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Conectando personas y procesos. Prepare a su empresa para los nuevos hábitos de trabajo y mejore en eficiencia

La transformación del espacio de trabajo se ha convertido en la actualidad en una necesidad estratégica para las empresas en términos de mejora de la eficiencia. Poder realizar cualquier cometido sin importar el lugar, ni el momento, es ya una condición indispensable en los nuevos entornos donde se busca, también, la  automatización de procesos para ganar en agilidad y rapidez.

Los hábitos de trabajo han cambiado y los factores determinantes señalan al impacto de la digitalización y la aparición de nuevas tecnologías como causantes del fomento de la innovación y la mejora de la productividad, al romper los llamados silos de información en las compañías.  El objetivo no es otro que crear un espacio de trabajo digital donde se fomente la conexión de personas y procesos, buscando más comunicación, flexibilidad y seguridad. Hay que reinventar el lugar de trabajo para estar convenientemente preparados y adaptarse a las necesidades de los nuevos perfiles profesionales que en 2025 conformarán más del 50 por ciento de la fuerza de trabajo en las organizaciones (Fuente: Workplace 2025 de Fujitsu).

Para conseguirlo y asumir a los cambios que impone la sociedad digital, hay que modernizar necesariamente los recursos empresariales disponibles, facilitando la movilidad de los trabajadores y el trabajo remoto, escuchando las nuevas exigencias de nuevas generaciones que, como los millennials,  demandan tecnologías digitales para trabajar de forma más inteligente. De hecho, las organizaciones que no adapten su entorno de trabajo rápidamente tendrán problemas para atraer y retener talento, pero también para mejorar su rendimiento.

Tener un  mejor acceso a la tecnología supone no perder por término medio 3,5 días todos los meses, según un estudio realizado por Ricoh Europa,  es decir 42,3 días por año.

Incrementar la productividad, mejorando la agilidad de las operaciones y procesos tan solo es posible gracias al empleo de las nuevas tecnologías digitales y no introducir éstas es ya un freno para la agilidad empresarial (Fuente: Empowering Digital Workplaces de Ricoh)

Conectar talento, facilitar el trabajo a distancia

Las soluciones de colaboración empresarial inciden ya en la mejora de la eficiencia conectando el talento de las personas y facilitando el trabajo a distancia.

Las pantallas interactivas o los sistemas de videoconferencia actuales facilitan la comunicación en el entorno empresarial, al posibilitar la conexión con quien quieras, donde y cuando quieras, además de ser una vía para reducir gastos de desplazamiento, agilizando los procesos de toma de decisión.

De otro lado, una de las barreras más habituales para la transferencia del conocimiento en las empresas son los llamados silos de información. Romper estos silos es posible, no sólo poniendo en marcha metodologías de trabajo de las denominadas ‘ágiles’, sino también implantando herramientas de colaboración que facilitan poder compartir documentos en distintos formatos y otorgan la capacidad de editar de forma paralela éstos desde distintos departamentos ganando en agilidad, a la vez que se pueda estar organizando una reunión de trabajo con los integrantes en diversas localizaciones, igual de eficaces que las presenciales.

La tecnología de colaboración para ayudar a la ‘Innovación Abierta’

Desde que Henry Chesbrough, profesor de la Universidad de Berkeley, acuñara hace ya 15 años el concepto de ‘Open Innovation’, este se ha ido convirtiendo progresivamente en el paradigma de un nuevo modelo de colaboración en el que las empresas dejan de trabajar como entes aislados sus procesos de innovación, y comienzan a crear los ecosistemas a su alrededor sobre los que apoyarse en un proceso de innovación más efectivo.

Estos modelos de innovación abierta fomentan la colaboración de empresas entre ellas, pero también con profesionales externos, universidades, etc.

La creación de entornos colaborativos que permitan a los agentes implicados en estos procesos de innovación trabajar conjuntamente sin necesidad de estar en la misma ubicación pasa por dotar las tecnologías de conexión y colaboración seguras, confiables y dinámicas.

Así, la tecnología es un acelerador de la innovación abierta. Por ejemplo, propicia que las personas puedan conectarse desde distintos entornos y dispositivos o contar con una infraestructura en la nube en la que se puedan publicar, editar y distribuir contenidos de forma ágil y segura.

