformación digital. De hecho, ocho de cada diez contratos de outsourcing que se firman en la actualidad están vinculados, de una u otra forma, al sector TI. La razón es que las empresas entienden, ante la limitación de recursos y personal, que deben liberarse de aquellos departamentos que no son ‘core’, centrándose en aquello que es verdaderamente importante en su actividad diaria y que les genera realmente valor.

La clave de su éxito radica en reducir esa carga diaria en la gestión para mejorar la cuenta de resultados, logrando ser más productivos y eficientes.

Impresión y gestión documental, áreas sensibles para el outsourcing

Un ejemplo claro lo tenemos en el área de impresión y la gestión documental, donde los costes llegan al 3% de los ingresos anuales. Utilizar tecnología adecuada en este ámbito le puede suponer un importante ahorro además de tener un mayor control de los costes TIC. Pero si subimos un nivel más, con el outsourcing se puede conseguir una reducción de entre el 30% y el 60% de los costes en tecnología que asuma una empresa.

Esta es, por tanto, una de las ventajas más notables del outsourcing, ya que normalmente la externalización de estos servicios, llevan a minimizar costes a un precio más competitivo, lo que lleva parejo una mejor distribución del trabajo utilizando de forma eficiente los recursos, frente a tener que dedicar personal específico a este menester dentro del seno de la propia compañía.

Además el outsourcing le ayuda a mantenerse completamente actualizado, obteniendo acceso tanto a las nuevas tecnologías que le mejorarán el rendimiento de su organización, pero también podrá sumar, mediante esta fórmula, nuevas competencias que mejoren la calidad de sus servicios, además de abrirle paso a la innovación en su negocio, con todas las ventajas que ello acarrea en cuanto a la mejora de la competitividad.

En GMA Office entendemos que el mercado nos exige cada vez más una mayor especialización en nuestro core business, pero hay múltiples procesos internos que nos impiden llegar al verdadero cometido. Estos requieren recursos, además de conocimiento adecuado. Por ello, hemos desarrollado una potente división de outsourcing en ámbitos como la digitalización de procesos, impresión, archivo digital, custodia, automatización y más servicios que, siendo imprescindibles hoy en el desarrollo de las compañías, no aportan valor añadido al mercado, haciendo que usted pueda centrarse realmente en su negocio.

Además, recuerde que la contratación o incluso la formación TI de los empleados tiene unos costes importantes y el outsourcing le proporciona personal cualificado con una amplia experiencia laboral, imprescindible para el desarrollo de proyectos TI, pudiendo destinar el talento de su organización a la actividad principal de la empresa.

Recuerde que lo que verdaderamente otorga el outsourcing en esta parcela es la mejora de la eficiencia en su organización, además del incremento de la productividad, pudiendo, además ser más flexible porque el outsourcing siempre se adapta a sus necesidades en todo momento.

Elegir un socio tecnológico adecuado en este ámbito le liberará, por tanto, de asumir importantes gastos, ya que le facilitará el acceso a expertos especializados de manera rápida, contando con el apoyo necesario si necesita aumentar sus servicios, al ampliar el tamaño de su empresa.

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