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¿Sabe cuánto papel gasta a diario en su oficina?

Es un hecho que el papel lastra la productividad, sin embargo todavía las organizaciones siguen empleando éste en sus procesos. En concreto, se estima que la mitad de las compañías siguen sin abrazar los beneficios de la digitalización pero en el futuro se vaticina que apenas el 9 por ciento de los procesos y operaciones en las empresas usarán papel.

La digitalización hace, por tanto, la información mucho más accesible ahorrando tiempo y mejorando en eficiencia. Para hacerse una idea, el 30 por ciento del tiempo de los empleados se invierte buscando información, según diversos estudios, y un documento es copiado una media de 19 veces…

Sin embargo, antes de pasar al formato digital es conveniente analizar los procesos de negocio para evaluar y optimizar. Es decir: conocer pormenorizadamente qué uso se hace del papel en su entorno de trabajo y después rediseñar procesos para realizar ajustes y mejoras.

Soluciones de control, auditoría y costes de impresión, la mejor alternativa

En paralelo a la progresiva adecuación de los procesos de negocio, las empresas pueden adoptar otras medidas para implementar un ahorro directo a corto plazo en sus costes de impresión. Una de las más efectivas es la implementación de una solución de control, auditoría y costes de impresión, que permite hacer un filtrado de los trabajos de impresión, definir unas normas de aprobación -por ejemplo de acceso a la impresión en color-, análisis de uso de las impresoras, etc, lo que incide de forma directa en reducir significativamente volúmenes de impresión. Además de lo que supone en cuanto a la seguridad de información confidencial, ya que se evita dejar documentos impresos a la vista en la bandeja de la impresora.

GMA Office diseña e implementa soluciones que transforman una oficina en un entorno laboral seguro, colaborativo pero sobre todo altamente productivo. Contamos con la experiencia para asesorar a su empresa en cuanto a la solución de gestión de impresión más adecuada, y de forma más integral, a través de nuestra consultoría digital entendemos el procesos de madurez digital de su empresa y de sus empleados para, después, aportar soluciones basadas en la tecnología más avanzada.

Los beneficios hoy de la impresión 3D y sus aplicaciones

La  impresión 3D es el ejemplo más llamativo de la denominada IV Revolución Industrial en la que estamos inmersos en los albores del siglo XXI. Sin embargo, no se trata de una tecnología consolidada en su ‘edad adulta’, sino de una idea que ya promete un fuerte desarrollo futuro.

De momento estamos en una fase ‘juvenil’ de la denominada fabricación aditiva donde la función básica consiste en superponer distintas capas de material líquido de viscosidad y color parecido al de la miel, usando innovadores polímeros avanzados. Capas que un láser UV va luego solidificando dando volumen tridimensional al desarrollo de piezas prototípicas y funcionales.

Mucho se habla de la impresión 3D y muchos son los logros y las utilidades que se están alcanzando al mismo tiempo que se están superando con éxito ciertos fallos en la unión de las capas de los materiales impresos y resolviendo problemas de escalabilidad creando máquinas capaces de imprimir piezas de calidad para uso final.

El reto de la impresión 3D se centra en la posibilidad de customizar cada artículo para que pueda adaptarse a las características concretas que demanda su uso final. Su concepto básico es el de una ‘capacidad virtual’ que mediante un software de inteligencia artificial, basado en la nube, se pueda decidir a partir de las características que se definan en un momento dado cuál es la mejor manera de producir de forma automática la pieza concreta.

En Medicina ya es posible convertir imágenes de tomografía, resonancia magnética o ecografía 3D, en prototipos anatómicos a tamaño real que permiten planificar intervenciones quirúrgicas, o bien desarrollar prótesis personalizadas. En este sentido la impresión 3D permite pensar un amplio potencial en el campo de las prótesis dentales y las ortopédicas en general.

Otra aplicación interesante combina el desarrollo de hidrogeles que incorporan bacterias vivas que permiten imprimir estructuras en 3D que aprovechan la capacidad de los microorganismos bien para degradar contaminantes como el fenol, bien para producir celulosa de interés médico.

Hacia la impresión de tejidos humanos

Actualmente ingenieros de la Escuela Politécnica Federal de Zúrich están experimentando con el uso de la bacteria Acetobacter xylinum  para formar celulosa bacteriana. Se trata de un compuesto prometedor para usarlo como sustituto de la piel, tras una herida o una quemadura, o como recubrimiento de tejidos durante los trasplantes de órganos.

De momento se han presentado láminas en forma de máscara o de camiseta y estructuras enrejadas con diversas formas para demostrar la versatilidad de la técnica de impresión en 3D, liberando filamentos para la fabricación de laminado en forma de máscara,  camiseta o estructuras enrejadas con diversas formas que muestran la gran versatilidad de ésta técnica.