En GMA Office contamos con toda esta tecnología innovadora para la mejora del rendimiento de su empresa, facilitando la colaboración en su entorno de trabajo,  contemplando Hardware dotados de impresión segura de documentos confidenciales y sistemas de control de acceso, o facilitando servicios de migración a Cloud que flexibilizan y hacen más eficiente la gestión de la infraestructura IT. ¡Consúltenos!

Enfoque digital, clave para lograr una óptima gestión del cambio

¿Cómo acertar en los procesos de Transformación digital? Ésta quizás sea una de las cuestiones más planteadas en el ámbito empresarial en los últimos años. De hecho, según se indica en el último estudio de NoSQL nueve de cada diez proyectos de digitalización fracasan. Las razones hay que verlas en la falta planificación adecuada, seguimiento, pero también en la ausencia de talento… La digitalización ha llegado para quedarse y conlleva adoptar no sólo nueva tecnología o renovar la existente, sino también tener un enfoque digital. Este requiere de cinco puntos imprescindibles sobre los que hay que llevar a cabo las acciones y que serán clave para lograr una óptima gestión del cambio.

Veamos:

Liderazgo

El cambio ha de venir marcado de arriba hacia abajo y no al revés. La dirección y los más altos cargos de las compañías deben entender los beneficios de la transformación digital pero además ser proactivos, llevando a cabo acciones para su materialización y convirtiendo el proceso de la gestión del cambio en una prioridad estratégica.

Nueva cultura

Las compañías deben incorporar la transformación a la cultura corporativa donde prevalezcan elementos como diversidad, agilidad en los procesos, flexibilidad, mejora de la comunicación y optimización de los datos.

Organización

Nuevos roles, incorporación de talento, impulsar otras formas de acometer los procesos y, en definitiva, instaurar una nueva manera de hacer las cosas ante el nuevo paradigma digital, es básico. Recuerda: el organigrama deja de ser vertical, para convertirse en horizontal requiriendo la participación de todos.

Plan estratégico

La transformación no es un objetivo sino un proceso y como tal debe estar canalizado a través de un plan donde se marquen las líneas de trabajo que deben estar claramente definidas.

Innovación, Recursos y tecnologías

El cambio requiere estar siempre en transito buscando nuevas ideas, proyectos y servicios pero también hay que saber cuáles son los recursos tecnológicos con los que se cuenta y conocer bien las herramientas que le ayudarán a llevar a cabo una óptima transformación. Dejarse acompañar por un partner tecnológico adecuado es clave para acertar de pleno en la digitalización de su negocio.

En definitiva, la transformación digital ya es un reto de gestión, como se recoge en el reciente manual para la transformación digital elaborado por la Escuela de Negocios Inesdi es: “Una nueva forma de pensar, dirigir, medir, gestionar, crear, producir, comercializar y comunicar de las organizaciones” y para ello, tal y como se señala en este manual hay que reinterpretar el modelo de negocio asentando las acciones en tres vectores del cambio:

  1. La visión digital
  2. Go to Market
  3. Talento

La digitalización no es un objetivo ni un fin empresarial, “sino un medio para mejorar la competitividad de la empresa”. El planteamiento es llegar a ser más eficientes y cumplir las expectativas de los nuevos consumidores, como única vía para lograr subsistir en el futuro. El cuándo y cómo actuar es AHORA.

En GMA Office le garantizamos una adecuada gestión del cambio, gracias a un enfoque digital global identificando cuál es aquella tecnología que le hará mejorar el rendimiento de su entorno de trabajo. Con la ayuda de nuestros expertos logrará tener una planificación más adecuada de los recursos que son necesarios para la mejora de sus procesos, alcanzando con éxito la plena digitalización de su compañía e identificando, además, quienes son las personas que pueden asumir el liderazgo. En GMA Office convertimos su presente en digital.

¿Sabe cuánto papel gasta a diario en su oficina?

Es un hecho que el papel lastra la productividad, sin embargo todavía las organizaciones siguen empleando éste en sus procesos. En concreto, se estima que la mitad de las compañías siguen sin abrazar los beneficios de la digitalización pero en el futuro se vaticina que apenas el 9 por ciento de los procesos y operaciones en las empresas usarán papel.

