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La importancia de tener un buen sistema de gestión documental

Que los documentos son papeles que tienen vida es algo que todo el mundo jura y perjura cuando busca y no encuentra. Sin embargo, la moderna gestión documental supone un paso adelante en la mejora de la eficiencia, siendo ya una herramienta básica para la mejora de la productividad. 

Para una empresa activa y dinámica, la gestión documental eficiente no se limita a la simple localización de documentos. Muy al contrario, se configura como un sistema de integración y distribución de la información donde no solo importa el acceso inmediato y seguro a los mismos, sino su acomodación a los flujos rutinarios de trabajo (Workflow) con posibilidades de definir procesos, cambios y control de revisiones, permisos de acceso, sistemas de aviso y alarma de plazos y fechas relevantes, etcétera.

Consecuentemente la importancia de un buen sistema de gestión documental no reside tanto en evitar la pérdida o el olvido de algún documento, sino en la posibilidad de que la información que contienen esté activa en todo momento para toda persona o departamento que la necesite.

Pensemos, por ejemplo, en un bufete de abogados que gestiona una gran cantidad de procedimientos de distinta índole con complejos ciclos de vida, donde plazos y causas conforman una compleja madeja que además se entrelaza también con una rica jurisprudencia, una activa investigación y redacción de borradores, formularios y documentos relevantes, gestión administrativa, etc, etc.

El sistema de gestión documental en este caso, como en muchos otros, deviene siempre crucial para todos los profesionales sobrecargados de tareas diversas, ya que constituye, sin duda alguna, la herramienta más eficiente, más inteligente y más rentable para gestionar toda la información que contiene esa cantidad ingente de documentos que crecen día a día sobre las mesas de los despachos.

Hacia la oficina sin papeles

La gestión documental inteligente define un sistema eficiente de gestión que se acerca al entorno de la llamada oficina sin papeles, haciendo más fácil y versátil el acceso a toda la documentación archivada de su negocio. Permitiendo, en una organización más o menos compleja,  definir también los flujos de aprobación y confidencialidad que debe tener cada tipo de documento. La versatilidad del sistema de gestión documental reside, por tanto, en que la herramienta realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda la documentación.

Sin embargo, las ventajas y los beneficios de la buena gestión documental no se agotan en lo ya dicho, sino que el sistema permite también organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas accediendo a históricos de clientes, conceptos, temas… Se trata de un sistema de integración y distribución de la información que hace de la gestión documental un activo de gestión eficaz en la empresa para el ahorro de tiempo y costes.

Pero además, un buen sistema de gestión documental permite la personalización de los documentos de salida de la empresa, tales como  facturas electrónicas, formularios, presupuestos y otros documentos. De esta forma se pueden configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su organización, para tener en todo momento una visión exacta de toda la información relevante.

La actual gestión documental inteligente se edifica sobre un concepto que va más allá del mero documento, ya que además permite definir procesos de forma adecuada a los procedimientos de trabajo de la empresa, facilitando la movilidad y el trabajo fuera de la oficina.

Lejos, pues, del término archivo–depósito, la gestión documental es toda una herramienta, fácil de administrar; de acceso inmediato, seguro y preciso a la información que se requiere en el momento que se necesita. Permite, además, una gestión eficaz de la trazabilidad de cada procedimiento, con conocimiento inmediato del histórico, la localización y la trayectoria de un producto, o servicio de la cadena de producción de la empresa.

Se trata de tener bajo control no solo todas las versiones de un documento, sino también la vida útil del documento mediante la incorporación de avisos automáticos por caducidad, vencimientos, procesos de trabajo u otros criterios.

Consecuentemente es una herramienta flexible y escalable a las necesidades de cualquier empresa. Herramienta imprescindible para progresar en eficiencia, productividad y seguridad, toda vez que dotada de un potente buscador –que permite una fácil indexación de todo tipo de documentos, imágenes, pdf, correos electrónicos, hojas de cálculo, etc. etc–, resulta manejable desde cualquier puesto de trabajo. Deje sus documentos siempre en manos de expertos, en GMA le ayudamos. Automatizamos procesos para mejorar la productividad y seguridad de su compañía.

Imagen: Freepik