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Las redes 5G y su impacto en la transformación digital del puesto de trabajo

5G

Un año más, el Mobile World Congress de Barcelona ha sido el escaparate del sector de las telecomunicaciones, y en esta edición el tema protagonista que se repetía en ponencias, stands y conversaciones del evento han sido el 5G y las oportunidades de negocio que puede suponer. Las redes móviles de quinta generación no es un concepto nuevo, en realidad, ya fue tema de discusión en el congreso de 2017, pero si lo es el hecho de que pase de ser un concepto a una tecnología que empieza a ganar madurez; algunos operadores comienzan este mismo año el despliegue de redes 5G.

La llegada del 5G supone un cambio tecnológico importante. No sólo por el incremento del ancho de banda, que multiplica por cien la velocidad de las redes 4G, sino también por la reducción de la latencia a 6 milisegundos, un tiempo prácticamente inapreciable. Pero sobre todo por la capacidad de conectar un número mucho mayor de dispositivos, en previsión de la demanda derivada del crecimiento exponencial del IoT.

¿Y el 5G, qué impacto tendrá en las empresas y en la transformación del puesto de trabajo?

Pues en  primer lugar, cabe pensar en el impacto sobre la movilidad del trabajador. A día de hoy, un 70% de las empresas están apostando en España por la ultramovilidad de sus empleados, según el estudio de IDC, en colaboración con Telefónica, “Tendencias de ultramovilidad en España”. Se prevé que en 2020 se alcancen los 14 millones de trabajadores móviles.

Con la implantación del 5G se conseguirán velocidades que anteriormente sólo eran posibles a través de fibra, lo que repercutirá en nuevos servicios y herramientas para que los trabajadores móviles sean mucho más eficientes.

La posibilidad de estar conectados de forma prácticamente inmediata sin necesidad de compartir el mismo espacio geográfico, mejorará mucho las comunicaciones entre trabajadores

Si pensamos en servicios de videoconferencia desde dispositivos en movilidad, con una latencia tan baja, el 5G nos permitirá realizarlas en definición 4k  y sin apenas retardo. Lo que supone la posibilidad de desarrllar soluciones que efectivamente hagan de la ultra movilidad la palanca de transformación de entornos de trabajo.

Lo que hace pocos años sonaba a ciencia ficción, por ejemplo pensar en mantener una reunión de trabajo desde un vehículo autónomo mientras se está editando un contenido simultáneamente con otros interlocutores en remoto, se percibe como una posibilidad real y cercana.

Y el hecho de que servicios de Virtual Meeting Room, que ya ofrecen compañías como Ricoh –UCS Advanced– permitan la interoperabilidad de participantes conectados desde diversos dispositivos y entornos, en movilidad o no, hace aún más plausible este escenario de colaboración en hipermovilidad.

Pero el 5G no solo impulsará servicios audiovisuales y colaborativos basados en de la videoconferencia. Otros servicios relacionados con la gestión documental, y procesos colaborativos con interactividad inmediata, y sobre todo la conectividad de dispositivos (IoT) en el ámbito corporativo también cuentan con la plataforma para experimentar una drástica transformación.

En un futuro inmediato, podremos acceder a toda la información relevante de la empresa y realizar cambios sincronizados entre archivos que se estén editando desde distintos dispositivos, localizaciones dispersas y entornos heterogéneos simultáneamente, agilizando procesos y aumentando la productividad. En este nuevo escenario de flujos digitales de trabajo aplicados a la gestión documental, también los modelos Blockchain han de jugar un papel relevante.

Las estructuras Block Chain aplicadas a la gestión documental permitirán sistemas de almacenamiento en la nube, con documentos siendo editados en diversos dispositivos, aunque con un control de legitimidad ante posibles cambios, necesitando un consenso mayoritario por parte de los participantes de la cadena y sincronizándose automáticamente en caso de realizarse, pero imposibilitando el borrado de la información. Es decir, un registro de acontecimientos digitales, compartido entre diferentes partes.

En definitiva, los nuevos flujos documentales, compartidos según un nuevo paradigma de control de cambios, y sobre una red de alta capacidad para acceder en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, abre la vía al desarrollo de nuevas soluciones de gestión documental.

¿Y qué decir del impacto de las redes 5G sobre la aplicabilidad del IoT en el puesto de trabajo?

Pues es precisamente la conectividad de todo tipo de dispositivos en movilidad la que puede hacer que el puesto de trabajo gane en eficiencia, en eficacia y en seguridad.

Eficiencia, porque la utilización de dispositivos conectados -ya sean los denominados  wearables, o cualquier tipo de máquina con el que actúa el trabajados -su vehículo, una impresora, herramientas de trabajo…-  aporta una cantidad ingente de datos, información en definitiva que permita optimizar procesos de trabajo.

