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¿Sabe cuánto papel gasta a diario en su oficina?

Es un hecho que el papel lastra la productividad, sin embargo todavía las organizaciones siguen empleando éste en sus procesos. En concreto, se estima que la mitad de las compañías siguen sin abrazar los beneficios de la digitalización pero en el futuro se vaticina que apenas el 9 por ciento de los procesos y operaciones en las empresas usarán papel.

La digitalización hace, por tanto, la información mucho más accesible ahorrando tiempo y mejorando en eficiencia. Para hacerse una idea, el 30 por ciento del tiempo de los empleados se invierte buscando información, según diversos estudios, y un documento es copiado una media de 19 veces…

Sin embargo, antes de pasar al formato digital es conveniente analizar los procesos de negocio para evaluar y optimizar. Es decir: conocer pormenorizadamente qué uso se hace del papel en su entorno de trabajo y después rediseñar procesos para realizar ajustes y mejoras.

Soluciones de control, auditoría y costes de impresión, la mejor alternativa

En paralelo a la progresiva adecuación de los procesos de negocio, las empresas pueden adoptar otras medidas para implementar un ahorro directo a corto plazo en sus costes de impresión. Una de las más efectivas es la implementación de una solución de control, auditoría y costes de impresión, que permite hacer un filtrado de los trabajos de impresión, definir unas normas de aprobación -por ejemplo de acceso a la impresión en color-, análisis de uso de las impresoras, etc, lo que incide de forma directa en reducir significativamente volúmenes de impresión. Además de lo que supone en cuanto a la seguridad de información confidencial, ya que se evita dejar documentos impresos a la vista en la bandeja de la impresora.

GMA Office diseña e implementa soluciones que transforman una oficina en un entorno laboral seguro, colaborativo pero sobre todo altamente productivo. Contamos con la experiencia para asesorar a su empresa en cuanto a la solución de gestión de impresión más adecuada, y de forma más integral, a través de nuestra consultoría digital entendemos el procesos de madurez digital de su empresa y de sus empleados para, después, aportar soluciones basadas en la tecnología más avanzada.

8 Medidas básicas para la protección de la información

La pérdida, robo, fuga, desastres naturales, acceso por personas no autorizadas, deterioro de los soportes o vulnerabilidades del software y hardware, son algunas de las cuestiones a las que deben hacer frente las organizaciones de forma habitual para mantener niveles aceptables en la gestión y el manipulado de la información. Pero ¿qué es lo que hay que tener en cuenta antes de nada? ¿cuáles son los primeros pasos y las primeras acciones para no fracasar?

Antes de tomar o llevar a cabo cualquier acción sobre el que es el patrimonio más importante de las compañías, el primer paso para una óptima protección señala a una correcta clasificación de la información y ésta debe realizarse entorno a tres criterios fundamentales: Confidencial, Interna y Pública.

Así, en el primer criterio, el relativo a la información confidencial, las recomendaciones apuntan a una clasificación en función a su acceso y en este caso, cuando hablamos de confidencial, debe estar limitado sólo a la dirección y a aquellos empleados que la necesiten.

La interna, se refiere a que la información se ha de clasificar en función a su accesibilidad, por tanto ésta indica que ha de agruparse bajo este criterio la información que puede estar disponible  por todos los trabajadores, no debiéndose difundirse ésta por terceros, salvo autorización expresa, y por último: la pública, que apunta a aquella que no tiene restricciones de difusión y no está sujeta a tratamiento especial quedando exenta, como en el caso de la información confidencial, de marcarse de forma adecuada y de implementar los controles necesarios para limitar el acceso a la misma.

En cualquier caso, hay que cumplir siempre las medidas de seguridad indicadas en el LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos).

Una vez clasificada, y dividida en base a estos tres criterios, es cuando hay que aplicar una serie de acciones básicas para una óptima protección, y estas pasan por:

  • Definir ubicaciones y dispositivos permitidos para el almacenamiento y uso de la información según su nivel de clasificación.

  • Cifrar la información en tránsito o en almacenamiento.

  • Control de acceso a la información, servicios y programas para su tratamiento y establecer permisos por roles y contraseñas robustos.

  • Control de uso de dispositivos externos de almacenamiento y de móviles o tabletas.

  • Control del uso de almacenamiento y servicios en la nube.

  • Destrucción segura de la información una vez terminada su vida útil.

  • Copias de seguridad y planes de recuperación.

  • Archivado seguro de la información que se deba conservar y de los registros de actividad como garantía del cumplimiento legal o normativo que aplique.

