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Diagnóstico Digital, el punto de partida de tu hoja de ruta en la transformación digital

Antes de abordar cualquier estrategia de digitalización y realizar grandes inversiones en su negocio en materia tecnológica, saber de qué punto se parte, y hacia dónde se quiere ir, es ya imprescindible para construir cualquier estrategia de éxito. Disponer de esa hoja de ruta que compartan desde el CEO y el responsable de Sistemas, hasta el conjunto de empleados de la compañía parece una cuestión obvia, pero no lo es tanto. En el camino que emprenden de forma habitual las organizaciones, solo un 20 por ciento de las compañías está acometiendo con garantías la transformación digital. (Fuente: estudio Millward Brown e ICEMD)

El diagnóstico digital se ha convertido en el paso ineludible para determinar cuáles son los puntos básicos a considerar a efectos de obtener una óptima gestión del cambio.

No es más que la realización de un diagnóstico certero para, primero, entender la situación actual en madurez tecnológica y de los proyectos en curso de incorporación de nuevas tecnologías/ herramientas; para, a partir de ahí, construir una estrategia de éxito, preguntándose hacia donde se quiere ir, identificando objetivos y metas, y construyendo un caso de negocio específico que incorpore no sólo la estimación del retorno de las inversiones, sino el posible lucro cesante de no acometerlas (es decir, el riesgo de quedarse mal posicionado o vulnerable a los cambios en el mercado).

Otro aspecto clave del diagnóstico digital es entender a priori la capacidad y motivación de distintos colectivos en la organización para abordar con éxito ese proceso de transformación.

Falta de planificación y criterio experto, principales trabas

La realidad en España demuestra que el grado adaptación de las organizaciones a los procesos de digitalización, es muy desigual. El último informe de la Escuela de Negocio IEBS resalta que la mitad de las compañías en nuestro país se encuentran aún en fase inicial, es decir: descubriendo todavía cuáles son las herramientas necesarias para transformar su puesto de trabajo y adquiriendo conocimientos digitales.

De hecho, muchas las organizaciones se quedan a mitad de camino en los procesos de transformación por una falta de planificación adecuada, insuficiente involucración de los empleados y ausencia de criterio experto.

Frente a ello, la supervivencia viene marcada por la inmediatez para adaptarse tanto a las necesidades de los clientes y los  proveedores, como a los movimientos de nuevos competidores digitales.

El objetivo es crear un ecosistema integral en el puesto de trabajo para una gestión más eficiente, incrementando, como consecuencia, los resultados empresariales.

En este proceso voces cualificadas, como el Ministerio de Industria, indican que es fundamental que las organizaciones sepan el estado de digitalización en el que se encuentran, señalando a las herramientas de autodiagóstico como la mejor garantía que permite evaluar el nivel de madurez. HADA (Herramienta de Diagnóstico Digital Avanzada), es un ejemplo para logar una necesaria reflexión interna que permita el desarrollo y la implantación de acciones y proyectos concretos para aumentar la eficiencia actual y futura.

Diagnóstico Digital, el mejor punto de partida para las pymes

En GMA Office, desde nuestro compromiso con la transformación del puesto de trabajo, ayudamos a las organizaciones haciendo frente a la incertidumbre que supone la transformación digital, asesorándole y acompañándole en aquellos puntos básicos a considerar antes de realizar cualquier inversión en este ámbito.

Para ello, utilizamos una exclusiva metodología de diagnóstico, que establece pormenorizadamente, y en función de la tipología del sector y tamaño de la empresa, cuáles son los puntos básicos a considerar en base a tres acciones:

  • Identificando los activos tecnológicos y proyectos en curso
  • Analizando la madurez digital de las personas de su organización
  • Estableciendo prioridades de actuación y de inversión

Todo ello, nos lleva a acompañar a nuestros clientes en realizar un Plan de Transformación Digital específico acorde a sus necesidades, elaborando un programa de adopción completo, identificando las distintas fases, tiempo y costes, y el correspondiente acompañamiento en incorporar los nuevos hábitos.