Eficacia, porque el acceso a toda esa información desde cualquier ámbito y de manera inmediata ayuda a la toma de decisiones ágil y basadas en evidencias.

Y seguridad, porque la monitorización de actividad en actividades de riesgo puede disminuir drásticamente la ocurrencia de accidentes de trabajo. Sólo en el mes de enero de 2108, los accidentes de trabajo que causaron baja aumentó más de un 9% respecto al mismo mes de 2017.

La utilización de dispositivos conectados que aporten seguridad activa y pasiva (localización del trabajador, condiciones del entorno -temperatura, gases, otros peligros…- alarma sobre movimientos susceptibles de provocar lesiones, etc.) permitiría reducir significativamente las cifras de accidentes.

En definitiva, dotar al trabajador en movilidad de un entorno con más posibilidades de colaboración, mejor acceso a la información, uso más eficiente del tiempo, entornos de trabajo más seguros hacen de las redes 5G una palanca clara de impulso claro en la transformación del puesto de trabajo.

En GMA Office somos conscientes de que las soluciones digitales para el puesto de trabajo irán evolucionando y permitiendo la irrupción de nuevas tecnologías y servicios. Por eso, desde nuestra vocación de  ayudar a digitalizar el puesto de trabajo, seguiremos evolucionando nuestro portfolio de servicios de colaboración y comunicación, soluciones de gestión documental y de movilidad, y estamos convencidos de que las redes 5G resultarán un acelerador en esta transformación.

 

 

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Diagnóstico Digital, el punto de partida de tu hoja de ruta en la transformación digital

Antes de abordar cualquier estrategia de digitalización y realizar grandes inversiones en su negocio en materia tecnológica, saber de qué punto se parte, y hacia dónde se quiere ir, es ya imprescindible para construir cualquier estrategia de éxito. Disponer de esa hoja de ruta que compartan desde el CEO y el responsable de Sistemas, hasta el conjunto de empleados de la compañía parece una cuestión obvia, pero no lo es tanto. En el camino que emprenden de forma habitual las organizaciones, solo un 20 por ciento de las compañías está acometiendo con garantías la transformación digital. (Fuente: estudio Millward Brown e ICEMD)

El diagnóstico digital se ha convertido en el paso ineludible para determinar cuáles son los puntos básicos a considerar a efectos de obtener una óptima gestión del cambio.

No es más que la realización de un diagnóstico certero para, primero, entender la situación actual en madurez tecnológica y de los proyectos en curso de incorporación de nuevas tecnologías/ herramientas; para, a partir de ahí, construir una estrategia de éxito, preguntándose hacia donde se quiere ir, identificando objetivos y metas, y construyendo un caso de negocio específico que incorpore no sólo la estimación del retorno de las inversiones, sino el posible lucro cesante de no acometerlas (es decir, el riesgo de quedarse mal posicionado o vulnerable a los cambios en el mercado).

Otro aspecto clave del diagnóstico digital es entender a priori la capacidad y motivación de distintos colectivos en la organización para abordar con éxito ese proceso de transformación.

Falta de planificación y criterio experto, principales trabas

La realidad en España demuestra que el grado adaptación de las organizaciones a los procesos de digitalización, es muy desigual. El último informe de la Escuela de Negocio IEBS resalta que la mitad de las compañías en nuestro país se encuentran aún en fase inicial, es decir: descubriendo todavía cuáles son las herramientas necesarias para transformar su puesto de trabajo y adquiriendo conocimientos digitales.

De hecho, muchas las organizaciones se quedan a mitad de camino en los procesos de transformación por una falta de planificación adecuada, insuficiente involucración de los empleados y ausencia de criterio experto.

Frente a ello, la supervivencia viene marcada por la inmediatez para adaptarse tanto a las necesidades de los clientes y los  proveedores, como a los movimientos de nuevos competidores digitales.

El objetivo es crear un ecosistema integral en el puesto de trabajo para una gestión más eficiente, incrementando, como consecuencia, los resultados empresariales.

En este proceso voces cualificadas, como el Ministerio de Industria, indican que es fundamental que las organizaciones sepan el estado de digitalización en el que se encuentran, señalando a las herramientas de autodiagóstico como la mejor garantía que permite evaluar el nivel de madurez. HADA (Herramienta de Diagnóstico Digital Avanzada), es un ejemplo para logar una necesaria reflexión interna que permita el desarrollo y la implantación de acciones y proyectos concretos para aumentar la eficiencia actual y futura.