La digitalización hace, por tanto, la información mucho más accesible ahorrando tiempo y mejorando en eficiencia. Para hacerse una idea, el 30 por ciento del tiempo de los empleados se invierte buscando información, según diversos estudios, y un documento es copiado una media de 19 veces…

Sin embargo, antes de pasar al formato digital es conveniente analizar los procesos de negocio para evaluar y optimizar. Es decir: conocer pormenorizadamente qué uso se hace del papel en su entorno de trabajo y después rediseñar procesos para realizar ajustes y mejoras.

Soluciones de control, auditoría y costes de impresión, la mejor alternativa

En paralelo a la progresiva adecuación de los procesos de negocio, las empresas pueden adoptar otras medidas para implementar un ahorro directo a corto plazo en sus costes de impresión. Una de las más efectivas es la implementación de una solución de control, auditoría y costes de impresión, que permite hacer un filtrado de los trabajos de impresión, definir unas normas de aprobación -por ejemplo de acceso a la impresión en color-, análisis de uso de las impresoras, etc, lo que incide de forma directa en reducir significativamente volúmenes de impresión. Además de lo que supone en cuanto a la seguridad de información confidencial, ya que se evita dejar documentos impresos a la vista en la bandeja de la impresora.

GMA Office diseña e implementa soluciones que transforman una oficina en un entorno laboral seguro, colaborativo pero sobre todo altamente productivo. Contamos con la experiencia para asesorar a su empresa en cuanto a la solución de gestión de impresión más adecuada, y de forma más integral, a través de nuestra consultoría digital entendemos el procesos de madurez digital de su empresa y de sus empleados para, después, aportar soluciones basadas en la tecnología más avanzada.

Conexión y colaboración, dos elementos clave en la gestión diaria de una empresa

Ganar tiempo es básico en cualquier organización. La clave sigue siendo mejorar el desarrollo de las tareas y, en definitiva, optimizar procesos. Trabajar de manera más inteligente e innovadora es uno de los desafíos más importantes a los que se enfrentan las empresas en la actualidad, pero ¿cómo conseguirlo?

En primer lugar, la conexión es uno de los aspectos más importantes para lograr entornos de trabajo verdaderamente eficientes ya que ayuda a:

  1. Mejorar la comunicación

  2. Ganar en rapidez y productividad

  3. Involucrar a las personas en los procesos

  4. Reducir costes

No tener una compañía que fomente la conexión, ni tampoco la comunicación, supone ya una clara desventaja y toda una pérdida de competitividad, pero sobre todo es claro un retroceso en la gestión del cambio hacia la transformación digital. Las empresas deben adaptarse al nuevo rol del consumidor que exige estar siempre conectado, valora la productividad y busca compartir la información y que ésta, a su vez, sea accesible desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.

Las organizaciones deben adaptarse, por tanto, con celeridad a estos cambios adoptando la tecnología adecuada que les permita ser mucho más rápidos y eficientes, pero además logre reducir costes y mejorar su productividad. En resumen, hay que llegar antes, atender y comunicar mejor, lo que se consigue no sólo con software de colaboración, o fomentando el uso del cloud, sino también con herramientas tanto de vídeo y teleconferencia o salas de reuniones interactivas que hagan más fácil y dinámico el trabajo. Hablamos de fomentar la colaboración en el entorno empresarial, ya que propicia importantes ventajas.

Si trabajar en equipo antes era importante, ahora hacerlo de forma colaborativa es crucial, ya que en un mismo entorno de trabajo conviven hoy diferentes generaciones de profesionales, por lo que aunar formas es uno de los grandes retos para las compañías, además de hacer frente a la creciente deslocalización de las plantillas, donde la comunicación ha de ser fluida entre todos los miembros del equipo.

La transformación digital pasa por proporcionar las herramientas adecuadas a los colaboradores y todas las nuevas generaciones que se incorporan al mercado laboral donde la tecnología es el verdadero eje vertebrador, logrando departamentos más flexibles pero sobre todo eficaces.

