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Conectando personas y procesos. Prepare a su empresa para los nuevos hábitos de trabajo y mejore en eficiencia

La transformación del espacio de trabajo se ha convertido en la actualidad en una necesidad estratégica para las empresas en términos de mejora de la eficiencia. Poder realizar cualquier cometido sin importar el lugar, ni el momento, es ya una condición indispensable en los nuevos entornos donde se busca, también, la  automatización de procesos para ganar en agilidad y rapidez.

Los hábitos de trabajo han cambiado y los factores determinantes señalan al impacto de la digitalización y la aparición de nuevas tecnologías como causantes del fomento de la innovación y la mejora de la productividad, al romper los llamados silos de información en las compañías.  El objetivo no es otro que crear un espacio de trabajo digital donde se fomente la conexión de personas y procesos, buscando más comunicación, flexibilidad y seguridad. Hay que reinventar el lugar de trabajo para estar convenientemente preparados y adaptarse a las necesidades de los nuevos perfiles profesionales que en 2025 conformarán más del 50 por ciento de la fuerza de trabajo en las organizaciones (Fuente: Workplace 2025 de Fujitsu).

Para conseguirlo y asumir a los cambios que impone la sociedad digital, hay que modernizar necesariamente los recursos empresariales disponibles, facilitando la movilidad de los trabajadores y el trabajo remoto, escuchando las nuevas exigencias de nuevas generaciones que, como los millennials,  demandan tecnologías digitales para trabajar de forma más inteligente. De hecho, las organizaciones que no adapten su entorno de trabajo rápidamente tendrán problemas para atraer y retener talento, pero también para mejorar su rendimiento.

Tener un  mejor acceso a la tecnología supone no perder por término medio 3,5 días todos los meses, según un estudio realizado por Ricoh Europa,  es decir 42,3 días por año.

Incrementar la productividad, mejorando la agilidad de las operaciones y procesos tan solo es posible gracias al empleo de las nuevas tecnologías digitales y no introducir éstas es ya un freno para la agilidad empresarial (Fuente: Empowering Digital Workplaces de Ricoh)

Conectar talento, facilitar el trabajo a distancia

Las soluciones de colaboración empresarial inciden ya en la mejora de la eficiencia conectando el talento de las personas y facilitando el trabajo a distancia.

Las pantallas interactivas o los sistemas de videoconferencia actuales facilitan la comunicación en el entorno empresarial, al posibilitar la conexión con quien quieras, donde y cuando quieras, además de ser una vía para reducir gastos de desplazamiento, agilizando los procesos de toma de decisión.

De otro lado, una de las barreras más habituales para la transferencia del conocimiento en las empresas son los llamados silos de información. Romper estos silos es posible, no sólo poniendo en marcha metodologías de trabajo de las denominadas ‘ágiles’, sino también implantando herramientas de colaboración que facilitan poder compartir documentos en distintos formatos y otorgan la capacidad de editar de forma paralela éstos desde distintos departamentos ganando en agilidad, a la vez que se pueda estar organizando una reunión de trabajo con los integrantes en diversas localizaciones, igual de eficaces que las presenciales.

La tecnología de colaboración para ayudar a la ‘Innovación Abierta’

Desde que Henry Chesbrough, profesor de la Universidad de Berkeley, acuñara hace ya 15 años el concepto de ‘Open Innovation’, este se ha ido convirtiendo progresivamente en el paradigma de un nuevo modelo de colaboración en el que las empresas dejan de trabajar como entes aislados sus procesos de innovación, y comienzan a crear los ecosistemas a su alrededor sobre los que apoyarse en un proceso de innovación más efectivo.

Estos modelos de innovación abierta fomentan la colaboración de empresas entre ellas, pero también con profesionales externos, universidades, etc.

La creación de entornos colaborativos que permitan a los agentes implicados en estos procesos de innovación trabajar conjuntamente sin necesidad de estar en la misma ubicación pasa por dotar las tecnologías de conexión y colaboración seguras, confiables y dinámicas.

Así, la tecnología es un acelerador de la innovación abierta. Por ejemplo, propicia que las personas puedan conectarse desde distintos entornos y dispositivos o contar con una infraestructura en la nube en la que se puedan publicar, editar y distribuir contenidos de forma ágil y segura.

En GMA Office contamos con toda esta tecnología innovadora para la mejora del rendimiento de su empresa, facilitando la colaboración en su entorno de trabajo,  contemplando Hardware dotados de impresión segura de documentos confidenciales y sistemas de control de acceso, o facilitando servicios de migración a Cloud que flexibilizan y hacen más eficiente la gestión de la infraestructura IT. ¡Consúltenos!