Diagnóstico Digital, el mejor punto de partida para las pymes

En GMA Office, desde nuestro compromiso con la transformación del puesto de trabajo, ayudamos a las organizaciones haciendo frente a la incertidumbre que supone la transformación digital, asesorándole y acompañándole en aquellos puntos básicos a considerar antes de realizar cualquier inversión en este ámbito.

Para ello, utilizamos una exclusiva metodología de diagnóstico, que establece pormenorizadamente, y en función de la tipología del sector y tamaño de la empresa, cuáles son los puntos básicos a considerar en base a tres acciones:

  • Identificando los activos tecnológicos y proyectos en curso
  • Analizando la madurez digital de las personas de su organización
  • Estableciendo prioridades de actuación y de inversión

Todo ello, nos lleva a acompañar a nuestros clientes en realizar un Plan de Transformación Digital específico acorde a sus necesidades, elaborando un programa de adopción completo, identificando las distintas fases, tiempo y costes, y el correspondiente acompañamiento en incorporar los nuevos hábitos.

El objetivo es diseñar y marcar cuál es la hoja de ruta a seguir, ayudándoles a definir su estrategia digital e identificar cuáles son aquellos puntos claves para poder implantar un plan realista y coherente, con la meta de conseguir un espacio de trabajo que se adapte a cuatro ejes básicos y hoy imprescindibles:

  • Colaboración
  • Comunicación
  • Digitalización e impresión
  • Movilidad

En GMA Office, priorizamos y calendarizamos un plan que contempla la reordenación y mejora de los procesos de negocio, construyendo un proyecto sólido, y elaborando una hoja de ruta adecuada basada en el análisis de las personas y la tecnología. Además, identificamos los momentos críticos y evaluamos cuáles son los requisitos técnicos necesarios, desarrollando un proyecto de adopción completo que cambiará la forma de trabajo, mejorando la productividad y el rendimiento de su negocio.

Con este enfoque, nuestros clientes logran, por tanto:

  • Una mayor optimización de los recursos
  • Realizar una certera fotografía del estado actual de su empresa
  • Evaluar mejor los riesgos y tener identificadas las soluciones
  • Mayor control y mejora de los procesos

En GMA Office hacemos más fácil la transformación digital del puesto de trabajo, solventando los obstáculos y adaptando rápidamente su modelo de negocio a los nuevos hábitos con la ayuda de la tecnología más innovadora. ¿Comenzamos?

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El impacto de las soluciones Web-to-Print en la nueva era gráfica

Hoy día no todo lo que se comunica se imprime, pero sí todo lo impreso se comunica. Las artes gráficas no han muerto, más bien están viviendo su proceso de transformación para adaptarse al nuevo mundo digital y prueba de ello es la llamada ‘Comunicación Gráfica’, el nuevo término que se ha introducido en el sector para evidenciar precisamente su adaptación al nuevo contexto, donde el consumidor requiere más agilidad y eficiencia en los procesos.

La evolución de formatos y tecnologías es un hecho y tras años de retraso, el sector comienza a modernizarse surgiendo nuevas opciones que ofrecen productos cada vez más personalizados, ofreciendo un mayor ahorro de tiempo y costes, sin perder de vista la calidad en el servicio.

Mirando al pasado para entender el presente

Atrás quedan los grandes talleres llenos de máquinas gigantescas para cubrir altas producciones de fieles clientes. Hoy todo ha cambiado: desde el modo de captar el trabajo de producción, que antes se realizaba para clientes fijos y estables, hasta los equipos en los que hoy se imprimen, donde lo digital crece un 20 por ciento frente al offset.

De hecho, cada vez son más los consumidores que recurren a Internet para comparar presupuesto o tiempos de respuesta, apareciendo nuevos modelos de negocio en el sector, como el llamado Web to Print (también conocido como Web2Print) que muestra ya muchas ventajas respecto a la imprenta tradicional.

Es más, muchos gurús apuntan a que la supervivencia de una empresa de artes gráficas pasa por tener presencia en Internet para ganar visibilidad y posibilidad de captar clientes, siendo, sobre todo, un elemento clave para ser más eficientes en los procesos.

El éxito del Web to Print

El sistema Web to Print supone ya un cambio radical en el proceso de trabajo de las artes gráficas donde el usuario encarga un trabajo subiéndolo a la web y solicita el envío a casa por mensajería, pagando por adelantado. Algunos han traducido este término como “desde la web a la imprenta” abriendo la posibilidad de pedir servicios de imprenta a través de la web. Muchos expertos auguran que de aquí a tres años quienes no dispongan de una herramienta Web to Print, dentro de las artes gráficas, están condenados a desaparecer.

Esto no significa que la imprenta tradicional vaya a desaparecer, sino que está transformándose, como lo hacen hoy también otros sectores, frente las nuevas demandas del cliente digital que necesita ya de portales web atractivos y versátiles en los que se ofrezcan servicios casi de forma inmediata con plazos de entrega más rápidos.