Hay que recordar que el inicio de la impresión 3D se remonta a 1976, cuando se inventó la impresora de inyección de tinta. Luego el concepto de inyección de tinta fue sufriendo algunas modificaciones y adaptaciones que permitieron ir transformando la tecnología de impresión con tinta a la idea de imprimir con materiales, y es ahora que esa idea está empezando a tomar forma desarrollándose a través de diferentes tipos de actividad bajo el modelo de fabricar objetos tridimensionales capa por capa.

Hoy la impresión 3D está evolucionando hacia modelos de fabricación flexibles de prototipos funcionales y de herramientas rápidas bajo el impulso de una nueva forma de pensar a partir de nuevos plásticos y metales que se reducen a polvo o grano para solidificarlos después. Esta técnica que se denomina sinterización se inspira en la fabricación de cerámicas. Consiste, en líneas generales, en un tratamiento térmico del polvo o grano que aumenta de tamaño a temperatura inferior a la de su fusión.

Universidades americanas investigan, también, ya nuevas técnicas de adición de materiales por microcasting y spray, que consiste en convertir un metal en un spray con el que se puede construir cualquier producto. Algo que ya se hace con las cerámicas.

La impresión 3D abre, por tanto,  la puerta de nuevas formas de pensamiento en el desarrollo de producciones flexibles que impulsan la adopción de nuevas ideas, métodos y oportunidades tanto en la Educación, Sanidad y fabricación; los tres sectores nucleares donde GMA puede ayudarte para la incorporación de tu empresa a la sociedad 4.0.

Contamos con una amplia gama de servicios integrales de impresión 3D con soluciones de alto valor añadido que van desde la consultoria al diseño, pasando por la fabricación y el post-procesado en una amplia variedad de actividades, ya que GMA OFFICE mantiene importantes acuerdos con los fabricantes más innovadores del mercado en impresión 3D, tales como RICOH, Z Morph o 3Ducation.

No lo dudes ¡Consúltanos y te ayudaremos a pensar en 3D!

El outsourcing, la mejor vía para hacer frente a la transformación digital de su organización

Llegar a todo a veces no es posible y esto también ocurre en la empresa. Si hablamos de tecnología todavía es más complicado, ya que ésta se ha convertido en una necesidad no sólo por la urgencia de digitalización, para hacer frente con solvencia al futuro, sino porque ya es una aliada imprescindible en la mejora de la eficiencia, otorgando agilidad a todos los procesos de las compañías.

Sin embargo, no todas las organizaciones pueden tener un área específica de TI que resuelva y optimice los recursos en esta parcela, además de estar atentos a todas la innovaciones que se suceden en el sector y que pueden ayudar a la mejora de su negocio.

El outsourcing tecnológico, es decir: delegar la gestión del área TIC a un proveedor externo, se ha convertido ya en la mejor vía para hacer frente a la transformación digital. De hecho, ocho de cada diez contratos de outsourcing que se firman en la actualidad están vinculados, de una u otra forma, al sector TI. La razón es que las empresas entienden, ante la limitación de recursos y personal, que deben liberarse de aquellos departamentos que no son ‘core’, centrándose en aquello que es verdaderamente importante en su actividad diaria y que les genera realmente valor.

La clave de su éxito radica en reducir esa carga diaria en la gestión para mejorar la cuenta de resultados, logrando ser más productivos y eficientes.

Impresión y gestión documental, áreas sensibles para el outsourcing

Un ejemplo claro lo tenemos en el área de impresión y la gestión documental, donde los costes llegan al 3% de los ingresos anuales. Utilizar tecnología adecuada en este ámbito le puede suponer un importante ahorro además de tener un mayor control de los costes TIC. Pero si subimos un nivel más, con el outsourcing se puede conseguir una reducción de entre el 30% y el 60% de los costes en tecnología que asuma una empresa.

Esta es, por tanto, una de las ventajas más notables del outsourcing, ya que normalmente la externalización de estos servicios, llevan a minimizar costes a un precio más competitivo, lo que lleva parejo una mejor distribución del trabajo utilizando de forma eficiente los recursos, frente a tener que dedicar personal específico a este menester dentro del seno de la propia compañía.

Además el outsourcing le ayuda a mantenerse completamente actualizado, obteniendo acceso tanto a las nuevas tecnologías que le mejorarán el rendimiento de su organización, pero también podrá sumar, mediante esta fórmula, nuevas competencias que mejoren la calidad de sus servicios, además de abrirle paso a la innovación en su negocio, con todas las ventajas que ello acarrea en cuanto a la mejora de la competitividad.