Ya sea en papel o en formato digital, desde GMA Office entendemos que la información es uno de los activos más importantes de las compañías diseñando e implementando soluciones de gestión documental orientadas a las cuatro fases del ciclo de vida del documento:

  1. Captura
  2. Distribución
  3. Archivo
  4. Salida

Automatizamos procesos para mejorar la productividad y seguridad de su compañía, así como de sus empleados, asegurando siempre el cumplimiento  en materia de relaciones con instituciones, protección de datos, y custodia documental en archivo digital. Consulte a nuestros expertos.

El outsourcing, la mejor vía para hacer frente a la transformación digital de su organización

Llegar a todo a veces no es posible y esto también ocurre en la empresa. Si hablamos de tecnología todavía es más complicado, ya que ésta se ha convertido en una necesidad no sólo por la urgencia de digitalización, para hacer frente con solvencia al futuro, sino porque ya es una aliada imprescindible en la mejora de la eficiencia, otorgando agilidad a todos los procesos de las compañías.

Sin embargo, no todas las organizaciones pueden tener un área específica de TI que resuelva y optimice los recursos en esta parcela, además de estar atentos a todas la innovaciones que se suceden en el sector y que pueden ayudar a la mejora de su negocio.

El outsourcing tecnológico, es decir: delegar la gestión del área TIC a un proveedor externo, se ha convertido ya en la mejor vía para hacer frente a la transformación digital. De hecho, ocho de cada diez contratos de outsourcing que se firman en la actualidad están vinculados, de una u otra forma, al sector TI. La razón es que las empresas entienden, ante la limitación de recursos y personal, que deben liberarse de aquellos departamentos que no son ‘core’, centrándose en aquello que es verdaderamente importante en su actividad diaria y que les genera realmente valor.

La clave de su éxito radica en reducir esa carga diaria en la gestión para mejorar la cuenta de resultados, logrando ser más productivos y eficientes.

Impresión y gestión documental, áreas sensibles para el outsourcing

Un ejemplo claro lo tenemos en el área de impresión y la gestión documental, donde los costes llegan al 3% de los ingresos anuales. Utilizar tecnología adecuada en este ámbito le puede suponer un importante ahorro además de tener un mayor control de los costes TIC. Pero si subimos un nivel más, con el outsourcing se puede conseguir una reducción de entre el 30% y el 60% de los costes en tecnología que asuma una empresa.

Esta es, por tanto, una de las ventajas más notables del outsourcing, ya que normalmente la externalización de estos servicios, llevan a minimizar costes a un precio más competitivo, lo que lleva parejo una mejor distribución del trabajo utilizando de forma eficiente los recursos, frente a tener que dedicar personal específico a este menester dentro del seno de la propia compañía.

Además el outsourcing le ayuda a mantenerse completamente actualizado, obteniendo acceso tanto a las nuevas tecnologías que le mejorarán el rendimiento de su organización, pero también podrá sumar, mediante esta fórmula, nuevas competencias que mejoren la calidad de sus servicios, además de abrirle paso a la innovación en su negocio, con todas las ventajas que ello acarrea en cuanto a la mejora de la competitividad.

En GMA Office entendemos que el mercado nos exige cada vez más una mayor especialización en nuestro core business, pero hay múltiples procesos internos que nos impiden llegar al verdadero cometido. Estos requieren recursos, además de conocimiento adecuado. Por ello, hemos desarrollado una potente división de outsourcing en ámbitos como la digitalización de procesos, impresión, archivo digital, custodia, automatización y más servicios que, siendo imprescindibles hoy en el desarrollo de las compañías, no aportan valor añadido al mercado, haciendo que usted pueda centrarse realmente en su negocio.

Además, recuerde que la contratación o incluso la formación TI de los empleados tiene unos costes importantes y el outsourcing le proporciona personal cualificado con una amplia experiencia laboral, imprescindible para el desarrollo de proyectos TI, pudiendo destinar el talento de su organización a la actividad principal de la empresa.

Recuerde que lo que verdaderamente otorga el outsourcing en esta parcela es la mejora de la eficiencia en su organización, además del incremento de la productividad, pudiendo, además ser más flexible porque el outsourcing siempre se adapta a sus necesidades en todo momento.

Elegir un socio tecnológico adecuado en este ámbito le liberará, por tanto, de asumir importantes gastos, ya que le facilitará el acceso a expertos especializados de manera rápida, contando con el apoyo necesario si necesita aumentar sus servicios, al ampliar el tamaño de su empresa.

Imagen: Freepik

Digitalizar procesos mejora la productividad

La productividad es uno de los indicadores más valiosos en el rendimiento de las organizaciones. Tener un buen índice de productividad señala casi siempre a la mejora de procesos estando también relacionado con el tiempo que se gasta a menudo en la realización de tareas o la consecución de los objetivos.