Las tendencias apuntan a un sector con talleres de impresión que puedan imprimir en nichos de mercados tan dispares como el textil o el packaging, distintos a los tradicionales, así como tener la capacidad necesaria para llegar a sus clientes con campañas de marketing más personalizadas, con un retorno de la inversión altamente positivo si se comparan con acciones tradicionales de marketing directo no diferenciado.

La impresión 3D, publicaciones bajo demanda, eco diseños, marcan, también, el horizonte más inmediato de un sector en constante ebullición que adapta su negocio a la transformación digital.

GMA Office te ayuda en la gestión del cambio

En GMA Office no nos pasa desapercibido este proceso de cambio ya que el printing está en nuestro ADN. Para nosotros no solo es importante poder ofrecer un servicio técnico de alta calidad y de respuesta rápida, como tradicionalmente ha sido el valor diferencial en la historia de la compañía. Aunque consideramos que el éxito en la era digital, en gran medida, se ha de seguir basando en una asistencia técnica excelente, además ahora aportamos a nuestros clientes de la industria de artes gráficas una nueva propuesta de valor en toda la adaptación a este nuevo entorno digital, atendiendo esas demandas del mercado que más preocupan al sector.

Por ello, ayudamos en el desarrollo de sitios web con los que atraer más trabajos a sus talleres, haciendo crecer su rentabilidad a través de la diferenciación y especialización, ofreciendo siempre una gama innovadora y diversa de equipos digitales con un alto valor añadido para diferenciarse de la competencia, como impresión en blanco o transparente para simulaciones de reservas de UVI, equipos para cubrir nichos de mercado como el packaging o equipos de impresión directa a prenda textil, por poner algunos ejemplos.

Eso supone para GMA Office la Transformación Digital: tratar, en definitiva, de hacer borrar de nuestro discurso, así como de la mente de nuestros clientes-socios, la frase NO SE PUEDE. Más que una cuestión de supervivencia, es una vocación de mejora constante y un compromiso claro con la innovación.

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Enfoque digital, clave para lograr una óptima gestión del cambio

¿Cómo acertar en los procesos de Transformación digital? Ésta quizás sea una de las cuestiones más planteadas en el ámbito empresarial en los últimos años. De hecho, según se indica en el último estudio de NoSQL nueve de cada diez proyectos de digitalización fracasan. Las razones hay que verlas en la falta planificación adecuada, seguimiento, pero también en la ausencia de talento… La digitalización ha llegado para quedarse y conlleva adoptar no sólo nueva tecnología o renovar la existente, sino también tener un enfoque digital. Este requiere de cinco puntos imprescindibles sobre los que hay que llevar a cabo las acciones y que serán clave para lograr una óptima gestión del cambio.

Veamos:

Liderazgo

El cambio ha de venir marcado de arriba hacia abajo y no al revés. La dirección y los más altos cargos de las compañías deben entender los beneficios de la transformación digital pero además ser proactivos, llevando a cabo acciones para su materialización y convirtiendo el proceso de la gestión del cambio en una prioridad estratégica.

Nueva cultura

Las compañías deben incorporar la transformación a la cultura corporativa donde prevalezcan elementos como diversidad, agilidad en los procesos, flexibilidad, mejora de la comunicación y optimización de los datos.

Organización

Nuevos roles, incorporación de talento, impulsar otras formas de acometer los procesos y, en definitiva, instaurar una nueva manera de hacer las cosas ante el nuevo paradigma digital, es básico. Recuerda: el organigrama deja de ser vertical, para convertirse en horizontal requiriendo la participación de todos.

Plan estratégico

La transformación no es un objetivo sino un proceso y como tal debe estar canalizado a través de un plan donde se marquen las líneas de trabajo que deben estar claramente definidas.

Innovación, Recursos y tecnologías

El cambio requiere estar siempre en transito buscando nuevas ideas, proyectos y servicios pero también hay que saber cuáles son los recursos tecnológicos con los que se cuenta y conocer bien las herramientas que le ayudarán a llevar a cabo una óptima transformación. Dejarse acompañar por un partner tecnológico adecuado es clave para acertar de pleno en la digitalización de su negocio.

En definitiva, la transformación digital ya es un reto de gestión, como se recoge en el reciente manual para la transformación digital elaborado por la Escuela de Negocios Inesdi es: “Una nueva forma de pensar, dirigir, medir, gestionar, crear, producir, comercializar y comunicar de las organizaciones” y para ello, tal y como se señala en este manual hay que reinterpretar el modelo de negocio asentando las acciones en tres vectores del cambio:

  1. La visión digital
  2. Go to Market
  3. Talento

La digitalización no es un objetivo ni un fin empresarial, “sino un medio para mejorar la competitividad de la empresa”. El planteamiento es llegar a ser más eficientes y cumplir las expectativas de los nuevos consumidores, como única vía para lograr subsistir en el futuro. El cuándo y cómo actuar es AHORA.