El empleado y los procesos, en el centro de las acciones

Pero transformar la forma de trabajar debe tener como objetivo no adoptar tecnología sin más, sino que hay que poner al empleado en el centro de las acciones y también los procesos, haciendo éstos más ágiles, usando únicamente aquellas herramientas (hardware y software) capaces de ayudar a desarrollar de forma más sencilla su cometido.

Apostar por la colaboración y conexión para este nuevo año que comienza debe ser prioritario, así como canalizar esfuerzos en conocer mejor a los clientes a través de soluciones de gestión que ayuden a aprovechar los datos de los consumidores y de la propia organización y dirigirse a crear experiencias únicas en todos los puntos de contacto, poniendo al cliente en el centro y personalizando la experiencia de usuario.

Recuerde que la competitividad pasa por una gestión empresarial digitalizada donde la tecnología ayude adaptarse de forma constante a los cambios.

El desafío ha comenzado, en GMA Office le ayudamos a no quedarse atrás. Consulte con nuestros expertos.

La importancia de tener un buen sistema de gestión documental

Que los documentos son papeles que tienen vida es algo que todo el mundo jura y perjura cuando busca y no encuentra. Sin embargo, la moderna gestión documental supone un paso adelante en la mejora de la eficiencia, siendo ya una herramienta básica para la mejora de la productividad. 

Para una empresa activa y dinámica, la gestión documental eficiente no se limita a la simple localización de documentos. Muy al contrario, se configura como un sistema de integración y distribución de la información donde no solo importa el acceso inmediato y seguro a los mismos, sino su acomodación a los flujos rutinarios de trabajo (Workflow) con posibilidades de definir procesos, cambios y control de revisiones, permisos de acceso, sistemas de aviso y alarma de plazos y fechas relevantes, etcétera.

Consecuentemente la importancia de un buen sistema de gestión documental no reside tanto en evitar la pérdida o el olvido de algún documento, sino en la posibilidad de que la información que contienen esté activa en todo momento para toda persona o departamento que la necesite.

Pensemos, por ejemplo, en un bufete de abogados que gestiona una gran cantidad de procedimientos de distinta índole con complejos ciclos de vida, donde plazos y causas conforman una compleja madeja que además se entrelaza también con una rica jurisprudencia, una activa investigación y redacción de borradores, formularios y documentos relevantes, gestión administrativa, etc, etc.

El sistema de gestión documental en este caso, como en muchos otros, deviene siempre crucial para todos los profesionales sobrecargados de tareas diversas, ya que constituye, sin duda alguna, la herramienta más eficiente, más inteligente y más rentable para gestionar toda la información que contiene esa cantidad ingente de documentos que crecen día a día sobre las mesas de los despachos.

Hacia la oficina sin papeles

La gestión documental inteligente define un sistema eficiente de gestión que se acerca al entorno de la llamada oficina sin papeles, haciendo más fácil y versátil el acceso a toda la documentación archivada de su negocio. Permitiendo, en una organización más o menos compleja,  definir también los flujos de aprobación y confidencialidad que debe tener cada tipo de documento. La versatilidad del sistema de gestión documental reside, por tanto, en que la herramienta realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda la documentación.

Sin embargo, las ventajas y los beneficios de la buena gestión documental no se agotan en lo ya dicho, sino que el sistema permite también organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas accediendo a históricos de clientes, conceptos, temas… Se trata de un sistema de integración y distribución de la información que hace de la gestión documental un activo de gestión eficaz en la empresa para el ahorro de tiempo y costes.

Pero además, un buen sistema de gestión documental permite la personalización de los documentos de salida de la empresa, tales como  facturas electrónicas, formularios, presupuestos y otros documentos. De esta forma se pueden configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su organización, para tener en todo momento una visión exacta de toda la información relevante.

La actual gestión documental inteligente se edifica sobre un concepto que va más allá del mero documento, ya que además permite definir procesos de forma adecuada a los procedimientos de trabajo de la empresa, facilitando la movilidad y el trabajo fuera de la oficina.

Lejos, pues, del término archivo–depósito, la gestión documental es toda una herramienta, fácil de administrar; de acceso inmediato, seguro y preciso a la información que se requiere en el momento que se necesita. Permite, además, una gestión eficaz de la trazabilidad de cada procedimiento, con conocimiento inmediato del histórico, la localización y la trayectoria de un producto, o servicio de la cadena de producción de la empresa.