En GMA Office entendemos que el mercado nos exige cada vez más una mayor especialización en nuestro core business, pero hay múltiples procesos internos que nos impiden llegar al verdadero cometido. Estos requieren recursos, además de conocimiento adecuado. Por ello, hemos desarrollado una potente división de outsourcing en ámbitos como la digitalización de procesos, impresión, archivo digital, custodia, automatización y más servicios que, siendo imprescindibles hoy en el desarrollo de las compañías, no aportan valor añadido al mercado, haciendo que usted pueda centrarse realmente en su negocio.

Además, recuerde que la contratación o incluso la formación TI de los empleados tiene unos costes importantes y el outsourcing le proporciona personal cualificado con una amplia experiencia laboral, imprescindible para el desarrollo de proyectos TI, pudiendo destinar el talento de su organización a la actividad principal de la empresa.

Recuerde que lo que verdaderamente otorga el outsourcing en esta parcela es la mejora de la eficiencia en su organización, además del incremento de la productividad, pudiendo, además ser más flexible porque el outsourcing siempre se adapta a sus necesidades en todo momento.

Elegir un socio tecnológico adecuado en este ámbito le liberará, por tanto, de asumir importantes gastos, ya que le facilitará el acceso a expertos especializados de manera rápida, contando con el apoyo necesario si necesita aumentar sus servicios, al ampliar el tamaño de su empresa.

Imagen: Freepik

¿Transformar u optimizar la tecnología de su negocio?

Hablar de transformación digital hoy en el entorno empresarial equivale a hacer cambios y estos, a menudo, inciden no sólo en la gestión del talento en su organización, algo muy importante en nuestros días, sino también en el empleo, uso y adopción de nueva tecnología. 

La digitalización ha traído la obligación en las organizaciones de adaptarse con celeridad a los avances tecnológicos, algo que muchas veces ha supuesto y supone, aún, olvidarse de cómo mejorar la tecnología existente en nuestra organización para adaptarse a los cambios que impone la llamada Tercera Plataforma compuesta por: Tecnología Social, dispositivos móviles, Big Data y Computación en la Nube, entre otros. Todo un error…

El paso previo para obtener una transformación exitosa pasa por optimizar y gestionar mejor lo que se tiene. En definitiva:  optimizar primero, para luego transformar. Se trata de algo tan obvio que a menudo se olvida: sacar mejor rendimiento a aquella tecnología de la que se dispone y, luego, evaluar cuáles son aquellas nuevas opciones que se adaptan mejor a las necesidades y objetivos de nuestra organización.

Un ejemplo lo tenemos a menudo en los parques de impresión de las compañías donde se suelen encontrar multifuncionales que, o bien rinden por debajo de sus posibilidades generando, además, un incremento de los costes de impresión notables; o por el contrario, tampoco existe una gestión unificada sobre los equipos que permita extraer un análisis idóneo que lleve a implementar mejoras para un uso más adecuado. Hablamos de trazabilidad.

De otro lado, pocas veces se contemplan soluciones que ayuden a dicha tecnología a adaptarse a criterios como el de movilidad, colaboración y conexión tan importantes hoy día en las organizaciones para alcanzar altas cotas de eficiencia. Sí, en cambio, es habitual la adquisición de nueva tecnología cuya gestión se complica la larga.

Obtener un entorno de trabajo ágil no es fácil si se quiere afrontar con solvencia los requerimientos que impone el nuevos retos del ecosistema digital. Las empresas siguen teniendo poco control sobre cómo se imprime en su organización, cuando se pueden reducir los costes hasta en un 30 por ciento con una supervisión y análisis adecuado.

Desgraciadamente aún en las compañías hay un déficit de personal cualificado que posea un conocimiento exhaustivo de todas aquellas tendencias que pueden impulsar o mejorar los procesos, brindándole la tranquilidad necesaria para enfocarse en lo que verdaderamente importa: hacer crecer su negocio.

En GMA Office nos gusta decir que “no buscamos cambiar sus equipos, sino gestionarlos de forma correcta”, diseñando un plan de renovación tecnológica y transformación digital exclusivo para su compañía.

Entendemos que el cambio debe ser progresivo y natural afectando transversalmente a toda tu organización poniendo el foco en las personas, pero también en aquella tecnología existente para sacar una mayor rendimiento.

Para ello, lo fundamental es hacer un inventario real de los sistemas y equipos existentes y analizar en todo su conjunto delimitando las posibilidades de mejora antes de lanzarse a implementar nueva tecnología.

Recuerde: no todo está en invertir, sino en racionalizar y optimizar con lo que se cuenta, introduciendo mejoras que le ayudarán a incrementar su productividad y competitividad.

Nuestros consultores analizan la situación actual y las necesidades futuras y reales en su organización implementándolas de forma coherente, además de propiciarle una guía adecuada para plantear cuáles son las estrategias a la hora de adoptar nueva tecnología.