En GMA Office le garantizamos una adecuada gestión del cambio, gracias a un enfoque digital global identificando cuál es aquella tecnología que le hará mejorar el rendimiento de su entorno de trabajo. Con la ayuda de nuestros expertos logrará tener una planificación más adecuada de los recursos que son necesarios para la mejora de sus procesos, alcanzando con éxito la plena digitalización de su compañía e identificando, además, quienes son las personas que pueden asumir el liderazgo. En GMA Office convertimos su presente en digital.

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Por qué debes dar el salto a la factura electrónica

Aunque se habla a diario de la necesidad de que los negocios asuman los beneficios de la digitalización, todavía hoy una de las acciones más habituales en las empresas es seguir procesando facturas en papel, pese a que la facturación electrónica supone un ahorro notable en costes y contribuye a la mejora de la eficiencia y la seguridad. Además, la factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los mismos requisitos legales exigidos a la factura tradicional.

Los últimos datos existentes sobre el empleo de la Factura electrónica en España revelan que su uso ya es una tendencia al alza en el seno de aquellas organizaciones que empiezan a asumir los cambios que trae consigo la transformación digital y fruto de ello, es que el volumen de facturas electrónicas emitidas se ha incrementado en el último año en 23,5 por ciento frente al año anterior.

En total se ha emitido más de 96 millones de facturas electrónicas en España que han supuesto un ahorro de gestión ya cuantificado superior a 743 millones de euros. Cifras extraídas del último Estudio existente en el sector, realizado en 2017 sobre la Implantación de la Factura Electrónica en España por el Grupo Seres, quien se hace eco del crecimiento y la consolidación de la factura electrónica en las empresas.

2015, el año del cambio

El punto de partida de esta realidad al alza hay que situarlo en el año 2015 cuando se hizo obligatoria su implantación en el seno de las Administraciones Públicas y proveedores que con ellas mantengan su actividad. La razón de su ascenso es que el uso de la facturación electrónica permite agilizar notablemente los procesos, fundamentalmente el procedimiento de pago, además de que permite tener un control informatizado y sistematizado que evita pérdidas y extravíos y contribuye a realizar un seguimiento riguroso más contable.

Pero hay más ventajas:

  • Ahorro de tiempo y costes
  • Procesos administrativos mucho más simples gracias a la automatización
  • Reducción de errores
  • Mayor control y seguridad
  • Contribución a la mejora medioambiental
  • Fomento de la cultura ‘digital’ en las áreas de administración de la compañía

Ahorro en tiempo y costes, cuestión clave para dar el salto a la facturación electrónica

Según diversos estudios, por cada factura emitida y recibida se puede llegar a una reducción entre el 65 y el 85 por ciento de su coste. Así el coste de emisión de una factura en papel puede oscilar, por unidad, entre los 2,23 y 4,45 euros por emisión, y para el receptor supone un gasto por unidad entre 3,38 y 7,22 euros. Frente a ello, la factura en formato electrónico puede llegar a 1,64 en la emisión y 2,27 en la recepción. 

Lo más relevante en un proceso de facturación en papel es que es el receptor quien se lleva siempre la peor parte al contemplar aspectos que incrementan el gasto como la manipulación, codificación de la factura, esto es: grabación de la misma, y en definitiva, también, todo lo que conlleva el tratamiento manual del papel, así como el uso, por ejemplo, de archivadores, estableciéndose ya un total nada menos que de 8 minutos el tiempo que destina, por término medio, un empleado al usar el formato en papel. (Cifras extraías de estudios realizados por AECOC y la consultora SERES)

Evitar toda intervención manual con el empleo, en este caso, ya del formato digital, supone siempre mejoras en la eficiencia y productividad, redundando, en definitiva, en el incremento de la competitividad empresarial.

En GMA Office somos especialistas en personas y procesos. En nuestra línea de servicios de Document Management contemplamos soluciones para automatizar sus procesos y así mejorar la productividad y seguridad de su compañía, permitiendo realizar un perfecto seguimiento y trazabilidad de los documentos introducidos en el sistema, evitando pérdidas de información, minimizando errores y dotando de más seguridad a sus procesos. Consulte a nuestros expertos.

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Conexión y colaboración, dos elementos clave en la gestión diaria de una empresa

Ganar tiempo es básico en cualquier organización. La clave sigue siendo mejorar el desarrollo de las tareas y, en definitiva, optimizar procesos. Trabajar de manera más inteligente e innovadora es uno de los desafíos más importantes a los que se enfrentan las empresas en la actualidad, pero ¿cómo conseguirlo?