Se trata de tener bajo control no solo todas las versiones de un documento, sino también la vida útil del documento mediante la incorporación de avisos automáticos por caducidad, vencimientos, procesos de trabajo u otros criterios.

Consecuentemente es una herramienta flexible y escalable a las necesidades de cualquier empresa. Herramienta imprescindible para progresar en eficiencia, productividad y seguridad, toda vez que dotada de un potente buscador –que permite una fácil indexación de todo tipo de documentos, imágenes, pdf, correos electrónicos, hojas de cálculo, etc. etc–, resulta manejable desde cualquier puesto de trabajo. Deje sus documentos siempre en manos de expertos, en GMA le ayudamos. Automatizamos procesos para mejorar la productividad y seguridad de su compañía.

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Renueva tu negocio. Consigue un entorno de trabajo verdaderamente digital y adelántate al futuro

digital

El mundo cambia, no hay nada estático, y la transformación digital hace referencia a la renovación constante de tu organización para mejorar las formas en que tu empresa actúa, se comunica y sirve a todos aquellos que la constituyen y se relacionan con ella, sean empleados, proveedores o clientes…

Digital se refiere al uso de la tecnología que abre nuevos potenciales en los campos de la generación, almacenamiento y procesamiento de datos, pero también en el acceso a la información en las siguientes cinco áreas de trabajo estratégico:

1º.-  Área de Clientes, de gran valor para la toma de decisones estratégicas

2º.-  Área de Procesos, para identificar ineficiencias y redundancias

3º.-  Área de Empleados, como motores de la acción corporativa

4º.-  Área de Suministros y Recursos Tecnológicos (Outsourcing)

5º.-  Área de Riesgos, de gran valor para su ponderación analítica

La Transformación Digital consiste en la actualización constante de valores y comportamientos generados por las potencialidades del desarrollo tecnológico. Ya no existen las “zonas de confort.” Ahora los avances tecnológicos exigen pensar y actuar fuera del baúl de las tradiciones. Se trata de una “hoja de ruta” empresarial que se orienta permanentemente entorno a los siguientes tres ejes:

X.- ESTAR;     ¿Dónde estamos? y ¿Dónde queremos estar?

Y.- HACER:    ¿Cómo lo hacemos?

Z.- QUERER:  ¿Para qué?

Sobre el terreno, la cartografía se conforma hoy en torno a las siguientes nueve tecnologías:

1º.- Smartphones

2º.- Redes sociales (RRSS)

3º.- Cloud Computing

4º.- Big Data

5º.- Internet of things (IoT)

6º.- Inteligencia artificial (IA)

7º.- Realidad Virtual (RV)

8º.- Impresión 3D

9º.- Blockchains

Sin embargo, la simple implementación de nuevas tecnologías no es suficiente para alcanzar la transformación digital de una empresa. Como ya hemos dicho no se trata de productos, sino de procesos. En este sentido, nos referimos al Digital Workplace, como centro de trabajo tecnológicamente avanzado con acceso remoto universal, sin importar lugar o circunstancia, y entornos multi–dispositivo y multi–sistema operativo capaz de salvar cualquier hetereogenidad de dispositivos.

Consecuentemente la oficina ya no puede ser vista como un lugar físico, sino que cada vez más ha de entenderse como un nodo de interconexión inteligente y seguro totalmente personalizable. Un nodo activo que permite un trabajo rápido, fácil y flexible, además de constituir un soporte inteligente en todo momento para quien lo necesite.

La tecnología produce ya, por tanto,  un impacto positivo en la rentabilidad de las organizaciones, consiguiendo cambios radicales en la forma de concebir y realizar los procesos de trabajo.  Un futuro ya presente y que se desarrolla por los siguientes ejes de evolución:

1º.- Mejores formas de trabajar: escanear desde cualquier ubicación

2º.- Acceso inteligente y seguro y aplicaciones que multipliquen la productividad

3º.- Trabajo flexible y fácil: su oficina siempre en el bolsillo

4º.- Soporte inteligente y ayuda remota: solucionar problemas cuando ocurren

El objetivo: mejorar la productividad y eficiencia de las organizaciones. No te quedes atrás, e impulsa tu Digital Workplace! Nosotros te ayudamos. 