El objetivo es diseñar y marcar cuál es la hoja de ruta a seguir, ayudándoles a definir su estrategia digital e identificar cuáles son aquellos puntos claves para poder implantar un plan realista y coherente, con la meta de conseguir un espacio de trabajo que se adapte a cuatro ejes básicos y hoy imprescindibles:

  • Colaboración
  • Comunicación
  • Digitalización e impresión
  • Movilidad

En GMA Office, priorizamos y calendarizamos un plan que contempla la reordenación y mejora de los procesos de negocio, construyendo un proyecto sólido, y elaborando una hoja de ruta adecuada basada en el análisis de las personas y la tecnología. Además, identificamos los momentos críticos y evaluamos cuáles son los requisitos técnicos necesarios, desarrollando un proyecto de adopción completo que cambiará la forma de trabajo, mejorando la productividad y el rendimiento de su negocio.

Con este enfoque, nuestros clientes logran, por tanto:

  • Una mayor optimización de los recursos
  • Realizar una certera fotografía del estado actual de su empresa
  • Evaluar mejor los riesgos y tener identificadas las soluciones
  • Mayor control y mejora de los procesos

En GMA Office hacemos más fácil la transformación digital del puesto de trabajo, solventando los obstáculos y adaptando rápidamente su modelo de negocio a los nuevos hábitos con la ayuda de la tecnología más innovadora. ¿Comenzamos?

Imagen: Freepik

Por qué no debes dar la espalda a la innovación

Mejorar la competitividad e incrementar la productividad son algunas de las razones que hay detrás de la necesidad de innovar. Los avances son cada vez más vertiginosos y si bien es importante ser eficientes y limitar los costes, fomentar la innovación en su negocio es también fundamental. No hacerlo supone hoy un serio lastre para lograr no sólo la supervivencia de su empresa en el futuro, sino también para limitar su crecimiento.

La realidad es que todavía existen barreras que hacen que las organizaciones no avancen por miedo a hacer frente a los cambios evitando así riesgos, fruto de un instinto claramente conservador, cuando la sociedad digital camina justo por el sendero opuesto.

Los síntomas en aquellas organizaciones que se resisten son siempre los mismos:

  • No escuchan a los clientes
  • No cuentan con la tecnología adecuada
  • No tienen definidos sus procesos
  • Falta de información y formación en el mercado y tecnología

Cuatro puntos que vienen recogidos en el Manual de Gestión de la Innovación de John Stark Associates y sobre los que conviene estar siempre atentos, fundamentalmente sobre todo aquello relativo a la tecnología, porque la inversión en esta parcela ya es básico para impulsar la cultura de la innovación en su entorno. Si hay algo que propicia la tecnología es la ayuda necesaria a hacer frente a los nuevos hábitos de consumo permitiendo tanto a las personas como a las compañías, interactuar en un mundo altamente competitivo en el cual es necesario estar a la vanguardia. Pero además permite:

  • Mejorar la eficiencia
  • Generar más valor con menos recursos
  • Propiciar la retención del talento
  • Generar más conocimiento y nuevas capacidades

Una manera de innovar en el entorno empresarial gracias a la tecnología es ser capaces de garantizar la inmediatez, colaboración y la movilidad  en su negocio, cuestiones imprescindibles y tres pilares básicos hoy para el avance. No olvide que  innovar se sitúa ya como un elemento de desarrollo crucial y sin la tecnología adecuada en el contexto actual es imposible.

Digitalizar procesos mejora la productividad

La productividad es uno de los indicadores más valiosos en el rendimiento de las organizaciones. Tener un buen índice de productividad señala casi siempre a la mejora de procesos estando también relacionado con el tiempo que se gasta a menudo en la realización de tareas o la consecución de los objetivos.

La ecuación es muy sencilla: cuando menos tiempo se invierta en la realización de cometidos, más productivo se es. España está a la cola en cuanto a productividad se refiere. El último estudio indica que el desempeño de las tareas administrativas son ya un lastre para alcanzar niveles satisfactorios en el entorno laboral. Las pymes españolas tardan un total de 210 días al año en este cometido, frente a los 120 días que usan de media los demás países europeos (Fuente: SAGE).

La necesidad de digitalizar las tareas y, en definitiva, de apostar por la automatización de las mismas con herramientas y soluciones que doten de agilidad a las organizaciones es urgente para mejorar la eficiencia y afrontar con éxito la plena transformación digital de su negocio.

El departamento de contabilidad es uno de los más afectados por el desarrollo de tareas administrativas, al igual que el departamento de recursos humanos, pero en general alcanzar niveles satisfactorios afecta a toda la empresa.