En primer lugar, la conexión es uno de los aspectos más importantes para lograr entornos de trabajo verdaderamente eficientes ya que ayuda a:

  1. Mejorar la comunicación

  2. Ganar en rapidez y productividad

  3. Involucrar a las personas en los procesos

  4. Reducir costes

No tener una compañía que fomente la conexión, ni tampoco la comunicación, supone ya una clara desventaja y toda una pérdida de competitividad, pero sobre todo es claro un retroceso en la gestión del cambio hacia la transformación digital. Las empresas deben adaptarse al nuevo rol del consumidor que exige estar siempre conectado, valora la productividad y busca compartir la información y que ésta, a su vez, sea accesible desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.

Las organizaciones deben adaptarse, por tanto, con celeridad a estos cambios adoptando la tecnología adecuada que les permita ser mucho más rápidos y eficientes, pero además logre reducir costes y mejorar su productividad. En resumen, hay que llegar antes, atender y comunicar mejor, lo que se consigue no sólo con software de colaboración, o fomentando el uso del cloud, sino también con herramientas tanto de vídeo y teleconferencia o salas de reuniones interactivas que hagan más fácil y dinámico el trabajo. Hablamos de fomentar la colaboración en el entorno empresarial, ya que propicia importantes ventajas.

Si trabajar en equipo antes era importante, ahora hacerlo de forma colaborativa es crucial, ya que en un mismo entorno de trabajo conviven hoy diferentes generaciones de profesionales, por lo que aunar formas es uno de los grandes retos para las compañías, además de hacer frente a la creciente deslocalización de las plantillas, donde la comunicación ha de ser fluida entre todos los miembros del equipo.

La transformación digital pasa por proporcionar las herramientas adecuadas a los colaboradores y todas las nuevas generaciones que se incorporan al mercado laboral donde la tecnología es el verdadero eje vertebrador, logrando departamentos más flexibles pero sobre todo eficaces.

El empleado y los procesos, en el centro de las acciones

Pero transformar la forma de trabajar debe tener como objetivo no adoptar tecnología sin más, sino que hay que poner al empleado en el centro de las acciones y también los procesos, haciendo éstos más ágiles, usando únicamente aquellas herramientas (hardware y software) capaces de ayudar a desarrollar de forma más sencilla su cometido.

Apostar por la colaboración y conexión para este nuevo año que comienza debe ser prioritario, así como canalizar esfuerzos en conocer mejor a los clientes a través de soluciones de gestión que ayuden a aprovechar los datos de los consumidores y de la propia organización y dirigirse a crear experiencias únicas en todos los puntos de contacto, poniendo al cliente en el centro y personalizando la experiencia de usuario.

Recuerde que la competitividad pasa por una gestión empresarial digitalizada donde la tecnología ayude adaptarse de forma constante a los cambios.

El desafío ha comenzado, en GMA Office le ayudamos a no quedarse atrás. Consulte con nuestros expertos.

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El outsourcing, la mejor vía para hacer frente a la transformación digital de su organización

Llegar a todo a veces no es posible y esto también ocurre en la empresa. Si hablamos de tecnología todavía es más complicado, ya que ésta se ha convertido en una necesidad no sólo por la urgencia de digitalización, para hacer frente con solvencia al futuro, sino porque ya es una aliada imprescindible en la mejora de la eficiencia, otorgando agilidad a todos los procesos de las compañías.

Sin embargo, no todas las organizaciones pueden tener un área específica de TI que resuelva y optimice los recursos en esta parcela, además de estar atentos a todas la innovaciones que se suceden en el sector y que pueden ayudar a la mejora de su negocio.

El outsourcing tecnológico, es decir: delegar la gestión del área TIC a un proveedor externo, se ha convertido ya en la mejor vía para hacer frente a la transformación digital. De hecho, ocho de cada diez contratos de outsourcing que se firman en la actualidad están vinculados, de una u otra forma, al sector TI. La razón es que las empresas entienden, ante la limitación de recursos y personal, que deben liberarse de aquellos departamentos que no son ‘core’, centrándose en aquello que es verdaderamente importante en su actividad diaria y que les genera realmente valor.

La clave de su éxito radica en reducir esa carga diaria en la gestión para mejorar la cuenta de resultados, logrando ser más productivos y eficientes.

Impresión y gestión documental, áreas sensibles para el outsourcing

Un ejemplo claro lo tenemos en el área de impresión y la gestión documental, donde los costes llegan al 3% de los ingresos anuales. Utilizar tecnología adecuada en este ámbito le puede suponer un importante ahorro además de tener un mayor control de los costes TIC. Pero si subimos un nivel más, con el outsourcing se puede conseguir una reducción de entre el 30% y el 60% de los costes en tecnología que asuma una empresa.