 

El outsourcing, la mejor vía para hacer frente a la transformación digital de su organización

Llegar a todo a veces no es posible y esto también ocurre en la empresa. Si hablamos de tecnología todavía es más complicado, ya que ésta se ha convertido en una necesidad no sólo por la urgencia de digitalización, para hacer frente con solvencia al futuro, sino porque ya es una aliada imprescindible en la mejora de la eficiencia, otorgando agilidad a todos los procesos de las compañías.

Sin embargo, no todas las organizaciones pueden tener un área específica de TI que resuelva y optimice los recursos en esta parcela, además de estar atentos a todas la innovaciones que se suceden en el sector y que pueden ayudar a la mejora de su negocio.

El outsourcing tecnológico, es decir: delegar la gestión del área TIC a un proveedor externo, se ha convertido ya en la mejor vía para hacer frente a la transformación digital. De hecho, ocho de cada diez contratos de outsourcing que se firman en la actualidad están vinculados, de una u otra forma, al sector TI. La razón es que las empresas entienden, ante la limitación de recursos y personal, que deben liberarse de aquellos departamentos que no son ‘core’, centrándose en aquello que es verdaderamente importante en su actividad diaria y que les genera realmente valor.

La clave de su éxito radica en reducir esa carga diaria en la gestión para mejorar la cuenta de resultados, logrando ser más productivos y eficientes.

Impresión y gestión documental, áreas sensibles para el outsourcing

Un ejemplo claro lo tenemos en el área de impresión y la gestión documental, donde los costes llegan al 3% de los ingresos anuales. Utilizar tecnología adecuada en este ámbito le puede suponer un importante ahorro además de tener un mayor control de los costes TIC. Pero si subimos un nivel más, con el outsourcing se puede conseguir una reducción de entre el 30% y el 60% de los costes en tecnología que asuma una empresa.

Esta es, por tanto, una de las ventajas más notables del outsourcing, ya que normalmente la externalización de estos servicios, llevan a minimizar costes a un precio más competitivo, lo que lleva parejo una mejor distribución del trabajo utilizando de forma eficiente los recursos, frente a tener que dedicar personal específico a este menester dentro del seno de la propia compañía.

Además el outsourcing le ayuda a mantenerse completamente actualizado, obteniendo acceso tanto a las nuevas tecnologías que le mejorarán el rendimiento de su organización, pero también podrá sumar, mediante esta fórmula, nuevas competencias que mejoren la calidad de sus servicios, además de abrirle paso a la innovación en su negocio, con todas las ventajas que ello acarrea en cuanto a la mejora de la competitividad.

En GMA Office entendemos que el mercado nos exige cada vez más una mayor especialización en nuestro core business, pero hay múltiples procesos internos que nos impiden llegar al verdadero cometido. Estos requieren recursos, además de conocimiento adecuado. Por ello, hemos desarrollado una potente división de outsourcing en ámbitos como la digitalización de procesos, impresión, archivo digital, custodia, automatización y más servicios que, siendo imprescindibles hoy en el desarrollo de las compañías, no aportan valor añadido al mercado, haciendo que usted pueda centrarse realmente en su negocio.

Además, recuerde que la contratación o incluso la formación TI de los empleados tiene unos costes importantes y el outsourcing le proporciona personal cualificado con una amplia experiencia laboral, imprescindible para el desarrollo de proyectos TI, pudiendo destinar el talento de su organización a la actividad principal de la empresa.

Recuerde que lo que verdaderamente otorga el outsourcing en esta parcela es la mejora de la eficiencia en su organización, además del incremento de la productividad, pudiendo, además ser más flexible porque el outsourcing siempre se adapta a sus necesidades en todo momento.

Elegir un socio tecnológico adecuado en este ámbito le liberará, por tanto, de asumir importantes gastos, ya que le facilitará el acceso a expertos especializados de manera rápida, contando con el apoyo necesario si necesita aumentar sus servicios, al ampliar el tamaño de su empresa.

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Digitalizar procesos mejora la productividad

La productividad es uno de los indicadores más valiosos en el rendimiento de las organizaciones. Tener un buen índice de productividad señala casi siempre a la mejora de procesos estando también relacionado con el tiempo que se gasta a menudo en la realización de tareas o la consecución de los objetivos.