Para mejorar la productividad en su organización debe tener en cuenta, al menos cinco pasos. Estos son:

  1. Mejora de procesos

  2. Fomento de la colaboración

  3. Más planificación

  4. Facilitar la comunicación

  5. Evaluación y análisis continuo

Junto a ello, es ya imprescindible que las empresas cuenten con la tecnología adecuada que ayude a modernizar su negocio.

Cuestiones como facilitar el trabajo a distancia, es una vía para tener a empleados más capacitados, pero también más productivos. Lo mismo que contar con soluciones que mejoren la gestión documental de su organización.

En GMA implementamos y desarrollamos APPs cuyo uso, a través de equipos multifuncionales RICOH, consiguen automatizar procesos como valija de correo, notas de gastos, registro de visitas, etc…

Contamos, además, con una división de Outsourcing para ayudar a las compañías a labores de digitalización, escaneo, archivo digital, custodia documental, pero también impresión centralizada y automatización de procesos como facturas. Consulte a nuestros expertos. 

Imagen: Freepik

Lo que necesitas saber sobre la automatización de los procesos de negocio

Cuando nos referimos a la automatización de procesos de negocio como factor determinante de la mejora eficiencia en la empresa, no solo hablamos de incrementar la productividad, sino básicamente en tener una mayor simplicidad en el desarrollo de aquellas tareas, normalmente administrativas, que permite la mejora continua.

Así, la automatización de procesos no es más que la eliminación de aquellas tareas rutinarias donde hay intervención humana, por soluciones de software empresarial y el empleo de hardware inteligente capaz de otorgar más agilidad y rapidez, impactando directamente sobre la efectividad y eficiencia en el funcionamiento de una compañía. Es, en definitiva, el primer paso para lograr la ansiada transformación digital que deben acometer las empresas y la mejor vía para organizar sus procesos, empleando el menor tiempo posible.

Las principales ventajas de la automatización de procesos son:

  • Elimina todas aquellas actividades que no aporten valor a la empresa

  • Minimiza los riesgos aparejados con el error humano

  • Mejora la agilidad del negocio

  • Reducción de costes

Por término medio los empleados pasan una tercera parte de su año laboral dedicados a realizar actividades meramente administrativas como por ejemplo, gestión de facturas, seguimientos de proyectos, presentación de gastos, reservas de viajes o en análisis y recopilación de datos.

Automatizar estas acciones aporta sobre todo una mayor eficiencia en la gestión de recursos del negocio, lo que lleva aparejado una mejora notable de la excelencia operativa, al integrar los distintos procesos de una manera más sencilla y simple.

Se trata de hacer más fácil nuestras acciones cotidianas en el marco de la empresa que maneja a diario un importante volumen de información, tanto estructurada como no estructurada, y que es en realidad el verdadero patrimonio de una compañía. Soluciones de ECM, BPM o gestión de procesos ya existentes en el mercado, lo que permiten es monitorizar y controlar procesos agilizando las funciones internas de una empresa, llevando con ello a la mejora del rendimiento.

Es tanta su importancia y protagonismo en la empresa hoy, que en los próximos años los vaticinios auguran que aquellas empresas que no ejecuten un proceso de automatización están condenadas a desaparecer en un plazo de diez años.

Una de las áreas más desarrolladas de la automatización de los procesos de negocio donde se están alcanzando importantes cotas de simplificación y eficacia  se relaciona con el amplio campo de la gestión documental. Es aquí donde entran en juego las tecnologías de automatización de flujos de trabajo en temas como el archivo de datos, la gestión documental, la impresión, movilidad, etc. De hecho, la gestión del papel  sigue siendo hoy uno de los principales obstáculos en la mejora de la eficiencia y la competitividad de la mayor parte de las empresas españolas.

GMA OFFICE, gestiona toda la complejidad existente entorno a la gestión del documento, y por ende el papel, implementando herramientas cada vez intuitivas capaces de crear los flujos de trabajo digitales más eficientes para un entorno de crecimiento.

GMA OFFICE aporta, además, soluciones tecnológicas para la optimización de los resultados de la empresa, mejorando los procesos de trabajo en cualquier lugar y cualquier momento, facilitando las últimas tendencias aplicables al sector en managed document services, IT services, visual comunicationes, production printing y 3D printing. Consúltenos!