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Recomendaciones para gestionar tu parque de impresión de forma óptima

¿Sabría decir cuántos documentos imprime al día en su organización? ¿Conoce cuál es el departamento que más imprime? ¿Y la compra de consumibles cada cuánto tiempo se realiza? Estas y otras cuestiones a menudo son olvidadas por las organizaciones sin darse cuenta que gestionar los equipos de impresión de forma óptima es un paso firme hacia la eficiencia y la mejora de la productividad.

La gestión del parque de impresión en una organización es uno de los aspectos más delicados que deben afrontar las compañías, conseguir un óptimo uso y manipulación de la impresión, pero también un adecuado control, puede reducir los costes de una empresa entre un 10 y un 30 por ciento, según estimaciones de la consultora tecnológica Gartner.

En la mayoría de los casos gestionar los equipos de forma correcta debiera ser paso previo a un plan de renovación tecnológica y no al revés. La transfomación digital en la que están inmersas las compañías hace que la impresión sea aún un gran desafío, ya que los parques de impresión siguen sin estar consolidados, ni organizados, dando la espalda en la mayoría de las ocasiones a las necesidades de su plantillas y sobre todo, lo que es peor, a las necesidades de un contexto claramente digital y plenamente conectado.

Aplicar normas de impresión y gestionar el parque de forma óptima es posible obteniendo una mejora radical del servicio, junto a una mayor trazabilidad, seguridad y ahorro. ¿Cómo lograrlo?

Las recomendaciones más comunes son:

  1. Imprimir siempre a doble clara
  2. Usar papel reciclado
  3. Utilizar la vista previa
  4. Emplear cartuchos originales y componentes de larga duración

Sin embargo, existen en el mercado opciones de control de costes que pueden analizar cómo está funcionado todo su parque de impresión y tomar así mejores decisiones para optimizar el mismo. Las soluciones de Ricoh pueden ayudar a que la gestión de su parque de impresión, uso del papel y documentos sea mucho más eficiente pero sobre todo centralizada y coherente con las necesiades de su organización.

Por otro lado, la movilidad está impactando en el desarrollo de la actividad empresarial. Cada vez es más común llevar la oficina en el bolsillo y esto afecta también a la impresión, ya que facilitar la conectividad puede mejorar notablemente la gestión de su entorno laboral gracias a un un enfoque integrado de sus impresoras.

Además, empleando soluciones de captura y distribución de documentos puede impedir aquellas copias impresas innecesarias y, sobre todo, evitar pérdidas de tiempo. Puede, también, usar potentes gestores documentales que se adapten a sus equipos, canalizando toda la información importante de su empresa en un único lugar, sin necesidad de imprimir y archivarla en formato físico, dando un paso hacia adelante en la digitalización de sus documentos y evitando, así, los problemas de seguridad y almacenamiento parejos siempre a la gestión de información.

Por otro lado, la seguridad documental se verá más blindada si reorganiza su parque de impresión con herramientas que protejan la información confidencial. Puede tener a su alcance tanto el control de acceso y autenticación de sus equipos, hasta la posibilidad de reducir contraseñas para restringir la impresión de información estratégica en su organización o, incluso, establecer límites de impresión por dispositivo.

En GMA Office ayudamos a las compañías, gracias a la amplia tecnología Ricoh, a mejorar y consolidar su parque de impresión, fax y escaneo. Nuestros especialistas analizarán sin coste adicional la situación de su compañía proponiendo una propuesta de mejora.

Nuestro lema: “No buscamos cambiar sus equipos, sino gestionarlos de forma correcta”. Nuestro servicios Manged Print Services nos lleva a realizar un pormenorizado proceso de consultoría, garantizando que conseguimos importantes ahorros, superiores al 30 por ciento: medibles, reportables y asumibles por contrato.

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Imagen: Freepik