La ecuación es muy sencilla: cuando menos tiempo se invierta en la realización de cometidos, más productivo se es. España está a la cola en cuanto a productividad se refiere. El último estudio indica que el desempeño de las tareas administrativas son ya un lastre para alcanzar niveles satisfactorios en el entorno laboral. Las pymes españolas tardan un total de 210 días al año en este cometido, frente a los 120 días que usan de media los demás países europeos (Fuente: SAGE).

La necesidad de digitalizar las tareas y, en definitiva, de apostar por la automatización de las mismas con herramientas y soluciones que doten de agilidad a las organizaciones es urgente para mejorar la eficiencia y afrontar con éxito la plena transformación digital de su negocio.

El departamento de contabilidad es uno de los más afectados por el desarrollo de tareas administrativas, al igual que el departamento de recursos humanos, pero en general alcanzar niveles satisfactorios afecta a toda la empresa.

Para mejorar la productividad en su organización debe tener en cuenta, al menos cinco pasos. Estos son:

  1. Mejora de procesos

  2. Fomento de la colaboración

  3. Más planificación

  4. Facilitar la comunicación

  5. Evaluación y análisis continuo

Junto a ello, es ya imprescindible que las empresas cuenten con la tecnología adecuada que ayude a modernizar su negocio.

Cuestiones como facilitar el trabajo a distancia, es una vía para tener a empleados más capacitados, pero también más productivos. Lo mismo que contar con soluciones que mejoren la gestión documental de su organización.

En GMA implementamos y desarrollamos APPs cuyo uso, a través de equipos multifuncionales RICOH, consiguen automatizar procesos como valija de correo, notas de gastos, registro de visitas, etc…

Contamos, además, con una división de Outsourcing para ayudar a las compañías a labores de digitalización, escaneo, archivo digital, custodia documental, pero también impresión centralizada y automatización de procesos como facturas. Consulte a nuestros expertos. 

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Lo que necesitas saber sobre la automatización de los procesos de negocio

Cuando nos referimos a la automatización de procesos de negocio como factor determinante de la mejora eficiencia en la empresa, no solo hablamos de incrementar la productividad, sino básicamente en tener una mayor simplicidad en el desarrollo de aquellas tareas, normalmente administrativas, que permite la mejora continua.

Así, la automatización de procesos no es más que la eliminación de aquellas tareas rutinarias donde hay intervención humana, por soluciones de software empresarial y el empleo de hardware inteligente capaz de otorgar más agilidad y rapidez, impactando directamente sobre la efectividad y eficiencia en el funcionamiento de una compañía. Es, en definitiva, el primer paso para lograr la ansiada transformación digital que deben acometer las empresas y la mejor vía para organizar sus procesos, empleando el menor tiempo posible.

Las principales ventajas de la automatización de procesos son:

  • Elimina todas aquellas actividades que no aporten valor a la empresa

  • Minimiza los riesgos aparejados con el error humano

  • Mejora la agilidad del negocio

  • Reducción de costes

Por término medio los empleados pasan una tercera parte de su año laboral dedicados a realizar actividades meramente administrativas como por ejemplo, gestión de facturas, seguimientos de proyectos, presentación de gastos, reservas de viajes o en análisis y recopilación de datos.

Automatizar estas acciones aporta sobre todo una mayor eficiencia en la gestión de recursos del negocio, lo que lleva aparejado una mejora notable de la excelencia operativa, al integrar los distintos procesos de una manera más sencilla y simple.

Se trata de hacer más fácil nuestras acciones cotidianas en el marco de la empresa que maneja a diario un importante volumen de información, tanto estructurada como no estructurada, y que es en realidad el verdadero patrimonio de una compañía. Soluciones de ECM, BPM o gestión de procesos ya existentes en el mercado, lo que permiten es monitorizar y controlar procesos agilizando las funciones internas de una empresa, llevando con ello a la mejora del rendimiento.

Es tanta su importancia y protagonismo en la empresa hoy, que en los próximos años los vaticinios auguran que aquellas empresas que no ejecuten un proceso de automatización están condenadas a desaparecer en un plazo de diez años.