Esta es, por tanto, una de las ventajas más notables del outsourcing, ya que normalmente la externalización de estos servicios, llevan a minimizar costes a un precio más competitivo, lo que lleva parejo una mejor distribución del trabajo utilizando de forma eficiente los recursos, frente a tener que dedicar personal específico a este menester dentro del seno de la propia compañía.

Además el outsourcing le ayuda a mantenerse completamente actualizado, obteniendo acceso tanto a las nuevas tecnologías que le mejorarán el rendimiento de su organización, pero también podrá sumar, mediante esta fórmula, nuevas competencias que mejoren la calidad de sus servicios, además de abrirle paso a la innovación en su negocio, con todas las ventajas que ello acarrea en cuanto a la mejora de la competitividad.

En GMA Office entendemos que el mercado nos exige cada vez más una mayor especialización en nuestro core business, pero hay múltiples procesos internos que nos impiden llegar al verdadero cometido. Estos requieren recursos, además de conocimiento adecuado. Por ello, hemos desarrollado una potente división de outsourcing en ámbitos como la digitalización de procesos, impresión, archivo digital, custodia, automatización y más servicios que, siendo imprescindibles hoy en el desarrollo de las compañías, no aportan valor añadido al mercado, haciendo que usted pueda centrarse realmente en su negocio.

Además, recuerde que la contratación o incluso la formación TI de los empleados tiene unos costes importantes y el outsourcing le proporciona personal cualificado con una amplia experiencia laboral, imprescindible para el desarrollo de proyectos TI, pudiendo destinar el talento de su organización a la actividad principal de la empresa.

Recuerde que lo que verdaderamente otorga el outsourcing en esta parcela es la mejora de la eficiencia en su organización, además del incremento de la productividad, pudiendo, además ser más flexible porque el outsourcing siempre se adapta a sus necesidades en todo momento.

Elegir un socio tecnológico adecuado en este ámbito le liberará, por tanto, de asumir importantes gastos, ya que le facilitará el acceso a expertos especializados de manera rápida, contando con el apoyo necesario si necesita aumentar sus servicios, al ampliar el tamaño de su empresa.

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Los tres errores que no debes cometer en la transformación digital de tu negocio

El mundo cambia y las empresas no pueden permanecer estáticas, por eso cuando se habla de transformación digital no hay que olvidar que se refiere a la capacidad que tienen las organizaciones para asumir el cambio que ha traído parejo los avances de la tecnología. Y mientras los avances no cesan, las compañías deben afrontar también la llegada de una fuerza laboral bien distinta a la de antes, que requiere de herramientas diferentes y entornos laborales distintos. Así la transformación digital en realidad es un proceso integral que busca la mejora de la eficiencia en la gestión incrementando, con ello, la competitividad de las organizaciones. Evitar no caer en errores en el proceso marcará su supervivencia de su negocio en el futuro.

Veamos:

1. No renovar la tecnología

El primer paso que aboca al fracaso es la no renovación tecnológica. Tener tecnología obsoleta supone un claro retroceso para el avance de su negocio. Se busca una mayor automatización, simplicidad y más agilidad, lo que conlleva a la mejora de la productividad y esto es imposible sin una tecnología adecuada se adapte a criterios básicos de la sociedad digital como son el de movilidad, conexión y colaboración. No tener tecnología adecuada que le ayude, puede hacer que su negocio pierda competitividad además de limitar la eficiencia de sus trabajadores.

2.Dar la espalda a las personas

Si hay algo que ha puesto en relieve el desarrollo tecnológico es que para asumir los cambios estos no pueden hacerse dando la espalda a las personas ya que la transformación digital debe de llevar implícito un cambio cultural que afecta transversalmente a la organización donde toda la plantilla debe estar involucrada. Llevar a cabo una transformación digital de un negocio implica acometer modificaciones en la cultura del mismo y eso afecta a la todo el equipo que debe estar formado y cualificado en nuevas competencias digitales y asumir que la transformación también debe ser constante y entender el impacto que tiene esta transformación, capacitándoles en conocimientos, habilidades y también en nuevas metodologías de trabajo.

3.Descuidar al cliente

En un mundo tan globalizado como el actual la competencia es alta frente a un consumidor que ha cambiado notablemente. El cliente hoy está más informado y posee mayores conocimientos, el desarrollo tecnológico le ha dado facultad para cotejar, informarse y preguntar, pero también le ha propiciado canales para quejarse públicamente o mostrar su negativa frente a una marca. Por ello, cuidar el cliente es una de las premisas fundamentales que hay en la actualidad y esto se constata en la especial atención que deben poner las empresas en cada uno de los puntos donde el cliente tiene contacto con la marca. Hablamos de experiencia de cliente y cómo esta impacta en una óptima transformación de las organizaciones.