La ecuación es muy sencilla: cuando menos tiempo se invierta en la realización de cometidos, más productivo se es. España está a la cola en cuanto a productividad se refiere. El último estudio indica que el desempeño de las tareas administrativas son ya un lastre para alcanzar niveles satisfactorios en el entorno laboral. Las pymes españolas tardan un total de 210 días al año en este cometido, frente a los 120 días que usan de media los demás países europeos (Fuente: SAGE).

La necesidad de digitalizar las tareas y, en definitiva, de apostar por la automatización de las mismas con herramientas y soluciones que doten de agilidad a las organizaciones es urgente para mejorar la eficiencia y afrontar con éxito la plena transformación digital de su negocio.

El departamento de contabilidad es uno de los más afectados por el desarrollo de tareas administrativas, al igual que el departamento de recursos humanos, pero en general alcanzar niveles satisfactorios afecta a toda la empresa.

Para mejorar la productividad en su organización debe tener en cuenta, al menos cinco pasos. Estos son:

  1. Mejora de procesos

  2. Fomento de la colaboración

  3. Más planificación

  4. Facilitar la comunicación

  5. Evaluación y análisis continuo

Junto a ello, es ya imprescindible que las empresas cuenten con la tecnología adecuada que ayude a modernizar su negocio.

Cuestiones como facilitar el trabajo a distancia, es una vía para tener a empleados más capacitados, pero también más productivos. Lo mismo que contar con soluciones que mejoren la gestión documental de su organización.

En GMA implementamos y desarrollamos APPs cuyo uso, a través de equipos multifuncionales RICOH, consiguen automatizar procesos como valija de correo, notas de gastos, registro de visitas, etc…

Contamos, además, con una división de Outsourcing para ayudar a las compañías a labores de digitalización, escaneo, archivo digital, custodia documental, pero también impresión centralizada y automatización de procesos como facturas. Consulte a nuestros expertos. 

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Lo que necesitas saber sobre la automatización de los procesos de negocio

Cuando nos referimos a la automatización de procesos de negocio como factor determinante de la mejora eficiencia en la empresa, no solo hablamos de incrementar la productividad, sino básicamente en tener una mayor simplicidad en el desarrollo de aquellas tareas, normalmente administrativas, que permite la mejora continua.

Así, la automatización de procesos no es más que la eliminación de aquellas tareas rutinarias donde hay intervención humana, por soluciones de software empresarial y el empleo de hardware inteligente capaz de otorgar más agilidad y rapidez, impactando directamente sobre la efectividad y eficiencia en el funcionamiento de una compañía. Es, en definitiva, el primer paso para lograr la ansiada transformación digital que deben acometer las empresas y la mejor vía para organizar sus procesos, empleando el menor tiempo posible.

Las principales ventajas de la automatización de procesos son:

  • Elimina todas aquellas actividades que no aporten valor a la empresa

  • Minimiza los riesgos aparejados con el error humano

  • Mejora la agilidad del negocio

  • Reducción de costes

Por término medio los empleados pasan una tercera parte de su año laboral dedicados a realizar actividades meramente administrativas como por ejemplo, gestión de facturas, seguimientos de proyectos, presentación de gastos, reservas de viajes o en análisis y recopilación de datos.

Automatizar estas acciones aporta sobre todo una mayor eficiencia en la gestión de recursos del negocio, lo que lleva aparejado una mejora notable de la excelencia operativa, al integrar los distintos procesos de una manera más sencilla y simple.

Se trata de hacer más fácil nuestras acciones cotidianas en el marco de la empresa que maneja a diario un importante volumen de información, tanto estructurada como no estructurada, y que es en realidad el verdadero patrimonio de una compañía. Soluciones de ECM, BPM o gestión de procesos ya existentes en el mercado, lo que permiten es monitorizar y controlar procesos agilizando las funciones internas de una empresa, llevando con ello a la mejora del rendimiento.

Es tanta su importancia y protagonismo en la empresa hoy, que en los próximos años los vaticinios auguran que aquellas empresas que no ejecuten un proceso de automatización están condenadas a desaparecer en un plazo de diez años.

Una de las áreas más desarrolladas de la automatización de los procesos de negocio donde se están alcanzando importantes cotas de simplificación y eficacia  se relaciona con el amplio campo de la gestión documental. Es aquí donde entran en juego las tecnologías de automatización de flujos de trabajo en temas como el archivo de datos, la gestión documental, la impresión, movilidad, etc. De hecho, la gestión del papel  sigue siendo hoy uno de los principales obstáculos en la mejora de la eficiencia y la competitividad de la mayor parte de las empresas españolas.

GMA OFFICE, gestiona toda la complejidad existente entorno a la gestión del documento, y por ende el papel, implementando herramientas cada vez intuitivas capaces de crear los flujos de trabajo digitales más eficientes para un entorno de crecimiento.