En GMA Office habilitamos un proyecto de transformación tras un estudio previo de los recursos y objetivos de la empresa, elaborando una ruta personalizada y, sobre todo y lo más importante, ofreciendo el soporte y asesoramiento adecuado en materias tan estratégicas como la gestión documental, donde se pueden llegar a reducciones en los costes operativos de hasta el 20 por ciento del volumen de negocio. 

En definitiva, hay que considerar todas las opciones existentes antes de realizar una inversión. Abrir su negocio a nuevos socios tecnológicos que sepan definir tanto la nueva tecnología que necesita, como mejorar aquella existente, le ayudará a acelerar sus objetivos y a disminuir costes como primer paso para abrazar la transformación digital. En GMA trabajamos para hacérselo más fácil en su empresa.

Imagen: Freepik

Recomendaciones para gestionar tu parque de impresión de forma óptima

¿Sabría decir cuántos documentos imprime al día en su organización? ¿Conoce cuál es el departamento que más imprime? ¿Y la compra de consumibles cada cuánto tiempo se realiza? Estas y otras cuestiones a menudo son olvidadas por las organizaciones sin darse cuenta que gestionar los equipos de impresión de forma óptima es un paso firme hacia la eficiencia y la mejora de la productividad.

La gestión del parque de impresión en una organización es uno de los aspectos más delicados que deben afrontar las compañías, conseguir un óptimo uso y manipulación de la impresión, pero también un adecuado control, puede reducir los costes de una empresa entre un 10 y un 30 por ciento, según estimaciones de la consultora tecnológica Gartner.

En la mayoría de los casos gestionar los equipos de forma correcta debiera ser paso previo a un plan de renovación tecnológica y no al revés. La transfomación digital en la que están inmersas las compañías hace que la impresión sea aún un gran desafío, ya que los parques de impresión siguen sin estar consolidados, ni organizados, dando la espalda en la mayoría de las ocasiones a las necesidades de su plantillas y sobre todo, lo que es peor, a las necesidades de un contexto claramente digital y plenamente conectado.

Aplicar normas de impresión y gestionar el parque de forma óptima es posible obteniendo una mejora radical del servicio, junto a una mayor trazabilidad, seguridad y ahorro. ¿Cómo lograrlo?

Las recomendaciones más comunes son:

  1. Imprimir siempre a doble clara
  2. Usar papel reciclado
  3. Utilizar la vista previa
  4. Emplear cartuchos originales y componentes de larga duración

Sin embargo, existen en el mercado opciones de control de costes que pueden analizar cómo está funcionado todo su parque de impresión y tomar así mejores decisiones para optimizar el mismo. Las soluciones de Ricoh pueden ayudar a que la gestión de su parque de impresión, uso del papel y documentos sea mucho más eficiente pero sobre todo centralizada y coherente con las necesiades de su organización.

Por otro lado, la movilidad está impactando en el desarrollo de la actividad empresarial. Cada vez es más común llevar la oficina en el bolsillo y esto afecta también a la impresión, ya que facilitar la conectividad puede mejorar notablemente la gestión de su entorno laboral gracias a un un enfoque integrado de sus impresoras.

Además, empleando soluciones de captura y distribución de documentos puede impedir aquellas copias impresas innecesarias y, sobre todo, evitar pérdidas de tiempo. Puede, también, usar potentes gestores documentales que se adapten a sus equipos, canalizando toda la información importante de su empresa en un único lugar, sin necesidad de imprimir y archivarla en formato físico, dando un paso hacia adelante en la digitalización de sus documentos y evitando, así, los problemas de seguridad y almacenamiento parejos siempre a la gestión de información.

Por otro lado, la seguridad documental se verá más blindada si reorganiza su parque de impresión con herramientas que protejan la información confidencial. Puede tener a su alcance tanto el control de acceso y autenticación de sus equipos, hasta la posibilidad de reducir contraseñas para restringir la impresión de información estratégica en su organización o, incluso, establecer límites de impresión por dispositivo.

En GMA Office ayudamos a las compañías, gracias a la amplia tecnología Ricoh, a mejorar y consolidar su parque de impresión, fax y escaneo. Nuestros especialistas analizarán sin coste adicional la situación de su compañía proponiendo una propuesta de mejora.

Nuestro lema: “No buscamos cambiar sus equipos, sino gestionarlos de forma correcta”. Nuestro servicios Manged Print Services nos lleva a realizar un pormenorizado proceso de consultoría, garantizando que conseguimos importantes ahorros, superiores al 30 por ciento: medibles, reportables y asumibles por contrato.

Contacte ahora con nosotros. Ofrecemos más por menos, a la vez que adaptamos a su compañía a la estrategia digital y a los nuevos desafíos del mercado.

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