Recuerde que la transformación digital afecta ya a todos los sectores, siendo la mejora de la eficiencia, rapidez y la agilidad, el trabajo que han de acometer hoy las compañías debiendo sustentar toda su estrategia en cuatro puntos claves: comunicación y liderazgo, experiencia de cliente y adquisición de datos, automatización de procesos y gestión del cambio en las personas, consiguiendo así crear nuevos modelos de negocio. En GMA te ayudamos. Contacta con nosotros.

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Claves para entender por qué debe adoptar una estrategia de movilidad ( en su entorno laboral)

Si hoy día es posible comprar una entrada de su artista favorito, mientras va en el metro, o hacer una reserva para esa comida de negocios importante justo cuando está cruzando el paso de peatones ¿por qué entonces algunas empresas continúan anclando sus procesos al entorno físico de la oficina?

La tecnología ha cambiado de forma radical nuestra vida accediendo a todos los servicios desde cualquier lugar y modificando radicalmente nuestros hábitos, mejorando también nuestra comunicación.

Estamos permanentemente conectados y las empresas deben ser lo suficientemente ágiles también para gestionar los cambios y acceder a ese nuevo escenario, donde se necesita entornos de trabajo cada vez más móviles.

Las predicciones indican que en 2025 estaremos en un mercado donde la digitalización, conectividad y la experiencia de cliente marcarán el ritmo de las compañías, y éstas deben esforzarse por garantizar que tanto sus procesos, como la relación entre empleado y negocio esté marcada por la flexibilidad, la colaboración y sobre todo la inmediatez. La clave está en ser capaces de trabajar en tiempo real y en cualquier localización, y obviar esta realidad supone un paso hacia atrás en competitividad , productividad y eficiencia.

La movilidad empresarial señala a la capacidad de las organizaciones para que sus empleados trabajen fuera de la oficina utilizando dispositivos, aplicaciones y servicios para llevar a cabo sus tareas. El impacto de movilidad en entorno laboral gracias al desarrollo de la tecnología ha traído mejoras notables, simplificando el trabajo y sobre todo, y lo que es más importante: ha eliminando barreras en su negocio.

Hoy no se entiende que una compañía deba demorar acciones o decisiones porque no hay acceso ubicuo a la información, por lo que las organizaciones debe apostar por ofrecer un servicio al cliente más eficaz y rápido.

El impacto del conocido como BYOD: Bring Your Own Device, o lo que es lo mismo ‘trae tu propia tecnología’, ha favorecido el desarrollo de conceptos como el de Everywere ergonomics, y que señalan que a medida que aumenta la digitalización, cualquier espacio de es ya un posible entorno de trabajo. También han aflorado otros términos como Always on Bussines, empresas siempre conectadas, que cobran cada vez más protagonismo en el día a día de la empresa.

Facilitar la conexión, conectividad y sobre todo mejorar la comunicación y colaboración será clave para la supervivencia de los negocios que no podrán transformarse ni asumir el cambio, si no tienen una estrategia clara de movilidad. Además, la movilidad está considerada como una de las estrategias más importantes para captar talento, a lo que hay que añadir que es ya un factor clave para impulsar el negocio.

La nueva fuerza laboral será cada vez más móvil y necesitará, cada vez más, de recursos y herramientas que propicien el poder realizar las tareas sin pasar por la oficina. La capacidad de compartir la información o de poder comunicarse a través de videoconferencia irán cogiendo cada vez más protagonismo modificando la manera de realizar el trabajo y cada vez será más común trabajar y colaborar con otros empleados que estén fueran de la organización.

En resumen, los beneficios de la movilidad en el entorno empresarial son claros:

  • Optimización de tiempos y recursos

  • Mejora de la eficiencia

  • Aumento de la productividad

  • Mejor servicio al cliente

  • Reducción de costes

  • Agilidad en los procesos y en la gestión

  • Disponibilidad

  • Fomento de la conciliación y aumento de la satisfacción de los empleados

  • Mayor acceso a los datos

  • Más competitividad

La adopción de estrategias de movilidad ofrece beneficios tanto económicos, como sociales, pero también retos: como la importancia de velar por la seguridad y la privacidad de la información sin reducir la accesibilidad.

En GMA capacitamos a las compañias adoptando tecnologías, tanto de hardware como de software, que permitan mejorar los procesos de trabajo en cualquier y en cualquier momento, con equipos fijos y móviles. Consúltanos!

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