GMA OFFICE aporta, además, soluciones tecnológicas para la optimización de los resultados de la empresa, mejorando los procesos de trabajo en cualquier lugar y cualquier momento, facilitando las últimas tendencias aplicables al sector en managed document services, IT services, visual comunicationes, production printing y 3D printing. Consúltenos!

¿Transformar u optimizar la tecnología de su negocio?

Hablar de transformación digital hoy en el entorno empresarial equivale a hacer cambios y estos, a menudo, inciden no sólo en la gestión del talento en su organización, algo muy importante en nuestros días, sino también en el empleo, uso y adopción de nueva tecnología. 

La digitalización ha traído la obligación en las organizaciones de adaptarse con celeridad a los avances tecnológicos, algo que muchas veces ha supuesto y supone, aún, olvidarse de cómo mejorar la tecnología existente en nuestra organización para adaptarse a los cambios que impone la llamada Tercera Plataforma compuesta por: Tecnología Social, dispositivos móviles, Big Data y Computación en la Nube, entre otros. Todo un error…

El paso previo para obtener una transformación exitosa pasa por optimizar y gestionar mejor lo que se tiene. En definitiva:  optimizar primero, para luego transformar. Se trata de algo tan obvio que a menudo se olvida: sacar mejor rendimiento a aquella tecnología de la que se dispone y, luego, evaluar cuáles son aquellas nuevas opciones que se adaptan mejor a las necesidades y objetivos de nuestra organización.

Un ejemplo lo tenemos a menudo en los parques de impresión de las compañías donde se suelen encontrar multifuncionales que, o bien rinden por debajo de sus posibilidades generando, además, un incremento de los costes de impresión notables; o por el contrario, tampoco existe una gestión unificada sobre los equipos que permita extraer un análisis idóneo que lleve a implementar mejoras para un uso más adecuado. Hablamos de trazabilidad.

De otro lado, pocas veces se contemplan soluciones que ayuden a dicha tecnología a adaptarse a criterios como el de movilidad, colaboración y conexión tan importantes hoy día en las organizaciones para alcanzar altas cotas de eficiencia. Sí, en cambio, es habitual la adquisición de nueva tecnología cuya gestión se complica la larga.

Obtener un entorno de trabajo ágil no es fácil si se quiere afrontar con solvencia los requerimientos que impone el nuevos retos del ecosistema digital. Las empresas siguen teniendo poco control sobre cómo se imprime en su organización, cuando se pueden reducir los costes hasta en un 30 por ciento con una supervisión y análisis adecuado.

Desgraciadamente aún en las compañías hay un déficit de personal cualificado que posea un conocimiento exhaustivo de todas aquellas tendencias que pueden impulsar o mejorar los procesos, brindándole la tranquilidad necesaria para enfocarse en lo que verdaderamente importa: hacer crecer su negocio.

En GMA Office nos gusta decir que “no buscamos cambiar sus equipos, sino gestionarlos de forma correcta”, diseñando un plan de renovación tecnológica y transformación digital exclusivo para su compañía.

Entendemos que el cambio debe ser progresivo y natural afectando transversalmente a toda tu organización poniendo el foco en las personas, pero también en aquella tecnología existente para sacar una mayor rendimiento.

Para ello, lo fundamental es hacer un inventario real de los sistemas y equipos existentes y analizar en todo su conjunto delimitando las posibilidades de mejora antes de lanzarse a implementar nueva tecnología.

Recuerde: no todo está en invertir, sino en racionalizar y optimizar con lo que se cuenta, introduciendo mejoras que le ayudarán a incrementar su productividad y competitividad.

Nuestros consultores analizan la situación actual y las necesidades futuras y reales en su organización implementándolas de forma coherente, además de propiciarle una guía adecuada para plantear cuáles son las estrategias a la hora de adoptar nueva tecnología.

En GMA Office habilitamos un proyecto de transformación tras un estudio previo de los recursos y objetivos de la empresa, elaborando una ruta personalizada y, sobre todo y lo más importante, ofreciendo el soporte y asesoramiento adecuado en materias tan estratégicas como la gestión documental, donde se pueden llegar a reducciones en los costes operativos de hasta el 20 por ciento del volumen de negocio. 

En definitiva, hay que considerar todas las opciones existentes antes de realizar una inversión. Abrir su negocio a nuevos socios tecnológicos que sepan definir tanto la nueva tecnología que necesita, como mejorar aquella existente, le ayudará a acelerar sus objetivos y a disminuir costes como primer paso para abrazar la transformación digital. En GMA trabajamos para hacérselo más fácil en su empresa.

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