Diagnóstico Digital, el punto de partida de tu hoja de ruta en la transformación digital

Antes de abordar cualquier estrategia de digitalización y realizar grandes inversiones en su negocio en materia tecnológica, saber de qué punto se parte, y hacia dónde se quiere ir, es ya imprescindible para construir cualquier estrategia de éxito. Disponer de esa hoja de ruta que compartan desde el CEO y el responsable de Sistemas, hasta el conjunto de empleados de la compañía parece una cuestión obvia, pero no lo es tanto. En el camino que emprenden de forma habitual las organizaciones, solo un 20 por ciento de las compañías está acometiendo con garantías la transformación digital. (Fuente: estudio Millward Brown e ICEMD)

El diagnóstico digital se ha convertido en el paso ineludible para determinar cuáles son los puntos básicos a considerar a efectos de obtener una óptima gestión del cambio.

No es más que la realización de un diagnóstico certero para, primero, entender la situación actual en madurez tecnológica y de los proyectos en curso de incorporación de nuevas tecnologías/ herramientas; para, a partir de ahí, construir una estrategia de éxito, preguntándose hacia donde se quiere ir, identificando objetivos y metas, y construyendo un caso de negocio específico que incorpore no sólo la estimación del retorno de las inversiones, sino el posible lucro cesante de no acometerlas (es decir, el riesgo de quedarse mal posicionado o vulnerable a los cambios en el mercado).

Otro aspecto clave del diagnóstico digital es entender a priori la capacidad y motivación de distintos colectivos en la organización para abordar con éxito ese proceso de transformación.

Falta de planificación y criterio experto, principales trabas

La realidad en España demuestra que el grado adaptación de las organizaciones a los procesos de digitalización, es muy desigual. El último informe de la Escuela de Negocio IEBS resalta que la mitad de las compañías en nuestro país se encuentran aún en fase inicial, es decir: descubriendo todavía cuáles son las herramientas necesarias para transformar su puesto de trabajo y adquiriendo conocimientos digitales.

De hecho, muchas las organizaciones se quedan a mitad de camino en los procesos de transformación por una falta de planificación adecuada, insuficiente involucración de los empleados y ausencia de criterio experto.

Frente a ello, la supervivencia viene marcada por la inmediatez para adaptarse tanto a las necesidades de los clientes y los  proveedores, como a los movimientos de nuevos competidores digitales.

El objetivo es crear un ecosistema integral en el puesto de trabajo para una gestión más eficiente, incrementando, como consecuencia, los resultados empresariales.

En este proceso voces cualificadas, como el Ministerio de Industria, indican que es fundamental que las organizaciones sepan el estado de digitalización en el que se encuentran, señalando a las herramientas de autodiagóstico como la mejor garantía que permite evaluar el nivel de madurez. HADA (Herramienta de Diagnóstico Digital Avanzada), es un ejemplo para logar una necesaria reflexión interna que permita el desarrollo y la implantación de acciones y proyectos concretos para aumentar la eficiencia actual y futura.

Diagnóstico Digital, el mejor punto de partida para las pymes

En GMA Office, desde nuestro compromiso con la transformación del puesto de trabajo, ayudamos a las organizaciones haciendo frente a la incertidumbre que supone la transformación digital, asesorándole y acompañándole en aquellos puntos básicos a considerar antes de realizar cualquier inversión en este ámbito.

Para ello, utilizamos una exclusiva metodología de diagnóstico, que establece pormenorizadamente, y en función de la tipología del sector y tamaño de la empresa, cuáles son los puntos básicos a considerar en base a tres acciones:

  • Identificando los activos tecnológicos y proyectos en curso
  • Analizando la madurez digital de las personas de su organización
  • Estableciendo prioridades de actuación y de inversión

Todo ello, nos lleva a acompañar a nuestros clientes en realizar un Plan de Transformación Digital específico acorde a sus necesidades, elaborando un programa de adopción completo, identificando las distintas fases, tiempo y costes, y el correspondiente acompañamiento en incorporar los nuevos hábitos.

El objetivo es diseñar y marcar cuál es la hoja de ruta a seguir, ayudándoles a definir su estrategia digital e identificar cuáles son aquellos puntos claves para poder implantar un plan realista y coherente, con la meta de conseguir un espacio de trabajo que se adapte a cuatro ejes básicos y hoy imprescindibles:

  • Colaboración
  • Comunicación
  • Digitalización e impresión
  • Movilidad

En GMA Office, priorizamos y calendarizamos un plan que contempla la reordenación y mejora de los procesos de negocio, construyendo un proyecto sólido, y elaborando una hoja de ruta adecuada basada en el análisis de las personas y la tecnología. Además, identificamos los momentos críticos y evaluamos cuáles son los requisitos técnicos necesarios, desarrollando un proyecto de adopción completo que cambiará la forma de trabajo, mejorando la productividad y el rendimiento de su negocio.