Una de las áreas más desarrolladas de la automatización de los procesos de negocio donde se están alcanzando importantes cotas de simplificación y eficacia  se relaciona con el amplio campo de la gestión documental. Es aquí donde entran en juego las tecnologías de automatización de flujos de trabajo en temas como el archivo de datos, la gestión documental, la impresión, movilidad, etc. De hecho, la gestión del papel  sigue siendo hoy uno de los principales obstáculos en la mejora de la eficiencia y la competitividad de la mayor parte de las empresas españolas.

GMA OFFICE, gestiona toda la complejidad existente entorno a la gestión del documento, y por ende el papel, implementando herramientas cada vez intuitivas capaces de crear los flujos de trabajo digitales más eficientes para un entorno de crecimiento.

GMA OFFICE aporta, además, soluciones tecnológicas para la optimización de los resultados de la empresa, mejorando los procesos de trabajo en cualquier lugar y cualquier momento, facilitando las últimas tendencias aplicables al sector en managed document services, IT services, visual comunicationes, production printing y 3D printing. Consúltenos!

Los tres errores que no debes cometer en la transformación digital de tu negocio

El mundo cambia y las empresas no pueden permanecer estáticas, por eso cuando se habla de transformación digital no hay que olvidar que se refiere a la capacidad que tienen las organizaciones para asumir el cambio que ha traído parejo los avances de la tecnología. Y mientras los avances no cesan, las compañías deben afrontar también la llegada de una fuerza laboral bien distinta a la de antes, que requiere de herramientas diferentes y entornos laborales distintos. Así la transformación digital en realidad es un proceso integral que busca la mejora de la eficiencia en la gestión incrementando, con ello, la competitividad de las organizaciones. Evitar no caer en errores en el proceso marcará su supervivencia de su negocio en el futuro.

Veamos:

1. No renovar la tecnología

El primer paso que aboca al fracaso es la no renovación tecnológica. Tener tecnología obsoleta supone un claro retroceso para el avance de su negocio. Se busca una mayor automatización, simplicidad y más agilidad, lo que conlleva a la mejora de la productividad y esto es imposible sin una tecnología adecuada se adapte a criterios básicos de la sociedad digital como son el de movilidad, conexión y colaboración. No tener tecnología adecuada que le ayude, puede hacer que su negocio pierda competitividad además de limitar la eficiencia de sus trabajadores.

2.Dar la espalda a las personas

Si hay algo que ha puesto en relieve el desarrollo tecnológico es que para asumir los cambios estos no pueden hacerse dando la espalda a las personas ya que la transformación digital debe de llevar implícito un cambio cultural que afecta transversalmente a la organización donde toda la plantilla debe estar involucrada. Llevar a cabo una transformación digital de un negocio implica acometer modificaciones en la cultura del mismo y eso afecta a la todo el equipo que debe estar formado y cualificado en nuevas competencias digitales y asumir que la transformación también debe ser constante y entender el impacto que tiene esta transformación, capacitándoles en conocimientos, habilidades y también en nuevas metodologías de trabajo.

3.Descuidar al cliente

En un mundo tan globalizado como el actual la competencia es alta frente a un consumidor que ha cambiado notablemente. El cliente hoy está más informado y posee mayores conocimientos, el desarrollo tecnológico le ha dado facultad para cotejar, informarse y preguntar, pero también le ha propiciado canales para quejarse públicamente o mostrar su negativa frente a una marca. Por ello, cuidar el cliente es una de las premisas fundamentales que hay en la actualidad y esto se constata en la especial atención que deben poner las empresas en cada uno de los puntos donde el cliente tiene contacto con la marca. Hablamos de experiencia de cliente y cómo esta impacta en una óptima transformación de las organizaciones.

Recuerde que la transformación digital afecta ya a todos los sectores, siendo la mejora de la eficiencia, rapidez y la agilidad, el trabajo que han de acometer hoy las compañías debiendo sustentar toda su estrategia en cuatro puntos claves: comunicación y liderazgo, experiencia de cliente y adquisición de datos, automatización de procesos y gestión del cambio en las personas, consiguiendo así crear nuevos modelos de negocio. En GMA te ayudamos. Contacta con nosotros.