Con este enfoque, nuestros clientes logran, por tanto:

  • Una mayor optimización de los recursos
  • Realizar una certera fotografía del estado actual de su empresa
  • Evaluar mejor los riesgos y tener identificadas las soluciones
  • Mayor control y mejora de los procesos

En GMA Office hacemos más fácil la transformación digital del puesto de trabajo, solventando los obstáculos y adaptando rápidamente su modelo de negocio a los nuevos hábitos con la ayuda de la tecnología más innovadora. ¿Comenzamos?

Imagen: Freepik

¿Transformar u optimizar la tecnología de su negocio?

Hablar de transformación digital hoy en el entorno empresarial equivale a hacer cambios y estos, a menudo, inciden no sólo en la gestión del talento en su organización, algo muy importante en nuestros días, sino también en el empleo, uso y adopción de nueva tecnología. 

La digitalización ha traído la obligación en las organizaciones de adaptarse con celeridad a los avances tecnológicos, algo que muchas veces ha supuesto y supone, aún, olvidarse de cómo mejorar la tecnología existente en nuestra organización para adaptarse a los cambios que impone la llamada Tercera Plataforma compuesta por: Tecnología Social, dispositivos móviles, Big Data y Computación en la Nube, entre otros. Todo un error…

El paso previo para obtener una transformación exitosa pasa por optimizar y gestionar mejor lo que se tiene. En definitiva:  optimizar primero, para luego transformar. Se trata de algo tan obvio que a menudo se olvida: sacar mejor rendimiento a aquella tecnología de la que se dispone y, luego, evaluar cuáles son aquellas nuevas opciones que se adaptan mejor a las necesidades y objetivos de nuestra organización.

Un ejemplo lo tenemos a menudo en los parques de impresión de las compañías donde se suelen encontrar multifuncionales que, o bien rinden por debajo de sus posibilidades generando, además, un incremento de los costes de impresión notables; o por el contrario, tampoco existe una gestión unificada sobre los equipos que permita extraer un análisis idóneo que lleve a implementar mejoras para un uso más adecuado. Hablamos de trazabilidad.

De otro lado, pocas veces se contemplan soluciones que ayuden a dicha tecnología a adaptarse a criterios como el de movilidad, colaboración y conexión tan importantes hoy día en las organizaciones para alcanzar altas cotas de eficiencia. Sí, en cambio, es habitual la adquisición de nueva tecnología cuya gestión se complica la larga.

Obtener un entorno de trabajo ágil no es fácil si se quiere afrontar con solvencia los requerimientos que impone el nuevos retos del ecosistema digital. Las empresas siguen teniendo poco control sobre cómo se imprime en su organización, cuando se pueden reducir los costes hasta en un 30 por ciento con una supervisión y análisis adecuado.

Desgraciadamente aún en las compañías hay un déficit de personal cualificado que posea un conocimiento exhaustivo de todas aquellas tendencias que pueden impulsar o mejorar los procesos, brindándole la tranquilidad necesaria para enfocarse en lo que verdaderamente importa: hacer crecer su negocio.

En GMA Office nos gusta decir que “no buscamos cambiar sus equipos, sino gestionarlos de forma correcta”, diseñando un plan de renovación tecnológica y transformación digital exclusivo para su compañía.

Entendemos que el cambio debe ser progresivo y natural afectando transversalmente a toda tu organización poniendo el foco en las personas, pero también en aquella tecnología existente para sacar una mayor rendimiento.

Para ello, lo fundamental es hacer un inventario real de los sistemas y equipos existentes y analizar en todo su conjunto delimitando las posibilidades de mejora antes de lanzarse a implementar nueva tecnología.

Recuerde: no todo está en invertir, sino en racionalizar y optimizar con lo que se cuenta, introduciendo mejoras que le ayudarán a incrementar su productividad y competitividad.

Nuestros consultores analizan la situación actual y las necesidades futuras y reales en su organización implementándolas de forma coherente, además de propiciarle una guía adecuada para plantear cuáles son las estrategias a la hora de adoptar nueva tecnología.

En GMA Office habilitamos un proyecto de transformación tras un estudio previo de los recursos y objetivos de la empresa, elaborando una ruta personalizada y, sobre todo y lo más importante, ofreciendo el soporte y asesoramiento adecuado en materias tan estratégicas como la gestión documental, donde se pueden llegar a reducciones en los costes operativos de hasta el 20 por ciento del volumen de negocio. 

En definitiva, hay que considerar todas las opciones existentes antes de realizar una inversión. Abrir su negocio a nuevos socios tecnológicos que sepan definir tanto la nueva tecnología que necesita, como mejorar aquella existente, le ayudará a acelerar sus objetivos y a disminuir costes como primer paso para abrazar la transformación digital. En GMA trabajamos para hacérselo más fácil en su empresa.

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